Разработка примерных номенклатур дел

1 декабря 2014 2564
На федеральном уровне делопроизводства примерные номенклатуры дел составляются по отраслям (для ВУЗов, нотариусов и т.п.). А для чего она нужна отдельно взятой коммерческой организации?

На федеральном уровне делопроизводства примерные номенклатуры дел составляются по отраслям (для ВУЗов, нотариусов и т.п.). А для чего она нужна отдельно взятой коммерческой организации?

Нужна и очень полезна, но только в том случае, если у организации имеется филиальная сеть. Примерная номенклатура поможет филиалам составить индивидуальные номенклатуры дел, а службе ДОУ центрального офиса облегчит управление документами обособленных подразделений. Таким образом, если начальник службы ДОУ ставит своей целью наличие полноценной номенклатуры дел в каждом филиале организации, то разработка примерной номенклатуры дел (одной на всех) будет первым шагом на пути к этой цели.

Что такое примерная номенклатура дел организации?

Примерная номенклатура дел организации устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер (Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, п. 3.4.4).

Читайте также:

Номенклатура дел организации: от идеи к реализации

Номенклатура дел организации – систематизированный перечень наименований дел, планируемых к формированию в структурных подразделениях организации, оформленный в установленном порядке.

В качестве образца примерной номенклатуры дел можно привести Примерную номенклатуру дел высшего учебного заведения (совместно с Методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утв. Минобразованием РФ 11.05.1999). Как известно, в России множество вузов самых разных направлений, размера, специализации, уровня и т.д. Но при этом состав их документов однороден, поэтому каждый вуз может взять примерную номенклатуру дел и использовать ее в качестве основы при составлении собственной номенклатуры дел.

Какие преимущества даст центральной службе ДОУ примерная номенклатура дел организации, составленная для ее филиалов?

Во-первых, делопроизводителям филиалов будет легче составить индивидуальные номенклатуры.

Во-вторых, номенклатуры дел филиалов, составленные на основе примерной, будут единообразны.

В-третьих, качество номенклатур дел филиалов прямо пропорционально качеству примерной номенклатуры дел организации. Другими словами, если начальник службы ДОУ хочет видеть грамотно составленные номенклатуры дел в филиалах, а в них – адекватные и одинаковые у всех сроки хранения документов, он должен приложить усилия для создания одной примерной номенклатуры.

Приступаем к работе

Порядок работы над примерной номенклатурой дел ничем не отличается от порядка работы над любым другим локальным нормативным актом. Сначала принимается решение о разработке номенклатуры, которое закрепляется в приказе по основной деятельности. Затем исполнитель совершает все необходимые подготовительные действия и готовит проект документа. Проект проходит процедуры согласования и утверждения, после чего вводится в действие.

Первый этап при составлении примерной номенклатуры дел для филиалов – изучение качественного и количественного состава документов обособленных подразделений.

Сбор информации осуществляется довольно легко. В адрес руководителей филиалов составляется служебная записка или информационное письмо, в зависимости от того, какая форма внутренней коммуникации принята в компании. В этом документе руководителю предлагается заполнить опросный лист или таблицу, из которой станет очевидным, какие именно документы и в каком количестве создаются и используются в повседневной деятельности филиала.

На основании сводного анализа заполненных опросных листов и составляется перечень заголовков дел примерной номенклатуры.

Более подробную информацию о структуре, заголовках дел и сроках хранения, разработке индивидуальной номенклатуры филиала, а также образцы примерной номенклатуры дел иприказа о разработке примерной номенклатуры дел для организации с филиальной сетью вы найдете в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Таким образом, главная цель примерной номенклатуры дел – облегчить жизнь начальнику службы ДОУ, которому раньше приходилось в конце года скрупулезно вычитывать и править номенклатуры филиалов. На основе примерной номенклатуры филиалы без труда составят собственные, в которых дела будут иметь правильные заголовки, а сроки их хранения не станут «разбегаться» на отрезке от 5 до 75 лет.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль