Пройден немалый путь, но впереди нас ждет еще более сложное и увлекательное путешествие!

10 сентября 2014 569
Предлагаем вашему вниманию интервью с Натальей Александровной Храмцовской* –одним из ведущих российских специалистов в области управления документами и информацией, признанным экспертом в вопросах управления электронными документами и электронного архивного дела.

Предлагаем вашему вниманию интервью с Натальей Александровной Храмцовской – одним из ведущих российских специалистов в области управления документами и информацией, признанным экспертом в вопросах управления электронными документами и электронного архивного дела.

Н.А. Храмцовская преподает в Российской академии государственной службы, является членом «Гильдии Управляющих Документацией» и членом международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International. Она принимала участие в ряде крупных консультационных проектов, имеющих отношение к электронному правительству. Ею опубликовано более 300 публикаций по вопросам управления документами и архивного дела, в том числе монография «Современные идеи и опыт в области государственного управления: межведомственное электронное взаимодействие», работы по тематике электронного правительства; переведен на русский язык ряд зарубежных стандартов и руководств, включая европейские спецификации MoReq2.

- Уважаемая Наталья Александровна, мы беседовали с Вами в 2011 году. Какие изменения претерпели архивное дело и ДОУ в России за последние годы?

- Электронные технологии стали неотъемлемой частью государственного управления и деловой деятельности. Пройден очень большой путь, и мы это не чувствуем только потому, что предстоит осилить куда более длинную дорогу. Интересным (и ожидавшимся) следствием этого стало все более редкое употребление термина «электронное правительство» – теперь уже «неэлектронное» правительство стало вымирающим экзотическим видом.

Сломаны «бумажный» менталитет и ориентированное на бумажные процессы законодательство. Люди все меньше боятся электронных технологий, а у молодого поколения наблюдается стойкое неприятие бумажных процессов.

Знания и навыки в области управления документами сейчас как никогда востребованы – при этом, что любопытно, в основном представителями иных профессий. Одновременно сильно упал престиж традиционных специалистов-документоведов и архивистов в государственном секторе.

- Какие еще процессы затронули нашу профессию?

- Наша профессия обновляется – начался процесс «вымывания» самой многочисленной группы делопроизводителей, и одновременно в отрасль приходят высококвалифицированные специалисты (часто из сферы информационных технологий), в названиях должностей которых слова «документ» и «архив» не присутствуют.

- Почему так происходит и каковы, на Ваш взгляд, дальнейшие тенденции в этом вопросе в нашей стране?

- В распоряжении российских специалистов есть «машина времени», позволяющая заглянуть в будущее лет на 15 – это опыт зарубежных стран, которые начали переход на широкое использование информационных технологий в государственном управлении и деловой деятельности раньше нас. Правда, мало у кого есть желание (и необходимые знания иностранных языков) для того, чтобы воспользоваться этим инструментом. Так вот, постепенный отказ от традиционных технологий, не только от бумаги, но и от вертикального движения документов, привел к тому, что даже внешнюю переписку в рамках своих полномочий сейчас ведут чуть ли не все сотрудники организаций. Следствием децентрализации документооборота стало то, что обязанности, ранее выполнявшиеся штатом службы делопроизводства, теперь отчасти переложены на сотрудников деловых подразделений, а отчасти автоматизированы. Уполномоченные по делопроизводству в подразделениях стали не нужны.

В России, вслед за машинистками постепенно уходят в прошлое профессии, которые были преимущественно ориентированы на управление бумажными документами. Основными информационными активами в очень многих организациях давно уже являются электронные документы, наборы и базы данных, и не удивительно, что акцент (а порой и перекос) делается на управление электронной информацией. СЭД/ECM и ERP-системы стали общераспространенными инструментами; сдачу отчетности в электронном виде и интернет-банкинг используют практически все организации. Поскольку большинство специалистов делопроизводства старой закалки не слишком хорошо знакомы с информационными технологиями, они не в состоянии эффективно руководить подразделениями, поддерживающими работу с документами и информацией. Я все чаще встречаю высокопоставленных руководителей служб делопроизводства, которые пришли из областей информационных технологий, информационной безопасности и из других технических дисциплин. Вообще, как правило, проще «технаря» познакомить с азами управления документами и архивного дела, чем заставить «бумажного» делопроизводителя освоить информационные технологии.

С приходом капитализма резко изменились цели и задачи служб управления документами, особенно в коммерческих организациях – специалисты должны помогать организации зарабатывать (или не терять деньги), а не работать «для вечности». Очень важно стало иметь правовые знания. Там, где большое значение имеют исполнение законодательно-нормативных требований и использование всех правовых лазеек для отстаивания интересов организации, на руководящие посты приходят лица с юридической подготовкой (юристы, экономисты и т.д.).

Слабым местом остается теоретическое осмысление происходящих процессов и методическая поддержка идущих революционных изменений. Все чаще решение наболевших вопросов берут на себя ИТ-специалисты заинтересованных ведомств (например, Минкомсвязи), а не профильные организации. Получается это у них пока не блестяще, но видно, что люди растут, добирают недостающие знания и, что самое главное, проверяют свои наработки на практике.

Если в области управления документами есть успехи, то в области архивного дела ситуация крайне сложная. Даже традиционные бумажные архивы отстали от мирового уровня. Несмотря на то что в последний год ситуация с заработной платой архивистов начала несколько исправляться, она пока не дотягивает до той, которую можно назвать достойной. То, что архивам удается, несмотря на подобное отношение государства, потихоньку все-таки вползать в электронный век и выполнять серьезные проекты – это, с моей точки зрения, маленькое чудо. Но по большому счету архивная отрасль совершенно не готова работать с электронными документами, а отдельные попытки выпустить руководства по этому вопросу лишь пополнили рубрику «Нарочно не придумаешь».

Тем временем вопрос архивного хранения электронных документов стал уже настолько «горячим», что вряд ли долго придется ждать решительных мер, похожих на те, которые привели в 2009 году к настоящему старту программ электронного правительства. Думаю, архивную отрасль в ближайшее время ждут серьезные потрясения.

- Вы не раз говорили об ужесточении требований законодательства к делопроизводству. Что именно изменилось?

- Де-факто главным регулятором вопросов управления документами стал Банк России, полномочия которого в этой области охватывают все акционерные общества, все кредитные организации и т.д. – т.е. все ключевые организации негосударственного сектора. Банк России не слишком вникает в мелочи (типа миллиметров справа-слева), но если какой-то вопрос попадает в его поле зрения, то быстро корректируется законодательно-нормативная база, и требования подкрепляются соответствующими проверками и наказаниями.

Главной «страшилкой» теперь стала субсидиарная ответственность руководителей (в том числе бывших) организаций-банкротов в случае, если они, сдавая дела следующему руководителю или конкурсному управляющему, не передали им соответствующих документов (или не запаслись документами, подтверждающими факт такой передачи). Такой риск существует практически для каждого руководителя даже успешной организации. Величина исков уже достигла сотен миллионов и даже миллиардов рублей.

Очень много появилось норм, ужесточающих ответственность государственных и муниципальных служащих, работающих с жалобами и обращениями граждан – вплоть до того, что штрафы, наложенные на должностных лиц органов муниципального управления за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан, иногда превышали их месячную зарплату. В регионах были случаи повального ухода должностных лиц из органов муниципального управления из-за постоянных наказаний и штрафов.

- Какие важные изменения в законодательстве, в области делопроизводства и архивного дела готовятся в настоящее время? Если эти законопроекты станут реальными законодательными актами, к каким изменениям в организации работы с документами это приведет?

- Продолжается работа над новым законодательством, которое введет электронный нотариат и кардинально изменит роль нотариусов.

Законодательно вводятся все новые и новые централизованные реестры и базы данных.

Так, например, создается Единая информационная система нотариата, в которую к 2018 году будут включаться данные обо всех совершенных в России нотариальных действиях. Более известны единые государственные реестры юридических лиц (ЕГРЮЛ) и индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП), земельный кадастр и другие не менее важные государственные информационные ресурсы.

Дело идет к созданию реестра исчерпывающих сведений о каждом гражданине РФ – если не де-юре, то де–факто.

Продолжается процесс «выживания» бумажных документов из все новых и новых ниш. Фактически последней большой группой, которая пока сопротивляется компьютеризации, являются документы, подлежащие постоянному и длительному хранению. Однако попытки создания законодательно-нормативной базы для долговременного и постоянного хранения электронных документов становятся все более настойчивыми, качество проектов нормативных документов растет.

Уже начался процесс освоения государственными органами облачных технологий. Развитие соответствующей законодательно-нормативной базы может не просто ускорить переход в облако, но и начать отправлять туда государственные органы буквально «насильно».

Я также ожидаю, что традиционная модель межведомственного взаимодействия посредством обмена документами все больше будет уступать взаимодействию посредством баз данных, что может резко сократить производство привычных организационно-распорядительных документов, справок, отчетов и т.п. и одновременно способствовать стремительному росту объемов электронной почты, мгновенных сообщений.

В общем, мне кажется, что мы прошли самый первый этап автоматизации деловых процессов (в т.ч. делопроизводства) – когда бумажные процессы более-менее «один к одному» переводились в электронный вид. Впереди нас ждет куда более увлекательный и сложный этап кардинального изменения деловых процессов с тем, чтобы максимально эффективно использовать возможности современных технологий.

- Вы являетесь экспертом ИСО. Какие международные стандарты особенно важны для России? Что нам необходимо сделать в области стандартизации управления документами?

- По сути дела, международные стандарты сейчас чаще всего представляют собой высокоуровневые методические рекомендации, обычно проверенные практикой англосаксонских стран (Австралия, США), намного реже – стран неанглосаксонского мира (Франция, Южная Корея). Эти документы в наибольшей степени полезны руководителям, которым приходится разрабатывать внутренние нормативные документы для своих организаций, затрагивающие вопросы управления документами и архивного дела. Современные стандарты очень редко содержат конкретные рекомендации по выполнению каких-либо операций и в силу своего происхождения не слишком хорошо соответствуют российским условиям в тех случаях, когда соответствующее российское законодательство заметно отличается от английского права.

Дело осложняется тем, что ИСО все реже разрабатывает оригинальные стандарты, предпочитая слегка дорабатывать существующие национальные документы. Следствием этого являются нестыковки терминологии и содержания различных стандартов, многочисленные положения, специфические для одной или нескольких стран, а также ориентация на интересы тех стран-лидеров, представители которых играют первую скрипку в профильных комитетах ИСО.

Сейчас разработкой стандартов для нашей отрасли в основном занимаются два технических комитета – TC46 (подкомитет SC11) и TC171 (подкомитеты SC2 и SC3), в которых работают «команды», представления которых об управлении документами не всегда совпадают.

На данном этапе важно не только оперативно переводить интересные международные стандарты, но и активно пропагандировать их. Пока свежие переведенные стандарты ИСО не станут неотъемлемым элементом всех программ подготовки и повышения квалификации специалистов в области управления документами и архивного дела, отдача от них будет не полная. Безусловно, очень полезно было бы российским специалистам поактивнее участвовать в работе ИСО, но здесь наши возможности ограничены – из-за отсутствия финансирования невозможно выезжать на проводимые за рубежом встречи разработчиков стандартов (и тогда остается лишь критиковать сделанное другими), и очень не хватает людей, хорошо владеющих мировыми языками.

Мы привели лишь часть интервью. Полностью запись беседы можно прочитать в №9 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

А о том, как Н.А. Храмцовская оценивает текущие результаты внедрения информационных технологий в области работы с документами в органах государственной власти, есть ли прорывы в автоматизации ДОУ и архивов и что тормозит их развитие, какие технологии при организации хранения документов в электронном виде эксперт считает передовыми и почему, и еще о многих других интересных аспектах ДОУ читайте во второй части интервью.

С Н.А. Храмцовской беседовала главный редактор журнала - Екатерина Губернская

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль