Аудит кадровой документации: методика проведения подготовительной работы

30 октября 2014 731
Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами. Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом. Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан.

Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами. Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом. Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан.

В настоящей статье мы рассмотрим вопросы организации проведения аудита кадровой документации и поделимся методикой его проведения.

Начнем с главного: что же следует понимать под аудитом кадровой документации?

Разные словари трактуют термин «аудит» по-разному.

Аудит, аудиторская проверка – процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта (словарь «Википедия»).

Читайте также:

Аудит делопроизводства в организации

Внутренний аудит дает возможность получить объективную оценку состояния делопроизводства, скорректировать внутренние процессы и избежать многих ошибок.

Как видно, аудит в теоретическом плане понимается довольно широко. На практике об аудите чаще говорят применительно к работе бухгалтерии. Согласно ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»: аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

Опираясь на это определение, можно сделать попытку переформулировать это понятие применительно к кадровой сфере следующим образом: аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.

Причины проведения аудита

Причины, по которым организация-работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны. Мы постарались объединить все причины в две большие группы:

«Мирные» причины:

  • при смене кадровиков;
  • при смене руководства кадровой службы;
  • при анализе деятельности кадровика;
  • при решении вопроса о пересмотре условий труда кадровика;
  • при изменении кадровой политики;
  • при изменении системы стимулирования;
  • при изменении автоматизированной системы учета;
  • при изменении объема работы кадровой службы и (или) отдельного специалиста;
  • при описании рабочего места и распределении обязанностей в кадровой службе;
  • при передаче функций ведения кадровой документации сторонним организациям;
  • при подготовке документации к архивному хранению

«Вынужденные» причины:

  • при включении организации в план проверок;
  • при угрозе обращения работника в контрольно-надзорные органы;
  • при угрозе обращения работника в судебный орган;
  • при смене высшего руководящего состава;
  • при реорганизации (в том числе покупке бизнеса);
  • при ликвидации;
  • при изменении организационной структуры;
  • после ЧП (стихийные бедствия и др.);
  • если аудит предусмотрен локальными нормативными актами;
  • при изменении законодательства (введении новых форм документов, новых процедур и др.);
  • при подготовке к получению «Сертификата доверия работодателю»

Как видно, даже перечень «мирных» причин довольно внушительный. Причем, нередко потребность в проведении аудита обуславливается сразу несколькими причинами.

Цели и задачи проведения аудита

К целям и задачам проведения аудита кадровой документации можно отнести следующие:

  • определение состава и наличия имеющейся кадровой документации;
  • определение системы кадрового учета, необходимость сделать вывод о ее эффективности;
  • проверка соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
  • выявление «пробелов» в кадровых документах и определение путей их ликвидации;
  • определение направления совершенствования работы с кадровой документацией;
  • оптимизация системы учета документации;
  • проведение предварительной работы по составлению графика документооборота;
  • определение объема работы с кадровой документацией;
  • определение состава работающих, выявление категорий «льготников»;
  • подготовка документов для архивного хранения;
  • создание целостного представления о системе делопроизводства в кадровой службе;
  • определение отношения кадровика к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Состав аудируемой документации

Один из наиболее сложных вопросов – определение состава аудируемой документации. Между тем, именно решение этого вопроса будет напрямую влиять и на количество затраченного времени, и на количество людских ресурсов, задействованных в мероприятии.

Таким образом, прежде чем приступать к проверке, определите, какие именно документы подлежат аудиту.

Состав аудируемой документации определяется:

  • целями и задачами аудита;
  • распоряжениями контрольно-надзорных органов;
  • ситуационным развитием событий;
  • характером конфликтной ситуации с работником;
  • пожеланиями (требованиями) кадровиков, коллег и руководства;
  • требованиями локальных нормативных актов и (или) законодательства.

Так, перечень документов, которые следует проверить, может содержаться в решении о назначении проверки в отношении работодателя. Либо работник может обратиться с жалобой по конкретному вопросу, и тогда понадобится тщательным образом «поднять» все документы, касающиеся этого дела. Нередко новое руководство ставит задачу перепроверить все документы, создававшиеся в кадровой службе. В локальных нормативных актах некоторых организаций (инструкциях по делопроизводству и т.п.) также задается периодичность обращения к аудиту (каждый год, один раз в несколько лет).

Как определить состав кадровой документации, сколько времени уделить аудиту, как рассчитать и оптимизировать время на аудит, что позволит сократить время, приглашать ли внешних экспертов и, наконец, как убедить директора, что проводимая вами работа заслуживает его одобрения и поддержки – обо всём этом вы сможете узнать в №10 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Вот основные шаги, которые следует пройти сотруднику, назначенному ответственным за проведение аудита кадровой документации. Помните, что большой путь начинается с маленького шага – дерзайте, и тогда следующее подобное мероприятие уже не будет вызывать у вас никаких трудностей.

Французова Л.В., практикующий юрист

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль