Тайм-менеджмент для персонального помощника: как расставить приоритеты и все успеть

23 мая 2014 1320
Последовательность действий сотрудников обычно определяется внешними факторами – распоряжениями руководства, просьбами коллег и т. д. Вместе с тем без четкого и осознанного планирования рабочего и личного времени невозможно стать успешным и эффективным специалистом.

Зачастую многими сотрудниками, в т. ч. персональными помощниками руководителей и секретарями, «управляют» случайности. Последовательность действий сотрудников обычно определяется внешними факторами – распоряжениями руководства, просьбами коллег и т. д.

Вместе с тем без четкого и осознанного планирования рабочего и личного времени невозможно стать успешным и эффективным специалистом.

Принципы тайм-менеджмента

Применяя тайм-менеджмент, рекомендуется учитывать несколько принципов.

Первый ‒ необходимо иметь понимание того, каким должен быть результат работы, на выполнение которой вы тратите время.

Следует понять, что означает для вас само это понятие – «рациональное использование времени». Рациональное с чьей точки зрения? Вашей или вашего руководства?

Надо четко понимать, что является критерием «высокого профессионального уровня» и что означает «в срок». Многие руководители недовольны качеством работы своих персональных помощников и секретарей из-за того, что их не устраивают результаты работы. Разрыв в качестве происходит потому, что руководитель недостаточно четко ставит задачу перед сотрудником, думая, что сотрудник и так все должен знать, а сотрудник не всегда имеет возможность уточнить критерии успешности реализации задачи и выполняет ее так, как сам понял.

Причины, по которым руководители не хотят тратить свое время на более подробное описание задач подчиненным, связаны с так называемой "лестницей компетентности". Она состоит из четырех ступеней.

Первая ступень – «неосознанная некомпетентность». Человек еще сам не понимает, что он чего-то не знает или не умеет.

Совершив ошибку и признав ее, человек переходит на следующую ступень ‒ «осознанная некомпетентность». Теперь он понимает, что чего-то не умеет, и начинает учиться или искать дополнительную информацию. Однако дальнейшее развитие произойдет только при наличии определенной мотивации: если человеку не интересно достигать успеха в этой деятельности, он просто ограничится осознанием своей некомпетентности.

На третьей ступени ‒ «осознанная компетентность» ‒ человек приобретает определенные знания и умения. Он сосредоточенно осуществляет каждое действие, постоянно контролируя его результаты.

Если выполнять постоянно в течение длительного времени какую-либо работу, умение доводится до автоматизма, т. е. формируется устойчивый навык, который на этой ступени становится неосознанным (результаты исследований показывают, что для формирования навыка необходимо отрабатывать те или иные действия как минимум в течение 21 дня). Это означает, что сотрудник перешел на высший уровень «неосознанная компетентность».

Так, водитель «со стажем» управляет автомобилем, что называется, «на автомате», т. е. не задумываясь о том, правильным ли является то или иное действие или нет.

Подобным образом руководитель, много раз решая сложные задачи и приобретая уже автоматический навык их выполнения, не видит для себя необходимости в том, чтобы «разжевывать» каждое новое задание подчиненному.

А вся проблема в том, что руководитель и его помощник находятся на разных уровнях лестницы компетенций и разрыв составляет более одного уровня. В этом случае получается «разговор глухого с немым». Чтобы руководитель и его подчиненный понимали друг друга, разрыв в уровнях лестницы компетенций должен составлять не более двух, в идеале – одну ступень.

Так как виноватым в ситуациях, когда руководитель не желает тратить свое время на разъяснение задачи сотруднику, чаще всего все равно оказывается подчиненный, самому сотруднику следует научиться грамотно «снимать» задачу с руководителя. В идеале в таких непростых ситуациях нужно использовать письменные коммуникации.

Умение планировать свое рабочее время

Если сотрудник понимает, какие задачи являются наиболее важными и срочными, а на какие еще есть время, то он уже может осознанно заниматься планированием своего рабочего времени.

Планирование как составная часть тайм-менеджмента представляет собой подготовку к реализации поставленных целей, разработку комплекса мер по их достижению и структурированию рабочего и личного времени.

Сотруднику важно точно представлять то время, которым он располагает, это поможет четко выполнять свои обязанности и решить поставленные руководством задачи.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на основных принципах и правилах планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

  • составление полного перечня планируемых работ на текущий день.
    Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения (А, Б, В);
  • определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени;
  • резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40;
  • принятие решений по делегированию работ, намеченных сотрудником к исполнению;
  • контроль и перенос несделанного на следующий период.

Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования.

Важной составляющей эффективной деятельности любого сотрудника считается его умение принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное или же второстепенное значение.

Не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Умение расставлять приоритеты при распределении рабочего времени

Следующий шаг в планировании ‒ расстановка приоритетов, т. е. умение принимать решение относительно того, какие из задач являются первостепенными, и определять те задачи, выполнение которых целесообразно отложить или перепоручить. Помощник руководителя должен уметь сознательно устанавливать приоритеты, последовательно исполнять поставленные задачи, а также соблюдать очередность их исполнения.

Принятие персональным помощником руководителя правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

  • работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
  • решение задач в соответствии с их неотложностью;
  • достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) и с учетом складывающихся обстоятельств;
  • исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Более полные и подробные рекомендации вы сможете узнать из статьи Н.А. ЗАЙЦЕВОЙ, д-ра экон. наук, профессора, бизнес-тренера компании «Ораторика» в №5 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Понимание того, как именно надо выполнять поставленные задачи, и умение грамотно распределять время на их выполнение помогут вам более эффективно справляться со своей работой и успевать все рабочие вопросы решать вовремя и на хорошем профессиональном уровне, а значит, быть настоящим специалистом в своем деле.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.05%
  • Делопроизводство 18.07%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.05%
  • Имидж секретаря 13.25%
  • Деловой этикет 13.25%
  • Карьерный рост 10.24%
  • Документооборот 19.88%
  • Электронный документооборот 16.87%
  • Архивное дело 79.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль