Как раскрыть свой потенциал на рабочем месте? Техники и алгоритмы в помощь ассистенту руководителя

3 сентября 2014 698
Бывший министр торговли США Говард Малкольм Болдридж сказал однажды, что хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем сверхзвуковой самолет. И действительно, без помощника руководитель рискует погрузиться в операционную текучку и быт вместо того, чтобы заниматься стратегией и развитием компании, то есть тем, что увеличивает прибыль.

Бывший министр торговли США Говард Малкольм Болдридж сказал однажды, что хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем сверхзвуковой самолет. И действительно, без помощника руководитель рискует погрузиться в операционную текучку и быт вместо того, чтобы заниматься стратегией и развитием компании, то есть тем, что увеличивает прибыль.

Помощник первого лица компании по компетентности может превосходить маркетологов и бухгалтеров, в основном, за счет своей многофункциональности. Он – дополнительные глаза, уши, руки, ноги и голова своего руководителя. Преимущество его и в том, что он постоянно растет вместе с руководителем и в профессиональном плане.

Умение быть кроссфункциональным (англ.cross-functional, что можно перевести как «обладающий компетенциями в двух смежных функциональных областях») в настоящее время ценится как никогда. И не только на позиции ассистента. Сегодня важны и нужны люди, к примеру, с компетенциями в областях HR и PR или маркетинга и продаж.

Итак, мой первый совет – развивайте компетенции не только в одной профессиональной области, но и в смежных областях, сочетая уникальный перекрестный опыт и знания, стараясь раскрыть как можно больше своих граней.

Моя хорошая знакомая Ольга Шобин, руководитель рекрутингового агентства «Staffone», недавно откровенно мне сказала: «Легче найти топ-менеджера, чем одного по-настоящему профессионального секретаря».

Почему так происходит? К сожалению, многие недооценивают работу помощника и думают, что на такой работе получить особые заслуги и вырасти не получится. Девушки не считают, что на этой позиции можно и нужно быть профессионалом, как и на любой другой должности в компании, и не верят, что это будет высоко оценено. Они не осознают, что карьера профессионального помощника может ярко продемонстрировать потенциал и обеспечить комфортный старт карьеры: ведь секретари, как никто другой в компании, имеют уникальную возможность сначала присмотреться и попробовать освоить компетенции всех функциональных областей бизнеса – от финансов до маркетинга, и выбрать сферу дальнейшего специализированного профессионального роста.

Именно в том, что многие недооценивают возможности раскрытия своего потенциала на позиции ассистента топ-менеджера, я считаю, и кроется причина того, что профессиональный ассистент – птица редкая. Из-за многофункциональных задач и его уникальной позиции быть рядом с главой компании, в первых рядах участвовать во многих решениях (порой масштабных) и делах руководителя и его ведущих менеджеров, у помощника, в отличие от многих других сотрудников компании, не приближенных к верхушке управления, имеются отличные возможности по раскрытию своего потенциала и талантов на рабочем месте! Это не просто хороший старт для овладения полным пониманием современного корпоративного мира и всех его возможностей, не просто уникальный шанс для завязывания ценных и многосторонних контактов, но и активная позиция, помогающая со временем понять, куда можно направить свои карьерные и профессиональные усилия самым эффективным образом.

Впрочем, техники и алгоритмы раскрытия потенциала, о которых пойдет речь в статье, могут пригодиться не только помощнику руководителя, секретарю или офис-менеджеру. Если вы смотрите вперед и планируете свою карьеру, если вам хотелось бы по-настоящему реализовать себя в профессиональном плане, то приведенные ниже советы помогут вам правильно скоординировать свои усилия.

Как раскрыть свой потенциал: векторы вашего развития

Мой 20-летний опыт офисной работы в разных компаниях (в маленькой семейной компании, в средней по масштабу бизнеса и величине коллектива и в крупной сетевой компании с филиалами по всей стране), а также мои знания и практика карьерного коучинга позволяют сделать вывод о том, что потенциал можно раскрыть, внимательно относясь к четырем факторам:

  • своим навыкам, способностям и талантам и их развитию;
  • организации времени и планов (правило гармонии);
  • использованию метода «затачивания пилы» или «правила карты»;
  • правильному направлению фокуса внимания и выработке личных правил успеха.

Рассмотрим эти четыре вектора развития подробнее и приведем алгоритмы самосовершенствования, которые стоят за каждым из них.

Навыки, способности, таланты – развитие нужных качеств

Итак, какими навыками должен обладать профессиональный ассистент? Если каких-то нужных навыков у вас от природы нет, то при желании их всегда можно развить. Для этого найдите в себе истоки требуемых умений и отличных наставников в своем окружении. Учитесь у лучших, у тех, кто рядом, смотрите, как и что получается у других. Время от времени задавайте себе следующий вопрос:

«Что делают те, на кого я равняюсь, чего не делаю я?». Впрочем, вопрос «чего НЕ делают те люди, на которых я равняюсь, из того, что делаю я?» также не менее ценен для вашего роста.

Проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, гибкость и скорость мышления. Несмотря на то что это скорее свойство личности, нежели профессиональный навык, и его можно развить при желании.

Универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей. Здесь пригодится опыт в любой другой сфере. Нет ограничений, в каких областях вы можете пробовать находить себя: это может быть что угодно – от бухгалтерии до дизайна. И возрастных, кстати, ограничений тоже нет! Никогда не поздно начать делать что-то или учиться чему-то новому. Все это в большинстве случаев можно реализовывать параллельно с основной работой.

Чтобы найти себя, не обязательно вовсе не работать до тех пор, пока не найдется работа вашей мечты. Сама по себе, без проб, ошибок и расширения своих компетенций, она не найдется. Достаточно, находясь на основном месте работы – желательно, дающей большие возможности в разных областях (а что это может быть, как не должность ассистента руководителя!) – интересоваться различными сферами деятельности, по чуть-чуть пробуя себя в этих областях знаний. Вот так, накапливая знания и умения в чем-то сначала как любитель, ассистируя профессионалам, наблюдая за возможностями разных людей, можно нащупать ту сферу, которая отзовется в вашей душе как никакая другая! Если это не произошло сразу во время учебы в школе или при выборе института и вы все еще на распутье, не зная, что же является вашим истинным призванием, – надо дать себе возможность пробовать, пробовать и пробовать! Не обязательно «перелетая» с места на место, из компании в компанию, но обязательно – расширяя кругозор, круг профессионального общения и предлагая себя для начала в помощники.

Умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией. Тоже бесценное личностное качество. Этот навык можно выработать, подходя к делу серьезно и ответственно.

Умение предложить несколько возможных решений: оптимальное, резервное и «кризисное» на случай развития событий по нежелательному сценарию. Оттачивая свой ум, вы оттачиваете и навыки выработки решений. А в работе помощника важна еще и скорость принятия решения. Именно решения, а не реакции, потому что реакция – это часто не вполне осознанное, спонтанное действие, тогда как решение – действие уже осознанное, взвешенное. Повышая уровень осознанности, можно чрезвычайно расширить возможности своего ума. Это лучшая инвестиция в себя, которую я знаю.

Свободное владение всевозможными гаджетами: от сканера до iPod-станции. Это – качество «по умолчанию».

Супервайзинг – навыки по контролю и координированию. Они развиваются в течение пары месяцев, если у человека есть способности к проактивности. Это все приходит с опытом. Поэтому его, опыт, надо нарабатывать. Следует только, как мы уже говорили, не бояться брать на себя ответственность и не бояться ошибок, а расценивать некий осознанный риск как опыт и урок и ценить это, уметь анализировать все происходящее.

Впрочем, думать нужно на любой позиции. И тогда любая, даже самая «маленькая» должность может стать отличным стартом для раскрытия своего потенциала.

Мы опубликовали лишь небольшой отрывок статьи. А более подробно узнать об организации времени и планов, о правиле гармонии, о том, из чего состоит рабочий день помощника и многом другом вы сможете в №9 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Я желаю вам стремиться не останавливаться на достигнутом, расти и познавать новое, прикладывать дополнительные усилия к тому, что уже легко вам дается, пробовать подтянуть то, в чем вы слабы, преодолевая страхи и выходя из зоны комфорта, делать чуть больше, чем требуется. Поверьте мне, это всегда окупается, и со временем ваше имя будет работать на вас. А вы будете работать только в собственное удовольствие, делать свою жизнь такой, какой хочется именно вам, принося при этом пользу людям, компании, обществу в целом и своему благосостоянию в частности, вы будете чувствовать вкус жизни, знать свое предназначение – иными словами, раскрыв свой потенциал, вы получите в свое распоряжение неиссякаемый источник энергии, который станет настоящей панацеей от депрессии, плохого настроения, потери смысла и серых будней. Творите свою жизнь сами – это того стоит!

Е.Н. Жиренкина, помощник руководителя, менеджер по корпоративным коммуникациям Группы АВАЛОН, профессиональный коуч

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль