Секретарь на рабочем месте

3 октября 2014 781
Устроилась на новую работу. Здесь все по-новому: новый коллектив, новые требования к качеству и скорости работы. Я пока привыкаю, но понимаю, что долго раскачиваться не имею возможности. Подскажите какие-нибудь методы самоорганизации, чтобы начать выполнять все поручения вовремя и все успевать. Камилла, секретарь

Устроилась на новую работу. Здесь все по-новому: новый коллектив, новые требования к качеству и скорости работы. Я пока привыкаю, но понимаю, что долго раскачиваться не имею возможности. Подскажите какие-нибудь методы самоорганизации, чтобы начать выполнять все поручения вовремя и все успевать.

Камилла, секретарь

Для решения вашей проблемы предлагаем вам для начала ознакомиться с тремя способами самоорганизации.

Первый способ – планирование

Многие не любят планировать, но это связано с тем, что большинство людей не умеют и не знают, как правильно это делать, и потому не получают результатов, считая планирование бессмысленным и неработающим методом. Но на самом деле это самый простой и рабочий метод самоорганизации.

Для эффективного планирования требуется следовать следующим правилам:

  1. Планируйте небольшое количество дел на день, желательно 5-6, не больше.
    Когда человек видит огромный список дел, он не знает, за что браться, он сомневается, что все успеет сделать. В результате – никогда не выполняет все запланированное, а чаще всего делает меньше 50%, что негативно сказывается как на отношении к планированию, так и на отношение человека к самому себе.
  2. В плане всегда выделяйте главные и второстепенные задачи, соответственно, главные ставьте на первое место и выполняйте их первыми.
    Человеку свойственно отвлекаться на мелочи (они чаще всего проще в выполнении, не такие объемные и т.д.) и не делать главного по разным причинам: из-за страха, что не получится, из-за лени, потому что большой объем, а некоторые даже не знают, что считается главной задачей. Но если не выполнять главные задачи своевременно, то потом их придется выполнять в режиме «срочно», а это не способствует улучшению качества конечного продукта.

Читайте также:

Диета для мозга

Специалисты рекомендуют полезные пищевые продукты и комплекс упражнений для активизации мозга.

Если главная задача большая, разбейте ее на части и выполняйте каждую часть постепенно. Планируйте свои дела с вечера, т.е. в конце рабочего дня. Таким образом вы уже сразу создадите нужный настрой на следующий день, а утром при необходимости скорректируете план. Всегда старайтесь сначала составить общий план на неделю-две из главных задач, а потом, учитывая объем и важность каждой задачи, составлять планы на каждый день. Планируя дела, устанавливайте временные рамки, когда вы должны выполнить то или иное задание. В этом случае вам будет легче себя контролировать и держать задачу в фокусе. Незаконченные дела на сегодня обязательно переносите на завтра в первую очередь, чтобы случайно не забросить начатое. Утром обязательно перечитайте свой план, при этом читайте его с позитивным настроем, что вы все сегодня выполните легко, быстро и качественно. В течение дня держите план на виду.

В помощь к планированию можно использовать самоклеющиеся бумажки, разные функции и программы напоминания на телефоне и компьютере, в которых стоит записать главную задачу, а также дату и время, когда ее надо выполнить. Не забывайте удалять такие напоминания после выполнения задач.

Есть еще небольшая деталь. Чтобы планирование приносило больше удовольствия, купите себе красивый планинг/ежедневник/рабочий дневник и красивую ручку – это будет создавать хорошее настроение для этого занятия.

Второй способ – правильная организация времени

Здесь прежде всего стоит учесть несколько важных знаний:

  1. На каждое дело следует выделять определенное количество времени в зависимости от важности и сложности.
  2. Необходимо правильно распределять нагрузку.
    Например, важные дела лучше запланировать на первую половину дня, когда вы еще полны сил и энергии. В течение дня ваш мозг будет нагружаться информацией и могут возникнуть трудности с выполнением главной задачи просто потому, что вы устали. Во второй половине дня рекомендуется выполнять монотонную и механическую работу, не требующую больших мыслительных усилий, или несложные задачи.
  3. Обязательно нужно выделять время на перерывы и полноценный обед.

В идеале каждые час делайте 5-10-минутные перерывы: это повысит вашу работоспособность и не приведет к сильной утомляемости в конце дня. К тому же переключение внимания позволяет продолжить дело с большим энтузиазмом и внимательностью, которая притупляется, когда человек долго делает что-то без перерыва. Перерывы должны быть с пользой для здоровья и действительно направлены на отдых, а не просто на то, чтобы «убить время».

Как еще можно и нужно организовать свою работу и распланировать рабочее время вы узнаете в №10 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Главное – формируйте привычку самоорганизации, а для этого используйте вышеперечисленные способы не только на работе, но и в жизни.

Успехов вам!

Юлия Данилкина, психолог

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.18%
  • Делопроизводство 19.29%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.2%
  • Имидж секретаря 12.69%
  • Деловой этикет 13.71%
  • Карьерный рост 9.64%
  • Документооборот 21.32%
  • Электронный документооборот 18.27%
  • Архивное дело 80.2%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль