Разрабатываем технико-экономическое обоснование внедрения СЭД

14 августа 2014 2600
Технико-экономическое обоснование (далее – ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД) – это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Он позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты, а также рассчитать срок окупаемости вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.

Технико-экономическое обоснование (далее – ТЭО) внедрения системы электронного документооборота (СЭД) – это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги. Он позволяет сопоставить необходимые затраты и ожидаемые результаты, а также рассчитать срок окупаемости вложений и определить экономический эффект от использования СЭД.

Официальное определение также дает ГОСТ 24.202-80 «Требования к содержанию документа «технико-экономическое обоснование создания АСУ»: «Документ «Технико-экономическое обоснование создания АСУ» (ТЭО АСУ) предназначен для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности создания или развития АСУ ...».

На каком этапе разрабатывается ТЭО?

Любой проект начинается с инициализации, с формулировки целей для решения производственных задач.

  • Основные типовые цели внедрения систем электронного документооборота:
  • повышение сохранности и актуальности документов;
  • обеспечение соответствия действующим регламентам;
  • сокращение сроков подготовки и согласования документов;
  • сокращение времени поиска документов;
  • сокращение времени формирования отчетов.
  • Технико-экономическое обоснование составляется для анализа технической и экономической целесообразности проекта внедрения СЭД.
  • Именно на этом этапе компания решает для себя, будет она дальше развивать проект по внедрению и модернизации СЭД или нет.

После согласования и утверждения технико-экономического обоснования на внедрение/модернизацию СЭД компания принимает итоговое решение по дальнейшему ходу проекта.

Цели и задачи подготовки ТЭО

Основная цель подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) одна – обосновать необходимость и целесообразность создания/модернизации СЭД. Но целевая аудитория, для которой предназначено технико-экономическое обоснование, может быть различной.

Читайте также:

Психология внедрения: как найти подход к каждому сотруднику?

Каким образом руководители могут заинтересовать и привлечь к процессу внедрения всех сотрудников компании?

ТЭО может составляться как для внутреннего использования (например, для согласования с руководством и дальнейшего развития проекта), так и для внешнего (например, для подтверждения инвестиционной привлекательности проекта СЭД кредиторам и инвесторам).

В зависимости от того, для кого и для каких целей и задач готовится документ ТЭО, глубина проработки некоторых разделов может быть различной.

В основном технико-экономическое обоснование составляется для согласования и утверждения проектов перед руководством, а также используется в качестве основы при подготовке технического задания на проектируемую систему.

Процесс подготовки технико-экономического обоснования

Как уже отмечалось, любой проект начинается с инициализации, выявления потребностей, целей и задач проекта и подготовки технико-экономического обоснования.

После подготовки технико-экономическое обоснование согласуется с руководством. Затем руководство принимает решение:

  • Отклонить проект как нецелесообразный и экономически не выгодный.
  • Временно отложить проект с необходимостью дополнительного уточнения.
  • Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей на согласование/утверждение инвестору или кредитору.
  • Утвердить документ ТЭО с дальнейшей передачей руководителю проекта полномочий для реализации проекта.

В случае согласования/утверждения проекта инвестором/кредитором, проекту присваивается бюджет, а руководителю проекта передаются полномочия на реализацию СЭД.

В случае успешного утверждения проекта назначенный руководитель проекта совместно с инициатором проекта приступает к реализации проекта.

Кто подготавливает ТЭО

В зависимости от принятой структуры в компании, подготовкой ТЭО занимается как непосредственно функциональный заказчик, так и выделенный под данный проект руководитель проекта.

В настоящее время наиболее распространены случаи, когда технико-экономическое обоснование готовит потенциальный подрядчик, планируемый для привлечения внедрения СЭД. Также для составления ТЭО привлекаются консалтинговые компании. Стоимость таких работ обычно колеблется от 5 000 до 120 000 руб. Обычно считается, что стоимость работ по разработке ТЭО должна составлять не более чем 5-10% от стоимости всего проекта по внедрению СЭД.

Сами подрядчики нередко рассматривают такие работы как возможность получить дополнительные бонусы при выборе их в качестве основного исполнителя.

Не редки случаи, когда компании-подрядчики готовы помочь в подготовке ТЭО, в том числе и бесплатно: у некоторых компаний есть заготовленные шаблоны по подготовке технико-экономического обоснования для внедрения их системы.

На практике расчет экономических выгод лучше осуществлять своими силами, т.к. только вы и представители вашей компании знают актуальные проблемы и задачи, стоящие перед вашей организацией. Также не будет возникать проблем с конфиденциальностью информации.

В нашей следующей статье мы продолжим разговор о структуре технико-экономического обоснования. О разделах ТЭО «Ожидаемые технико-экономические результаты внедрения СЭД» и «Выводы и предложения» читайте в новом номере журнала «Современные системы делопроизводства и документооборота». До скорой встречи!

Автор: Е.С. Рожкова, независимый консультант, генеральный директор «АЭРОС Систем»

Формат, структуру, сроки и даже Пошаговое руководство подготовки ТЭО вы найдете в №8 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Читайте по теме: Внедрение системы электронного документооборота: как это происходит на практике

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль