Зачем нам нужен электронный архив: как оценить экономический эффект?

20 мая 2014 724
Типичный функционал современных СЭД ориентирован на поддержку «управленческого» документооборота: СЭД обеспечивают регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, процессы согласования проектов документов. Однако СЭД – далеко не единственное решение класса Enterprise Content Management (ECM), которое необходимо современной организации.

Типичный функционалсовременных СЭД ориентирован на поддержку «управленческого» документооборота: СЭД обеспечивают регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов,контроль исполнительской дисциплины, процессы согласования проектовприказов, протоколов, договоров, других документов. Однако СЭД – далеко не единственное решение класса Enterprise ContentManagement(ECM), которое необходимо современной организации.

Наряду с управленческим документооборотом и порождаемыми им организационно-распорядительными документами существует множество других видов деятельности, создающих большое количество документов. Как правило, наиболее мощные документопотоки возникают при реализации основных бизнес-процессов организации, определяемых спецификой ее деятельности.

Например, на производственных предприятиях, заводах, в конструкторских бюро главную долю документов составляет проектно-конструкторская документация. В редакциях газет, журналов, новостных агентствах и других средствах массовой информации приоритет у проектов публикаций, переписки. Страховые полисы – основной вид документов для страховых компаний. Свои специфические документы имеют телекоммуникационные компании, банки, поликлиники, вузы и т. п.

И хотя документов, связанных с основной деятельностью организации, большинство, наряду с ними имеются другие документы, которые встречаются в любой коммерческой организации или государственном учреждении. Помимо уже упомянутых ОРД, к таким документам относятся документы кадрового делопроизводства и первичные финансовые документы – накладные, счета, счета-фактуры.

Но независимо от того, к какой именно системе документации относится тот или иной документ, в рамках какого именно бизнес-процесса он создается, в жизненном цикле любого документа присутствует этап, когда этот документ поступает на архивное хранение.

Электронные архивы (ЭА) – это информационные системы, которые поддерживают именно этот этап жизненного цикла документа. Какие экономические выгоды несет в себе проект создания и внедрения ЭА?

Остановимся на случае электронного архива, предназначенного для хранения финансовой«первички» – бухгалтерских документов, документов, сопровождающих закупочную деятельность организации, подтверждающих расчеты с контрагентами, выплаты сотрудникам и т. п.

Функциональные возможности и архитектура электронного архива для первичных документов

Рассмотрим, какие требования к ЭА вытекают из сложившейся деловой практики и современного российского законодательства. Каждый, кому приходилось бывать в бухгалтерии средней и тем более крупной организации, хорошо помнит многочисленные шкафы с бесчисленными папками «Корона».

В этих папках собраны первичные бухгалтерские документы, которые неизбежно и в большом количестве возникают в процессе финансово-хозяйственной деятельности организации.

Как правило, в папках-скоросшивателях, размещаемых в непосредственной близости от рабочих мест сотрудников бухгалтерии, находятся документы, относящиеся к текущему отчетному периоду (обычно к текущему году). К таким документам многие сотрудники организации (не только бухгалтеры!) обращаются при сопровождении договоров, подготовке бухгалтерского баланса, сдаче налоговой отчетности, разборе спорных ситуаций с контрагентами и в массе других случаев.

При необходимости документы можно легко достать из папки и, например, снять с них копию или отсканировать. Увы, но и после закрытия отчетного периода эти документы нельзя выбросить.

Федеральный закон от 06.12.2011от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическимсубъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствиис правилами организации государственного архивного дела,но не менее пяти лет после отчетного года.

Для облегчения хранения и снижения рисков утраты документов многие организации брошюруют документы в отдельные толстые тома с твердым переплетом. Счет или накладную, которые стали страницами из такого увесистого фолианта, уже не так-то просто откопировать, но и потерять ненароком тоже гораздо сложнее.

Технологии сканирования

Одним из первых требований к ЭА является поддержка технологий сканирования первичных бумажных документов и размещения в архиве электронных образов этих документов. Обычно используются три подхода к организации процесса сканирования.

1. Планшетные сканеры, размещаемые непосредственно на рабочих местах бухгалтеров, обладают относительно невысоким быстродействием и применяются в тех случаях, когда количество первичных финансовых документов невелико (несколько десятков в день). Скорость сканирования одной страницы на таком сканере составляет от нескольких десятков секунд до пары минут.

2. Потоковые сканеры обладают значительно большей производительностью и справляются со сканированием одной страницы менее чем за одну секунду. Их применение оправданно в тех случаях, когда в организации создаются выделенные централизованные подразделения для сканирования и ввода документов.

Недостатком потоковых сканеров является необходимость предварительной разброшюровки документов.

3. Если же разброшюровка нежелательна или невозможна, применяют так называемые книжные сканеры, которые могут делать изображения страниц развернутой книги, автоматически перелистывать страницы, и корректировать геометрические искажения вблизи переплета.

Технология штрихового кодирования

Чтобы автоматически связывать графические образы документов, получаемые от сканера, с учетной записью документа, формируемой в электронном архиве, применяется технология штрихового кодирования.

Помимо, собственно графических образов, в ЭА должна быть сформирована и учетная запись, состоящая из набора реквизитов: даты, номера итипа документа, названия, адреса и банковских реквизитовконтрагента и т. п.

Атрибуты в учетной записи могут вводиться вручную или же формироваться в автоматическом режиме с помощью заранее настроенных средств распознавания документов определенных типов.

К задаче ввода атрибутов при помещении отсканированного документа в хранилище ЭА примыкает задача тесной интеграции ЭА с учетной системой организации. Как правило, потребность найти какой-либо первичный бухгалтерский документ и ознакомиться с его содержанием возникает не сама по себе, а в привязке к той или иной хозяйственной операции. И такая потребность возникает постоянно, десятки раз в день. Поиск бумажных документов в многочисленных шкафах и папках отнимает много времени. Не меньше времени отнимает и возврат этих папок на прежнее место. Поэтому большинство пользователей ЭА очень дорожат возможностью быстро и непосредственно из учетной системы ознакомиться со всей первичной документацией, относящейся к данной хозяйственной операции.


С подробной оценкой процесса внедрения электронного архива можно ознакомиться в статье Д.А. Романова, канд. физ.-мат. наук, зам. директора Научно-образовательного центра технологий управления информацией НИУ ВШЭ в № 5 2014 журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота".

В заключение хочется еще раз подчеркнуть, что, приступая к внедрению ЭА, необходимо четко понимать, какие именно проблемы организация хочет решить с его помощью и какие конкретные показатели и характеристики деятельности требуется улучшить.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль