Хранение документов в электронном виде: проблемы и перспективы

8 октября 2014 1475
Переход на электронный документооборот начался в нашей стране сравнительно недавно, когда были утверждены первые нормативные и законодательные акты, предполагающие подготовку документов при помощи компьютерных технологий, применение электронной цифровой подписи при оформлении документов и осуществление обмена информацией в электронном виде.

Переход на электронный документооборот начался в нашей стране сравнительно недавно, когда были утверждены первые нормативные и законодательные акты, предполагающие подготовку документов при помощи компьютерных технологий, применение электронной цифровой подписи при оформлении документов и осуществление обмена информацией в электронном виде.

Однако за столь короткий в масштабе истории период уже сегодня можно констатировать существенные позитивные сдвиги и наблюдать значительные успехи в части построения взаимодействия организаций с такими контролирующими и проверяющими государственными организациями, как ИФНС, Банк России и др. Очевиден прогресс и в оказании ряда государственных услуг через соответствующие информационные ресурсы.

Отдельно стоит сказать о том, что переход на безбумажный документооборот становится все более масштабным в федеральных органах исполнительной власти, в муниципальных органах управления. Применение информационных технологий в этих сферах дает возможность работать с документами и информацией более динамично, эффективно решать вопросы внутреннего и внешнего взаимодействия.

Не остается в стороне и бизнес: все более популярными становятся ECM-системы, с помощью которых проще решать комплекс вопросов, связанных с повышением эффективности управления, созданием единого информационного пространства, гибким управлением процессами обработки документов. Иначе говоря, в настоящее время документы активно создаются и используются в электронном виде, количество автоматизированных процедур увеличивается, широко применяются технологии для быстрой и безопасной работы с информацией.

Можно уверенно говорить, что сегодня в полной мере назрел вопрос организации хранения электронных документов.

Почему вопрос хранения электронных документов является таким актуальным?

Отчасти потому, что далеко не все ECM-системы, которые сегодня можно отнести к классу корпоративных, могут похвастаться возможностями полноценной автоматизации архивной работы, включая обработку и организацию хранения электронных документов.

Такое положение дел может объясняться как отсутствием единого отечественного стандарта на современные СЭД, так и, как мы полагаем, тем, что работа архивных подразделений почти всегда лежит за чертой оперативной деятельности организации, что, скорее всего, приводит к недостаточности внимания акционеров и руководителей организаций к проблемам архивного хранения, а значит, и к внедрению информационных технологий в этом сегменте.

Вместе с тем, необходимо отметить, что с повышением интереса на уровне государства к применению информационных технологий при работе с документами, для многих крупных компаний, имеющих значительный документооборот и заинтересованных в оперативном поиске документов, в том числе находящихся на оперативном или архивном хранении, вопрос применения информационных технологий в архивной сфере вызывает все больший интерес.

Такой подход позволяет под другим углом смотреть на функционал информационных систем, используемых для автоматизации управленческих процедур, понимать значимость и необходимость применения информационных технологий во всех процессах работы с документами, включая: формирование номенклатуры дел, подготовку актов и описей, фиксацию факта передачи документов из подразделений на хранение, ведение учета выданных во временное пользование документов, осуществление работы по изменению сроков хранения документов, составление топологии хранения документов и дел в архиве, проведение изъятия документов или дел из архива и т. д.

Читайте также:

Последние тенденции в области делопроизводства

Интервью с Натальей Александровной Храмцовской – одним из ведущих российских специалистов в области управления документами и информацией.

Хочется верить, что в дальнейшем изменение ситуации с применением информационных технологий в области архивного хранения документов позволит организациям оптимизировать расходы, повысить контроль за сохранностью документов, решить вопрос оперативного поиска необходимой информации и документов.

Обозначенная нами проблема в меру своей актуальности неоднократно становилась темой для обсуждения на конференциях и форумах, посвященных вопросам электронного документооборота, применения информационных технологий в работе с документами и при организации хранения электронных документов. Стоит отметить, что появляются интересные разработки и проекты по хранению электронных документов, и есть компании, профессионально занимающиеся вопросами создания электронных архивов.

Что такое электронный документ?

Прежде чем продолжать разговор о том, как сегодня обстоят дела именно в области организации хранения электронных документов, нужно четко определить, что мы понимаем под термином электронный документ, в чем состоит отличие электронного документа от его аналога на бумажном носителе, а также обозначить, что и как следует хранить в электронных архивах.

В настоящее время нормативно-законодательная база предлагает несколько определений электронного документа. Так, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под электронным документом понимается «документ, информация которого представлена в электронной форме».

В Федеральном законе 149-ФЗ приводится следующее определение электронного документа: электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Вместе с тем, несмотря на различие в формулировках, можно уверенно говорить, что уже на уровне федеральных законов проводится четкая граница между документами, созданными и оформленными только в электронном виде, и оцифрованными документами (электронными копиями или электронными дубликатами документов), которые изначально оформлялись на бумажном носителе.

Так, в постановлении Правительства Москвы от 10.04.2007 № 249-ПП говорится: «электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники».

При этом «электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством, нормативными правовыми актами и владельцем информационной системы, в которой данный документ создается, используется и хранится, а также в регламенте информационного взаимодействия сторон, участвующих в электронном документообороте с использованием данного документа».

В постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» также проводится четкая грань между созданными в электронном виде и оцифрованными документами: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

  • электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
  • электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».

То есть согласно приведенной выше ссылке из законодательной базы, созданный в системе электронного документооборота электронный документ должен не только оформляться и использоваться в информационной системе, но и храниться в ней.

Более подробно о хранении электронных документов, нормах, тенденциях, возможностях и проблемах вы можете прочитать в №10 "Современные технологии документооборота и делопроизводства" за 2014 год.

Отечественным ученым и экспертам в области делопроизводства и архивного дела предстоит масштабная работа, заключающаяся не только в создании полноценной нормативной и законодательной базы, регулирующей вопросы хранения электронных документов, и решении проблемы с финансированием государственных архивов, но и затрагивающая вопросы внедрения новых технологий в работу архивных заведений, проведения переподготовки профильных специалистов, которые будут обеспечивать сохранность документов вне зависимости от того, в каком виде они были созданы.

Е.В. Романченко, канд. ист. наук, эксперт в сфере делопроизводства и электронного документооборота

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль