Школа практической психологии: «Незаменимый» секретарь

7 ноября 2014 794
Стоит ли стремиться к тому, чтобы вы стали незаменимой? Почему плохо, когда все вопросы сходятся на вашей персоне? Как сделать так, чтобы во время вашего отпуска или болезни офис продолжал успешно работать? Как при этом не потерять свою работу, а наоборот, укрепить хорошие отношения с руководителем?

Стоит ли стремиться к тому, чтобы вы стали незаменимой? Почему плохо, когда все вопросы сходятся на вашей персоне? Как сделать так, чтобы во время вашего отпуска или болезни офис продолжал успешно работать? Как при этом не потерять свою работу, а наоборот, укрепить хорошие отношения с руководителем?

Давайте попробуем разобраться с этими вопросами вместе.

Что делает сотрудника незаменимым?

Прежде всего, необходимо отметить, что незаменимость бывает двух основных видов: профессиональная и имитируемая. Профессиональная незаменимость возникает, когда человек – трудоголик, качественный специалист – умеет выстраивать отношения с нужными людьми, обладает информацией, которую не знают другие, и т.д. А имитируемая незаменимость – это когда сотрудник только делает вид, что без него все «рухнет». На самом деле для работы плох как первый вариант, так и второй. Во втором случае все вроде бы понятно – человек много и охотно рассказывает о своих успехах, делает вид сильной занятости. Но и первый случай тоже опасен тем, что однажды специалист может заболеть, уехать отдыхать, уйти из организации, и тогда некому будет справиться с его работой.

По определению «незаменимый» сотрудник – это тот, кого некем или сложно заменить. Когда мы говорим о секретаре или первом помощнике руководителя, то добавляется определенная специфика.

Опытный секретарь знает, как и когда подойти к боссу. Казалось бы – что в этом особенного? Но людей раздражают даже самые «невинные» мелочи.

Например, неуверенный тон голоса, трясущиеся от страха колени, взгляд, ожидающий неприятностей, «неподходящая» одежда и т.д.

Читайте также:

Личностно и профессионально важные качества секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя

Анализ основных личностных характеристик и прослеживание того, как именно личностно важные качества (ЛВК) трансформируются в профессионально важные качества (ПВК).

Успешные помощники руководителя стараются наладить особые отношения со своим шефом. Даже если руководитель отличается «несносным» характером, он понимает, что не на всех сотрудников можно кричать, и именно секретарь часто становится исключением из правил, выстраивая уважительные и профессиональные отношения с непростым человеком.

Помощник, который долгое время работает с руководителем, может буквально «читать мысли на лету»: он не задает «лишних» или «неудобных» вопросов, знает, как найти информацию, не отвлекая руководителя, а когда, наоборот, лучше лишний раз спросить, чем ошибиться. Этот человек в курсе не только служебных, но и личных дел своего начальника, он знает всех родственников (в том числе – по голосам), кого и в какое время можно пускать в кабинет (или соединять по телефону), а кого – нет, когда стоит предложить руководителю перекусить, в каком ресторане заказать еду, сколько времени должно пройти от приземления самолета до назначенной встречи и еще много разных мелких деталей.

Профессиональная незаменимость

Как распознать трудоголика? И где та тонкая грань, когда просто хороший и усердный сотрудник буквально «заболевает» работой?

Обратите внимание!

Работа не должна быть самоцелью. Для большинства людей работа – это способ самореализации, зарабатывания денег на жизнь, место для общения, однако работа не должна занимать собой всю жизнь целиком, вытесняя из нее отношения, семью, отдых, хобби и т.д. В противном случае наступает синдром профессионального выгорания.

Когда новый человек в компании хочет сделать карьеру, понятно его желание много и усердно работать, браться за сложные задания, испытывать себя на прочность. В молодости у многих, как правило, хорошее здоровье, и сложно понять, когда вы незаметно переходите грань, после которой ваше усердие начинает не помогать, а вредить.

Обычно люди, которые хотят сделать свою должность незаменимой, так замыкают на себе бизнес-процессы, что без них вся работа встает. Для организации это плохо. Но с другой стороны, сотрудник получает призрачную гарантию того, что его не уволят. Некоторым людям осознание собственной важности повышает самооценку – раз ко мне обращаются по каждой мелочи, значит, я нужный всем человек.

На практике это означает, что нет другого сотрудника, который мог бы вас мгновенно заменить в случае необходимости. Да, иногда в маленьких компаниях у каждого сотрудника свой функционал, но, тем не менее, даже в небольшой организации требуется дублирование функций, иначе работа становится неустойчивой.

Имитируемая незаменимость

Писатель Крис Морран в книге «Работа – не волк. Руководство для Профессионального Бездельника» описывает типаж, который вы наверняка видели хотя бы однажды. Типичный офисный бездельник делает все, чтобы создать вид напряженной работы (ИБД – имитация бурной деятельности). Очень полезно уметь быстро выявлять такого человека в коллективе, чтобы вовремя принимать соответствующие меры. Типичные признаки офисного бездельника: вечно озабоченный вид, постоянно звонящий телефон, на мониторе компьютера открыты десятки окон, на столе – кипы документов.

Важно знать!

Имитация бурной деятельности не означает, что человек вообще что-то делает. Результат его работы может быть равен нулю.

Как ни странно, иногда может быть полезно имитировать бурную деятельность, например, если вам нужно сделать так, чтобы человек, который просит вас сделать его работу за него, выполнил свои обязанности самостоятельно. Во всех остальных случаях это скорее вредит карьере, чем помогает ей. Так или иначе, окружающие со временем догадаются, что вы ничего не делаете, и последствия этого легко предсказуемы. Если вы замечаете, что ряд сотрудников притворяется, что работает, не спешите действовать: подумайте, соберите информацию из доступных источников – зачем таких людей держат на работе? Возможно, они чьи-то родственники или знакомые?

Как избавиться от своей незаменимости, о психологических причинах незаменимости, о том каков же идеальный помощник руководителя вы узнаете в №10 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

В этой статье мы говорили о том, кто такой незаменимый секретарь, чем это хорошо, а чем плохо. Надеюсь, что вы нашли для себя интересные практические моменты и мысли, над которыми стоит подумать. В следующем выпуске будет обсуждаться тема «Зачем нужен порядок в офисе и как его создавать». Порядок – это хорошо, беспорядок – плохо. К этому нас приучают с самого детства. В новой публикации речь пойдет о том, как не просто поддерживать порядок, а создавать такие системы, когда работа идет с минимальными усилиями, а порядок поддерживается «сам собой».

Читайте в декабрьском номере!

Инна Иголкина, психолог, бизнес-тренер, преп. Школы помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль