Критерии оценки СЭД. Практические советы по выбору системы для автоматизации документооборота

10 декабря 2014 1133
Теме выбора систем электронного документооборота посвящено много публикаций, исследований, докладов на форумах и конференциях. Вместе с тем, когда необходимо выбрать систему в каждом конкретном случае, речь заходит о целях и задачах, которые определенная компания хочет достичь или решить путем автоматизации процессов и процедур.

Теме выбора систем электронного документооборота посвящено много публикаций, исследований, докладов на форумах и конференциях. Вместе с тем, когда необходимо выбрать систему в каждом конкретном случае, речь заходит о целях и задачах, которые определенная компания хочет достичь или решить путем автоматизации процессов и процедур.

Попытаемся еще раз посмотреть на проблему выбора системы электронного документооборота (далее – СЭД) глазами заказчика, обозначить и кратко описать основные критерии выбора.

Итак, среди основных критериев, по которым наиболее часто на практике проводится выбор информационной системы для автоматизации документооборота, можно назвать:

  • автоматизацию работы необходимого количества пользователей в комплексе с выполнением требований по быстродействию, отказоустойчивости, безопасности;
  • автоматизацию определенного перечня процессов и процедур (определение потенциальной области автоматизации);
  • организацию удаленной работы пользователей с документами и информацией;
  • необходимость интеграции новой системы в информационную среду компании (множество вариантов решения в зависимости от целей);
  • организацию хранения большого массива документов и информации в электронном виде;
  • возможность применения «облачных» технологий в комплексе с выполнением условий по информационной безопасности;
  • необходимость организации удаленной работы пользователей (речь идет о территориально распределенной структуре компании);
  • необходимость автоматизации документооборота компании со сложной структурой управления (корпорации, холдинги);
  • наличие профессиональной проектной команды у компании ‒ поставщика решения;
  • возможность предоставления услуг по технической поддержке;
  • сроки реализации проекта;
  • стоимость владения системой;
  • дружественность интерфейса и др.

Рассмотрим более подробно каждый из критериев выбора системы.

Автоматизация работы необходимого количества пользователей

По сути, речь идет об одном из ключевых критериев, который поможет выбрать для организации или компании систему нужного класса. В данном случае мы говорим не только о том, что важно определить, какое количество пользователей должно одномоментно работать в информационной системе, но и о том, что система должна позволять автоматизировать необходимое количество процессов, которые эти пользователи выполняют. При этом система должна работать быстро (скорость отклика на каждое действие должна быть четко определена), без значительных сбоев и потерь данных. В противном случае, как показывает практика, автоматизация не только не принесет нужного результата, а наоборот, может стать причиной многих проблем в компании.

Читайте также:

Разница при внедрении СЭД между государственными заказчиками и клиентами корпоративного сектора

Существует ли разница между государственными заказчиками и клиентами корпоративного сектора? Каковы приоритеты внедрения СЭД в каждом случае?

Так, если рассматривать потребность автоматизации основных процессов управления документами (регистрация входящей и исходящей корреспонденции; согласование, регистрация и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, работа с договорными документами) большого количества пользователей (1000 человек и более), то становится очевидным, что с решением такой задачи может справиться далеко не каждая СЭД. Такая задача «по плечу» системам корпоративного класса, поскольку данные СЭД не только предоставляют возможность большому количеству пользователей одновременно создавать, согласовывать, регистрировать документы, обращаться к ним, работать с системой поиска, но и позволяют хранить значительные массивы данных и информации, гибко управлять ими (менять маршруты их движения и условия работы с ними при необходимости).

Стоит сказать, что при внедрении системы важно не только проанализировать и понять, сколько пользователей будет работать в СЭД, но и определить, какие роли каждый из них будет выполнять. От того, насколько полноценно и корректно будет проведена эта работа, будет зависеть не только настройка системы, но и, возможно, стоимость лицензий.

Так, многие современные СЭД позволяют стандартно организовать работу с документами разным группам пользователей.

  1. Непосредственным участникам процедур и процессов управления документами.
  2. Сотрудникам, задействованным в сопровождении и технической поддержке системы.

Стоит сказать, что в каждом конкретном случае группы пользователей или технического персонала, работающего с системой, определяются в зависимости от целей и задач, которые ставятся при реализации проекта.

Полагаем, что стоит дополнительно несколько слов сказать о таких критериях выбора СЭД, как быстродействие и отказоустойчивость.

Скорость работы подходящей по классу системы напрямую зависит не только от самой системы и сделанных в ней настроек, но и от ИТ-инфраструктуры (от серверной части, от персональных компьютеров и базового программного обеспечения, которое на них установлено, от сетей и сетевого оборудования). То есть данный критерий является важнейшим с точки зрения организации использования системы, и его необходимо рассматривать комплексно. При этом желательно еще на подготовительном этапе (когда выбор и внедрение системы только планируется) этот критерий учесть при формировании требований, причем к их составлению желательно привлекать профессионалов, специализирующихся в области ИТ-технологий и информационной безопасности, поскольку игнорирование их мнения ведет к срыву проекта.

Вместе с тем, стоит отметить, что критерий, включающий требования по автоматизации работы заданного количества пользователей (включая учет требований по безопасности и отказоустойчивости системы), не является единственно важным при выборе СЭД, поскольку каждая компания при выборе и внедрении системы ставит свои цели.

Так что еще одним важным критерием выбора системы является потенциальная область автоматизации или выработка понимания, какие именно процессы и процедуры компании нужно автоматизировать в результате внедрения конкретной СЭД.

Более подробно об автоматизации четко установленного перечня процессов и процедур, организации удаленной работы пользователей с документами и информацией, интеграции СЭД в информационную среду компании, создании единого информационного пространства, организации хранения большого массива документов и информации в электронном виде, необходимости автоматизации документооборота компании со сложной структурой управления (корпорации, холдинги), возможности применения облачных технологий в комплексе с выполнением условий по информационной безопасности, а также о многом другом вы можете узнать в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Какие бы цели и задачи ни ставились перед проектной командой при реализации проекта по автоматизации документооборота, к решению вопроса следует подходить комплексно, всесторонне анализируя и тщательно подбирая критерии, на основании которых будет проводиться выбор и последующее внедрение СЭД, а также детально прописывая их параметры.

Е.В. Романченко, канд. ист. наук, эксперт в сфере делопроизводства и электронного документооборота



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.65%
  • Делопроизводство 18.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.62%
  • Имидж секретаря 12.14%
  • Деловой этикет 13.11%
  • Карьерный рост 9.22%
  • Документооборот 20.39%
  • Электронный документооборот 17.48%
  • Архивное дело 81.07%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль