Учет документов в организации и его нормативное регулирование

4 июня 2014 825
У нас крупная организация и немаленький документооборот. Стоит СЭД, в которую включаются входящие и исходящие письма, внутренние документы (докладные записки и приказы).  Руководитель секретариата, Ростовская обл.

 Есть поддержка и понимание важности наших задач со стороны генерального директора. Однако периодически обнаруживаются некие потоки, которые не вовлечены в документооборот организации, поскольку руководители данных подразделений не считают эти письма официальной перепиской, требующей регистрации где бы то ни было. Яркий пример – юридический отдел. В связи с этим вопрос: являются ли такие документы, как исковые заявления, претензии, письменные жалобы представителей в суде по доверенности исходящей корреспонденцией? Входят ли они в общий документооборот предприятия, требуют ли регистрации (со сквозной, общей нумерацией исходящих писем)? Если нет, то каким образом должен вестись их учет? И какими действующими в Российской Федерации нормативными документами я могу подкрепить свои аргументы?

Руководитель секретариата, Ростовская обл.

Начнем с заключительной части вопроса: какими нормативными документами, действующими в Российской Федерации, требуется вести учет документов.

Нормативных документов, которые бы распространялись на любые организации (с точки зрения организационно-правовой формы или формы собственности), не существует. Опираться можно только на Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477.

Необходимость регистрации документов вытекает из общей логики ведения делопроизводства: без регистрации сложно обеспечить учет и контроль движения документов, именно по этой причине любая СЭД предусматривает регистрацию документа в системе (это часть действий по включению документа в систему).


Развернутый ответ зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук В.Ф. Янковой со ссылками на законодательные акты вы можете прочитать в №6 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Учет документов в организации и его нормативное регулирование

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.47%
  • Делопроизводство 15.15%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.85%
  • Имидж секретаря 9.85%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.2%
  • Документооборот 16.29%
  • Электронный документооборот 14.39%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль