• Главная страница
  • » Новости
  • » Участники процесса делопроизводства и их функции. Обучение работников делопроизводственным операциям

Участники процесса делопроизводства и их функции. Обучение работников делопроизводственным операциям

27 октября 2014 714
Стройная и упорядоченная система управления документами является одним из самых ярких показателей зрелости организации. Но начать пользоваться новой системой делопроизводства «с понедельника» не удастся: она требует постепенного и тщательно спланированного внедрения.

Стройная и упорядоченная система управления документами является одним из самых ярких показателей зрелости организации. Но начать пользоваться новой системой делопроизводства «с понедельника» не удастся: она требует постепенного и тщательно спланированного внедрения.

В этой статье рассмотрим довольно сложный аспект этой деятельности – обучение персонала работе с документами и разъяснение коллегам их функций и ролей при работе с документами.

Согласно п. 8.1 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами», «стратегия внедрения соответствующей системы управления документами может включать в себя:

  • проектирование системы управления документами;
  • документирование процессов функционирования системы управления документами;
  • подготовку сотрудников, работающих с документами;
  • конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы;
  • установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
  • определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия нормативной среде)».

Обратим внимание на третий пункт: «подготовка сотрудников, работающих с документами». Этот участок работы по внедрению новой системы ДОУ единственный, предполагающий прямую работу с персоналом организации, причем на всех уровнях. Человеческий фактор здесь будет силен как нигде. От службы ДОУ в организации требуется не только управление документами и создание регламентов в той сфере, но и постоянное обучение сотрудников работе с документами, оказание консультаций, составление методических пособий.

Читайте также:

Как пройти стажировку и остаться на работе?

При подборе квалифицированного персонала для компаний часто возникает проблема недостатка профессиональных специалистов высокого уровня

На практике готовить и обучать работе с документами приходится всех, начиная от вновь принятых на работу специалистов и заканчивая высшим руководством. При этом важно не перестараться и не дать коллегам лишней информации: они будут работать по своей профессии, а не в отделе делопроизводства, и большая часть узкоспециальной информации им не нужна. С другой стороны, работы с документами многим сотрудникам избежать не удастся, и она должна выполняться грамотно. Соблюсти баланс поможет понимание функций участников процессов делопроизводства. Что должен знать и уметь каждый их них, каковы его права и полномочия? Ответы на эти вопросы очень помогут в работе по оптимизации делопроизводства в компании.

Понимать, кто и как работает с документами, нужно и при внедрении системы электронного документооборота. Только зная до мелочей пути документов и состав команды коллег, которые работают с документами на разных этапах их пути, можно выстроить оптимальные документопотоки в организации.

Участники процессов делопроизводства и их функции

Выделим следующих участников процесса делопроизводства организации:

Автор документа– работник, создающий документ по собственной инициативе или по заданию руководства.

Исполнитель – работник, назначенный ответственным за исполнение задачи по документу.

Согласующее лицо – должностное лицо, которое рассматривает и оценивает тот аспект содержания проекта документа, который находится в пределах его компетенции.

Секретарь руководителя– работник, осуществляющий информационное, документационное, организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. Это связующее звено между руководством и исполнителями.

Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении – сотрудник организации, который наряду со своей основной работой ведет делопроизводство отдела.

Делопроизводитель – работник отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.п.). Сам он редко согласует или исполняет документы, время от времени создает их, но при этом через него ежедневно проходит информация обо всех документах, над которыми идет работа в организации.

Руководитель – в этой роли может выступать как глава организации, так и начальник отдела.

Функции участников процессов делопроизводства могут незначительно отличаться в разных организациях.

Непосредственно об обучении работников их делопроизводственным функциям вы сможете прочесть в №10 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Автор: специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгения Кожанова

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль