Защита электронных документов

16 июня 2014 1067
На современном этапе развития большинство топ-менеджеров рассматривают электронный документооборот как инструмент повышения эффективности управления. Современные системы документооборота охватывают всю структуру организации, обеспечивая как внутреннее взаимодействие сотрудников, так и внешнее взаимодействие с клиентами, партнерами, государственными структурами.

В системе циркулирует большое количество информации и документов, содержащих данные о бизнесе компании, разглашение которых крайне нежелательно.

Развитие современной техники и информационных технологий стремительно расширяет границы СЭД за счет мобильности ее пользователей. Исчезают традиционные барьеры, отделяющие внутреннюю сеть компании от сетей общего доступа. Сотрудник может работать на стационарном компьютере в офисе, на ноутбуке в командировке или дома, на смартфоне по дороге на деловую встречу и т. д. Поэтому актуальными становятся вопросы информационной защиты, которые включают в себя:

1. Вопросы организации защиты системы электронного документооборота:

  • антивирусная защита;
  • криптографическая защита;
  • межсетевое экранирование;
  • аудит информационной безопасности,
  • регистрация событий в информационных системах;
  • контроль целостности используемого программного обеспечения и т. д.

2. Вопросы защиты электронных документов:

  • аутентификация пользователей и разделение доступа;
  • контроль целостности электронного документа;
  • конфиденциальность электронного документа;
  • подтверждение авторства электронного документа;
  • обеспечение юридической значимости электронного документа.

Виды электронной подписи

Электронные документы могут передаваться по различным каналам связи, а также с помощью различных носителей. Вопросы гарантии целостности, подлинности документа и авторства подписи электронного документа решает электронная подпись как реквизит электронного документа. Этот же реквизит придает и юридическую значимость электронному документу при условии соблюдения правил оформления остальных реквизитов документа.

Что же такое электронная подпись (ЭП)?

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон «Об электронной подписи») (ст. 2) дает следующее определение ЭП:

«электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

Простой электронной подписью (ПЭП) является электронная подпись, которая «посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом» (ст. 5 п. 2 Закона «Об электронной подписи»). Недостатком ПЭП является отсутствие возможности проверить документ на наличие изменений с момента его подписания.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – это электронная подпись, которая создается с использованием криптографических преобразований и средств электронной подписи и позволяет определить автора документа и проверить его на наличие изменений после момента его подписания.

Квалифицированной электронной подписью (КЭП) является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи, ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате, и для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом «Об электронной подписи».

В каких случаях применяются различные виды электронной подписи?

Подробную информацию об электронной подписи и примеры ее применения вы сможете найти в статьедоцента Московского финансово-промышленного университета «Синергия» Т.В. Алексеевой в №6 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Простого использования электронной подписи недостаточно: нужно применять комплексные меры информационной безопасности, которые включают в себя как программно-технические, так и организационные мероприятия.

Защита электронных документов

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль