Взаимодействие СЭД с другими системами и приложениями предприятия

14 октября 2014 565
Почему СЭД должна работать в тесной интеграции с ERP, CRM, BPM и другими системами и приложениями? Начальник ДОУ, г. Барнаул

Почему СЭД должна работать в тесной интеграции с ERP, CRM, BPM и другими системами и приложениями?

Начальник ДОУ, г. Барнаул

В знакомой фразе «Кто владеет информацией, тот владеет миром» на самом деле заложен довольно глубокий смысл, нежели может показаться сначала. Не обладая достаточной информацией об объекте, его невозможно контролировать, а тем более управлять им. Чем больше будет собрано информации, тем эффективнее будет контроль и управление.

Когда все системы предприятия работают в связке, это позволяет быстрее получить руководителю (да и любому работнику) необходимую информацию для принятия стратегически важного решения.

Как правило, при интеграции систем СЭД играет роль трансфера информации между участниками информационного обмена, а также роль электронного архива предприятия.

Так, например, из ERP-системы можно открыть скан-образ счета или акта, находящегося в СЭД, или открыть текст договора, к которому был выписан счет, при этом саму СЭД загружать не нужно. Таким образом, ECM-система является основным связующим звеном всех корпоративных систем.

Кроме того, ERP- и CRM-системы, как правило, закупаются на ограниченное число пользователей. Одно рабочее место таких систем зачастую стоит дороже, чем рабочее место в СЭД. Экономия достигается за счет того, что часть информации пользователи будут изначально заполнять в СЭД, а далее она будет автоматически попадать в другие системы.

Например, в ERP-системе работает бухгалтерия предприятия, но часть информации по взаимодействию с контрагентами целесообразно заносить менеджерам, которые непосредственно сопровождают этого контрагента. Очевидно, менеджерам необходим доступ к ERP-системе: прямой или через бухгалтера, который будет сам заносить переданную информацию в систему. А можно выстроить процесс таким образом, что в ходе бизнес-процесса менеджер, работая с документами в СЭД, заносит информацию по взаимодействию с контрагентом в определенные параметры, а эта информация попадает в ERP-систему или любую другую. Получается, что менеджер работает только с одной системой, и бухгалтеру не нужно отвлекаться на то, чтобы внести информацию в свою систему.

Читайте также:

Разрабатываем технико-экономическое обоснование внедрения СЭД

ТЭО внедрения системы электронного документооборота (СЭД) – это документ, описывающий целесообразность создания какого-либо продукта/услуги.

Дополнительным плюсом при интеграции систем является ведение общих справочников, например, организации-контрагенты, работники, материальные ценности и т.д. Все изменения, произведенные в одной из систем, будут автоматически отображаться в других. Это существенно снижает затраты времени на занесение информации в разные системы.

Сравните: либо пользователь внесет информацию в одну систему и она отобразится во всех системах, либо информацию будут заносить отдельно в каждую систему. Таким образом, экономится время работников, которое они могут потратить на выполнение своих прямых обязанностей.

Неважно, какая из корпоративных систем занимает центральное место в бизнес-процессах предприятий – ECM или ERP. Это в большей степени зависит от бизнес-модели предприятия и даже от особенностей работы отдельных подразделений внутри него. Для промышленного предприятия это может быть ERP, для сферы услуг – ECM или даже CRM. Важно, чтобы каждое предприятие старалось максимально полно использовать функционал этих решений и как можно глубже интегрировать информационные системы в текущую бизнес-среду, чтобы упростить работу конечным пользователям, особенно тем, которым приходится взаимодействовать с несколькими системами.

Подробные ответы Елены Дмитриевой, руководителя проектов DIRECTUM, и других экспертов вы найдете в №10 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Гипермаркет профессиональной информации

Более подробную информацию с примерами читайте в журнале "Справочник секретаря и офис-менеджера"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль