Организация делопроизводства в структурных подразделениях

3 июня 2014 6585
Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Структурное подразделение представляет собой орган управления внутри организации, обладающий определенным набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений закреплены в организационных и кадровых документах компании.

Структурные подразделения можно разделить на внешние (их также называют обособленными – это филиалы и представительства) и внутренние, к которым относятся отделы, службы, управления и т.п. Ниже, говоря об организации делопроизводства в структурных подразделениях, мы будем иметь в виду последние, не обладающие признаками самостоятельной организации и территориально расположенные близко к аппарату управления компанией.

Именно в близости к руководству организации и таится основная сложность постановки делопроизводства в структурных подразделениях: руководители отделов считают, что если в организации имеется служба, отдел или рабочая группа, которые отвечают за работу с документами, то их отдел может этим не заниматься – «у него и без того достаточно функций».

Такая позиция верна лишь отчасти. Действительно, если в организации действует канцелярия, служба ДОУ, общий отдел или секретариат, документационное обеспечение управления считается их прямой обязанностью. Но без помощи подразделений им не обойтись, поскольку документироваться должна вся деятельность компании. Участие структурных подразделений в ДОУ организации обязательно. Тому, как наладить работу с отделами, и посвящена эта статья.

Традиционно выделяют три формы организации делопроизводства в компании: централизованную, децентрализованную и смешанную.

1. Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации – канцелярия, служба ДОУ или общий отдел.

2. Децентрализованная форма – полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами.

3. Смешанная форма, как следует из названия, представляет собой разделение функций по работе с документами между канцелярией и подразделениями.

Подобная форма организации делопроизводства встречается чаще всего.

Шаг 1: назначение ответственных за делопроизводство

Независимо от того, какая из форм организации делопроизводства практикуется в компании, в каждом структурном подразделении должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Круг его обязанностей определяется исходя из тех функций, что передаются подразделениям канцелярией.

Работник, ответственный за делопроизводство, назначается приказом руководителя организации. В его должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения.

Целесообразно также отправить ответственных на краткие курсы по делопроизводству или же обучить самостоятельно. При грамотном распределении функций работники, ответственные за делопроизводство, становятся незаменимыми помощниками сотрудников службы ДОУ.

Приказ о назначении ответственных рекомендуется пересматривать хотя бы раз в год. В случае если работник продвинется по служебной лестнице, уволится или уйдет в долгосрочный отпуск, издается новый приказ на того, к кому перешли обязанности ответственного за делопроизводство. Не стоит забывать и о замене сотрудника на время ежегодного отпуска или больничного: начальник отдела должен точно знать, кто будет заниматься документами в эти периоды.

Поправки в должностную инструкцию работника можно внести, например, опираясь на Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Шаг 2: распределение обязанностей

Ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях передается часть обязанностей по работе с документами, которые выполняются под общим и методическим руководством службы ДОУ.

Создание и учет документов

Рассмотрим виды документов, создание и учет которых могут быть переданы в ведение ответственных за делопроизводство. В каждом конкретном случае приведенный перечень может изменяться. Мы рекомендуем обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) были едиными для всей компании. Также мы не станем касаться здесь документов по профилю деятельности подразделения: разумеется, право и обязанность работы с ними останутся за отделом или службой, как и прежде.


Полностью рекомендации специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Е. Н. Кожановой с примерами приказов и инструкций вы найдете в №6 2014 журнала"Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Если в организации были назначены и наделены определенными обязанностями ответственные за делопроизводство, это совершенно не означает, что служба ДОУ может вздохнуть с облегчением и вспоминать об их существовании только в дни получения отчетов. Необходимо вести постоянный мониторинг работы ответственных, вовремя замечать и корректировать ошибки, находить общие проблемы и решать их совместными усилиями.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль