Проведение обследования документационного обеспечения управления и формализация его результатов

21 июля 2014 892
Документационное обеспечение управления (ДОУ) является одной из наиболее важных задач в области поддержки основной деятельности организации. От эффективности ее реализации зависит оперативность и своевременность принятия и исполнения решений.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) является одной из наиболее важных задач в области поддержки основной деятельности организации. От эффективности ее реализации зависит оперативность и своевременность принятия и исполнения решений.

Необходимость обследования деятельности, связанной с документационным обеспечением управления, чаще всего возникает в нескольких случаях.

Во-первых, когда компания активно развивается, создаются новые подразделения, качественно и количественно увеличивается объем документооборота.

Во-вторых, когда компания активно не развивается, а руководство организации чувствует, что система управления работает неэффективно.

В-третьих, когда стоит задача автоматизации документооборота на предприятии. Довольно часто третья ситуация следует после одной из предыдущих.

Для того чтобы понять, как на самом деле осуществляется документооборот на предприятии, какие процессы реализуются, кто за них отвечает, кто участвует, какие документы создаются и используются, необходимо провести обследование документационного обеспечения управления. Его целью является описание, анализ процессов ДОУ для последующей их оптимизации, стандартизации и, возможно, автоматизации.

Его можно проводить собственными силами, задействовав сотрудников отдела качества и службы ДОУ, а можно нанять консалтинговую (консультационную) компанию или независимого консультанта-аналитика. Это зависит от целей и масштаба проблем.

Выделяют несколько этапов обследования ДОУ:

1. Определение границ исследуемого объекта.

2. Сбор и анализ документов, регламентирующих деятельность в области ДОУ.

3. Интервьюирование и анкетирование сотрудников, обеспечивающих процессы ДОУ и участвующих в них.

4. Описание и анализ процессов ДОУ.

Этап. 1. Определение границ исследуемого объекта

Определение границ исследуемого объекта позволяет четко ограничить перечень процессов, которые необходимо обследовать.

Этап 2. Сбор и анализ документов, регламентирующих деятельность в области ДОУ

Изучение нормативно-правовых, организационно-распорядительных, информационно-справочных и иных документов, регламентирующих ДОУ, позволит выявить пробелы, противоречия и несогласованность в документах, которые негативно влияют на эффективность документационного обеспечения управления в целом.

Этот этап является подготовительным к следующему, так как при составлении анкет и плана интервью нужно учесть специфику исследуемого объекта.

Этап 3. Интервьюирование и анкетирование сотрудников, обеспечивающих процессы ДОУ и участвующих в них

Наиболее важным, трудоемким и длительным этапом обследования является интервьюирование и анкетирование ответственных и участников исследуемых процессов. Как правило, руководителем, ответственным за обследование ДОУ компании, формируется план обследования и перечень лиц, которых необходимо опросить. На основании этих документов готовится распорядительный акт, а лица, указанные в данном перечне, должны оказывать всю необходимую помощь в проведении обследования и в указанные сроки дать интервью или поучаствовать в анкетировании.

Если количество сотрудников, которых нужно опросить, небольшое, то эффективнее всего провести с каждым из них интервью. В противном случае целесообразно использовать метод интервьюирования для наиболее важных, ключевых должностных лиц и анкетирование для всех остальных.


Подробно о каждом из этапов, а также примеры и образцы анкетирования вы сможете найти в статье канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ ГУУ, зам. директора Центра стратегической интеграции ГУУ Долгановой О.И. в №7 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Важно не пренебрегать комментариями и предложениями, озвученными сотрудниками службы ДОУ и других структурных подразделений организации в ходе обследования, поскольку они имеют рациональные предложения по оптимизации процессов, обладая знаниями специфики строения и деятельности организации, а также владея опытом в реализации данных процессов.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.14%
  • Делопроизводство 19.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.72%
  • Имидж секретаря 13.29%
  • Деловой этикет 13.87%
  • Карьерный рост 10.4%
  • Документооборот 20.81%
  • Электронный документооборот 18.5%
  • Архивное дело 78.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль