Школа практической психологии: Зачем нужен порядок в офисе и как его создавать?

4 декабря 2014 743
Порядок – это хорошо, беспорядок – плохо. К этому нас приучают с самого детства. В этой статье речь пойдет о том, как не просто наводить порядок, а создавать такие системы, когда работа происходит с минимальными усилиями, а порядок поддерживается «сам собой».

Порядок – это хорошо, беспорядок – плохо. К этому нас приучают с самого детства. В этой статье речь пойдет о том, как не просто наводить порядок в офисе, а создавать такие системы, когда работа происходит с минимальными усилиями, а порядок поддерживается «сам собой».

Что такое «идеальный порядок»?

Как утверждает Википедия, идеальный порядок – это «гармоничное, ожидаемое, предсказуемое состояние или расположение чего-либо». Казалось бы, о чем тут можно говорить, если и так все понятно? Однако если задуматься, оказывается, что не все так просто.

Случалось ли вам приходить в гости и восхищаться тем, как выглядит чья-то квартира, а потом, придя домой, осознать, что вы лично в таком жилище вряд ли чувствовали бы себя комфортно? К сожалению, просчеты случаются не только при ремонте частных квартир, но и когда для создания нового имиджа привлекают специалистов.

В одной компании мне рассказывали, что после ремонта ее сотрудники стали чаще брать больничные, у них постоянно болела голова. Стены офиса компании после ремонта стали оранжевого цвета и приобрели ломаные конфигурации, на потолке появилась неоновая подсветка, кроме того, фоном в офисе постоянно звучала странная музыка…и больше ничего не изменилось. Но, судя по отзывам сотрудников, новый имидж компании после ремонта не пошел ей на пользу.

Важно знать!

Наведение порядка в офисе начинается с ремонта. Очень сложно наводить порядок, если ремонт проводился «для галочки», например, с потолка падают плитки потолочных перекрытий, ковер грязный, провода висят и т.д.

Читайте также:

Тайм-менеджмент для персонального помощника: как расставить приоритеты и все успеть

Без четкого и осознанного планирования рабочего и личного времени невозможно стать успешным и эффективным специалистом.

Помощник руководителя, как правило, приходит на работу, когда там уже многое было сделано до него. И ему необходимо подстраиваться под уже имеющуюся ситуацию, и только спустя какое-то время у него появляется возможность начать ее постепенно менять.

Важно, чтобы офис соответствовал уровню и статусу организации. В этом случае не надо жалеть деньги компании, если руководитель считает, что имидж – это важно. Одно дело – ваша личная квартира и ее ремонт, другое – офис. Суммы, затраченные на ремонт, могут отличаться на единицу площади в десятки, а то и сотни раз!

Порядок – это и такая система работы, которая не перегружает прежде всего вас и вашего начальника. Один из показателей – это темп, в котором работает компания. Быстро – не значит в суете.

Например, недавно я заказывала чехол для мобильного телефона, и буквально меньше чем через 10 минут после размещения заказа по электронной почте пришел номер почтового отправления – так быстро и качественно сработала зарубежная компания!

Чем выше темп, тем важнее становится предсказуемость, когда каждый сотрудник четко знает, что и в какую секунду ему делать, что и где взять, куда положить и т.д.

С чего начинать наведение порядка?

Для начала давайте разделим два процесса: текущую и генеральную уборку. Для «текучки» желательно приобретать подходящее канцелярское оборудование.

Практическое задание:

Еще раз ознакомьтесь с ассортиментом товаров, которые предлагают соответствующие фирмы для организации удобной работы в офисе. Знаете ли вы, что подставка под монитор или удобное кресло способны уберечь вас от шейного остеохондроза? Составьте список тех предметов, которые могли бы облегчить вашу работу, сделать ваше место более эргономичным и удобным.

Желательно выделять время для уборки не только каждый день, но и в конце небольших производственных циклов – как только закончили работать с определенной группой бумаг, сразу же убрали за собой беспорядок.

Может показаться, что это невозможно. Однако часто то, что раньше казалось нереальным, при определенном подходе технически довольно просто реализуется.

Генеральная уборка требует значительно больше времени, чем текущая. Желательно ставить ее в план тогда, когда спадает рабочее напряжение, например, перед длинными праздниками или когда начальник уезжает в отпуск и т.д. Во время генеральной уборки полезно взглянуть на свой кабинет свежим взглядом случайного посетителя. Если вам жалко расставаться с некоторыми вещами, можно попросить кого-нибудь вам помочь. Обычно посторонние люди склонны выбрасывать намного больше того, чем вы можете выбросить сами.

Более подробно о личных привычках и рабочих требованиях, о 5 японских «S», а также о том, когда надо остановиться, чтобы не стать рабом порядка мы расскажем в №12 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Мы поговорили о том, что такое порядок в офисе и как его правильно наводить с наименьшими затратами и наибольшей отдачей. Вы можете применить эти советы не только на работе, но и дома, где они так же успешно работают, ежедневно принося вам пользу.

В следующем выпуске будет обсуждаться тема «Чем личная эффективность отличается от профессиональной эффективности?». Стремление стать лучше – похвально. Но «лучше» – это как? И для кого? В новом номере мы обсудим, на какие моменты следует обращать внимание, чтобы стать успешным помощником руководителя. Читайте в январском выпуске!

Инна Иголкина, психолог, бизнес-тренер, преп. Школы помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 7.33%
  • Делопроизводство 14.67%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.33%
  • Имидж секретаря 11.33%
  • Деловой этикет 11.33%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 16%
  • Электронный документооборот 14%
  • Архивное дело 79.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль