Как правильно оформить копии документов при аудиторской проверке?

11 марта 2014 1242
Как правильно оформить копии документов при аудиторской проверке, требуется ли их прошивать? Нужно ли ставить на документах отметку «Копия верна»?

Подскажите, как правильно оформить копии документов при аудиторской проверке, требуется ли их прошивать? Нужно ли ставить на документах отметку «Копия верна»?

Документовед, г. Брянск

Порядок заверения копий - это тот раздел делопроизвод­ства, который не урегулирован нормативными документами, как говорится, «от и до». Фактически у нас есть два документа, в которых содержатся положения о заверении копий докумен­тов:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003);

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы доку­ментации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов» (ГОСТом определен порядок оформления отметки о заверении копии - реквизита, используемого для придания юридической значимости копии документа).

Указ Президиума Верховного Совета СССР устанавливает, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Уполномоченным лицом, имеющим право заверять копии документов (для этого руководителем должен быть издан приказ), может быть руководитель (специалист) кадровой служ­бы организации и/или службы делопроизводства. В приказе должно быть сказано: «Возложить на (должность, фамилия, инициалы работника) обязанности по заверению копий доку­ментов (указать каких)». Если организация имеет сложную структуру, территориально обособленные подразделения, пра­во заверять копии может быть предоставлено нескольким ра­ботникам (например, руководителям территориально обособ­ленных подразделений).

Указом также установлено: «На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный доку­мент находится в данном предприятии, учреждении, орга­низации».

Оформление отметки о заверении копии устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003: при заверении соответствия копии докумен­та подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись И.О. Фамилия Дата

Отметка о заверении копии может оформляться от руки или с использованием штампа, который включает слово «Вер­но», должность работника и отметки для проставления под­писи, инициалов и фамилии, даты, например:

ВЕРНО

Инспектор по кадрам_И.О. Фамилия

При передаче копии документа во внешнюю среду, как следует из Указа, подпись должностного лица заверяется печа­тью организации.

Нормативными документами не установлено специально­го порядка заверения копий многостраничных документов. На практике применяются два способа:

1. Отметка о заверении проставляется на каждой стра­нице копии, внизу, на свободном месте и соответственно заверяется печатью организации.

2. Листы копии прошиваются ниткой, отметка о завере­нии копии и печать проставляются только на последней странице, при этом указывается количество листов копии: «Всего в копии ... л.».

Поскольку прошивка достаточно трудоемкое дело, на прак­тике для представления копий документов при аудиторских проверках, налоговых и других чаще предпочитают заверять каждую страницу копии.

Присылайте свои вопросы в редакцию журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота". Ответы наших экспертов по самым актуальным вопросам мы разместим на страницах журнала. Подпишитесь на  журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" в нашем интернет-магазине.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.37%
  • Делопроизводство 18.01%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.32%
  • Имидж секретаря 11.85%
  • Деловой этикет 12.8%
  • Карьерный рост 9%
  • Документооборот 19.91%
  • Электронный документооборот 17.54%
  • Архивное дело 81.04%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль