Семь правил эффективной работы за компьютером

26 июня 2014 822
Вопрос эффективной работы за компьютером стал одним из самых актуальных, особенно в последнее время. Причем затрагивает он абсолютно каждого: от рядового офисного сотрудника до руководителя крупной корпорации – ведь в современном мире уже сложно представить какую-либо деятельность без использования компьютера.

Вопрос эффективной работы за компьютером стал одним из самых актуальных, особенно в последнее время. Причем затрагивает он абсолютно каждого: от рядового офисного сотрудника до руководителя крупной корпорации – ведь в современном мире уже сложно представить какую-либо деятельность без использования компьютера.

В этой статье мы расскажем о правилах эффективной работы за компьютером, которые помогут вам работать продуктивнее, контролировать время и выполнять свои ежедневные задачи во много раз быстрее.

Правило № 1. Регулярное сохранение документов – функция автосохранения в Microsoft Office

Случаи экстренного отключения электричества или внезапной перезагрузки компьютера встречались в жизни каждого офисного сотрудника. 90% таких случаев сопровождаются криками отчаяния: «Я не успел сохранить!», и как результат – необходимость выполнения работы заново.

Обезопасить выполненную работу легко. Для этого нужно сохранять новый документ перед началом работы с ним, сохранять документ вручную в процессе работы и правильно настроить функцию автосохранения.

Сохранение документа вручную осуществляется двумя способами:

1. С помощью команды меню Файл -> Сохранить.

В каком бы приложении вы не работали, будь то знаменитый Microsoft Word или специализированная программа, которую используют сотрудники только вашего отдела, – в нем всегда есть главное меню и стандартные команды.

Разработчики программ при создании своих продуктов придерживаются общепринятых правил, и наличие меню Файл (File) обязательно во всех программах, так же как и наличие команды Сохранить (Save), поэтому, выполняя любую работу, вы можете сохранять результат с помощью данной команды.

2. С помощью сочетания клавиш быстрого доступа

Как показывает неутешительная статистика, даже те сотрудники, которые помнят о необходимости сохранения результатов своей работы, делают это крайне редко. Все потому, что подвести мышку к главному меню и выбрать команду сохранения хоть и кажется совсем несложной операцией, но на деле оказывается лишним действием, отвлекающим от рабочего процесса.

Чтобы не отвлекаться на лишние движения, для сохранения документов при работе в программах Microsoft Ofice используйте сочетания клавиш Ctrl+S. Визуально при этом ничего не произойдет, кроме отображения процесса сохранения в нижней части окна, но документ с последними изменениями будет сохранен на диск.

Нажать две клавиши намного проще, чем выполнить то же действие с помощью команд меню. Данное сочетание клавиш применимо во многих приложениях, не только в Microsoft Office.

Автосохранение

Сохранять документ желательно постоянно, в течение всего периода работы с ним. Но если говорить откровенно, то о сохранении своей работы в процессе ее выполнения мы вспоминаем редко. Чаще работа поглощает нас с головой, и мы забываем даже о простом нажатии двух клавиш на клавиатуре. На этот случай в программах Microsoft Office существует функция автосохранения, которая сохраняет документ в процессе работы автоматически через определенный промежуток времени.

Обычно эта функция включена по умолчанию. Однако нужно помнить, что когда вы открываете новое окно Microsoft Word и создаете в нем новый документ, который еще не сохраняли в свою папку на жесткий диск, программа автоматически сохранит ваш документ в свою системную папку под сложным системным именем. И если компьютер выключится или перезагрузится, найти ваш документ будет крайне проблематично. Поэтому запомните и возьмите себе за правило: работа с новым документом начинается с его сохранения, а не заканчивается им, как мы привыкли.

Учтите, что программа будет сохранять весь документ целиком. И если документ очень большой, содержит много картинок или диаграмм, а мощность компьютера невысокая, то процесс сохранения может занимать до нескольких минут, поэтому настраивать время автосохранения нужно очень внимательно.

Если вы заранее сохранили документ, то, когда ваш компьютер выключится или приложение закроется, вы найдете свой документ в той папке, в которую вы его сохранили (или из которой открывали, если вы работаете с документом, созданным давно или не вами). Но если вы работали с несохраненным документом, программа сохранит его в ту папку, которая указана в поле Каталог данных для автовосстановления. Кстати, вы можете изменить этот путь на путь к собственной папке. Тогда вам будет проще найти сохраненные программой документы.

Правило № 2. Каждому делу – свое время

Подумайте, из каких дел состоит ваша ежедневная работа за компьютером? Наверняка есть какие-то однотипные, рутинные дела, на которые вы вынуждены тратить время каждый день, отвлекаясь от главных задач. Для таких дел, вроде проверки почты, ответов на письма, общения в скайпе и социальных сетях, лучше выделить определенные часы, и в другое время к этим делам не возвращаться.

Попробуйте проанализировать свой рабочий день и составить своеобразный график выполнения работ. При этом настоятельно рекомендуем вам учитывать биоритмы человеческого организма. Расписание для выполнения работ, составленное с учетом особенностей функционирования вашего организма, позволит достичь высоких результатов в работе и при этом не нанести вред вашему здоровью.

Подробную информацию и рекомендации вы найдете в статье технического писателя Алисы Рахмановой в № 6 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Эффективная работа в течение рабочего дня – это основа экономии вашего времени. Попробуйте следовать хотя бы одному из рекомендованных нами правил, и вы заметите положительные изменения уже через несколько дней. Работа будет выполняться быстрее и с меньшим количеством ошибок, а у вас останется больше свободного времени для себя и своих близких. Цените ваше время на пути к несомненному успеху!



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль