Аудит документооборота компании глазами эксперта

17 июня 2014 2197
В настоящее время фактом того, что в компании разработаны нормативные документы в области делопроизводства и архивного дела, внедрена система электронного документооборота, никого не удивить. Однако насколько эффективно осуществляется работа с документами, полноценно ли используется однажды внедренная информационная система – довольно сложный вопрос, на который смогут ответить только профессионалы.

В настоящее время фактом того, что в компании разработаны нормативные документы в области делопроизводства и архивного дела, внедрена система электронного документооборота, никого не удивить. Однако насколько эффективно осуществляется работа с документами, полноценно ли используется однажды внедренная информационная система – довольно сложный вопрос, на который смогут ответить только профессионалы.

Постараемся разобраться, как проходит аудит документооборота, кто в нем участвует и какую пользу приносит его проведение компании.

Аудит документооборота компании: в каких случаях и для чего он нужен?

Среди широко применяемых технологий особое место должно отводиться тем, которые автоматизируют работу с информацией и документами, способствуют оперативному принятию управленческих решений, доведению принятых решений до исполнителей, организации контроля исполнения документов и решений различных органов управления.

Понимание, что что-то в управлении компанией (предприятия или организации) идет не так, может возникать у руководителей или акционеров тогда, когда своевременно не подписываются важные контракты, срываются крупные сделки, проигрываются судебные тяжбы, теряются документы, своевременно не готовятся ответы на запросы регуляторов или государственных органов и т.д.

В таких случаях назревает необходимость проведения аудита процессов и процедур, пересмотра и анализа внедренных технологий, в том числе связанных с организацией документооборота, то есть появляется потребность изучения того, насколько оптимально, с максимальным применением средств автоматизации и иных ресурсов или нет, организован документооборот.

Конечно, могут быть и другие причины, побуждающие провести аудит документооборота организации или предприятия: например, принятие решения о внедрении системы электронного документооборота (далее – СЭД), а это требует анализа существующих процессов и процедур управления документами, проведения систематизации документов, распределения зоны ответственности руководителей и функционала подразделений, определения потенциальной зоны автоматизации. Аналогичный аудит может проводиться и в случае реорганизации компании, включая ситуации присоединения, объединения, смены собственников и т. д.

Аудит документооборота во всех перечисленных случаях позволит не только дать оценку тому, насколько правильно организовано делопроизводство и архивное дело на предприятии или в организации, но и сказать, насколько полны и корректны нормативные документы, содержащие стандарты и описывающие процессы управления документами, насколько полноценно применяются информационные системы, соблюдаются ли нормативно закрепленные процедуры, поможет выявить связанные процессы и определить, с какими информационными системами (и на каком этапе внедрения) следует интегрировать информационную систему, автоматизирующую документооборот.

Кто лучше знает, как должен проводиться аудит документооборота компании: независимый консультант или собственные специалисты?

Этот вопрос часто задается, когда решается вопрос, кто обладает достаточным уровнем знаний и опытом.

Надо сказать, что в зависимости от ситуации и цели, для которой проводится аудит документооборота компании, в роли аудиторов может выступать либо руководитель подразделения документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), либо внешний консультант экспертного уровня в области делопроизводства, архивного дела, применения систем электронного документооборота.

При отсутствии собственного эксперта организации и предприятия вполне могут прибегнуть к помощи приглашенного специалиста, предоставив ему возможность контактировать по всем вопросам с руководителями ключевых подразделений, задействованных в процессах работы с документами.

При необходимости проведения аудита в целях выявления проблемных зон и выработки предложений по дальнейшей стабилизации ситуации и развитию направления, предприятие или организация может обращаться в консалтинговую компанию или к независимым профильным специалистам экспертного уровня, обладающим хорошими теоретическими знаниями и широкой практикой, которые способны изучить и адекватно оценить нормативную базу компании, выделить и всесторонне проанализировать существующие проблемы, дать рекомендации с учетом специфики компании, позволяющие в краткосрочном периоде и в среднесрочной перспективе (3-5 лет) достичь желаемого результата.

Несмотря на то что аудит может проводиться в разных ситуациях, разными людьми и в различных целях, еще раз хочется подчеркнуть, что качество проведения аудита состояния делопроизводства и архивного дела, применения средств автоматизации документооборота компании всегда напрямую зависит от уровня профессионализма аудитора.

Что изучается в ходе проведения аудита и каков порядок его проведения?

Любой специалист в области делопроизводства и архивного дела, хорошо знающий законодательную и нормативную базу в профильной области, начнет проведение аудита с изучения локальных нормативных актов организации или предприятия.


Более подробно о причинах проведения аудита и рекомендациях его проведения вы можете узнать из статьиэксперта в сфере делопроизводства и электронного документооборота, канд. ист. наук Е.В. Романченко в №6 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства".

Насколько бы качественно не был проведен аудит, насколько бы профессионально не было подготовлено заключение по итогам проделанной работы, главным результатом будет использование подготовленных аудитором материалов для поднятия направления делопроизводства и архивного дела на более высокий качественный уровень, то есть развитие направления с учетом выявленных ошибок и недочетов в работе, с полноценным использованием средств автоматизации.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль