Хранение переписки с организациями в электронном виде в базе Lotus

26 декабря 2014 575
Можно ли переписку с организациями хранить в электронном виде в базе Lotus, а не оформлять в дело «Переписка ...» в бумажном варианте? Делопроизводитель, г. Электросталь

Можно ли переписку с организациями хранить в электронном виде в базе Lotus, а не оформлять в дело «Переписка ...» в бумажном варианте?

Делопроизводитель, г. Электросталь

Все зависит о того, в какой форме письмо пришло к вам. Если письмо поступило в электронной форме, например, по электронной почте в виде электронной копии документа на бумажном носителе (скан-копии), и подлинник на бумаге вам не досылался, то, конечно, вы можете хранить документ в электронном виде; мало того, его даже нужно хранить именно в электронном виде, если у вас есть информационная система, поддерживающая вашу работу. При этом нужно иметь в виду, что в соответствии с действующим законодательством (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 11, п. 4) «…обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

Если письмо носит чисто информационный характер, последствий можно не опасаться, но если письмо юридически значимо для вас, вам нужен подлинник на бумаге, а значит, вам все равно придется хранить переписку на бумаге.

Читайте также:

Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте

E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

Несколько другая ситуация складывается в случае, если вы получили письмо на бумажном носителе: тогда вы сами можете его отсканировать и ввести в систему уже в виде электронной копии, но при этом вы все равно должны хранить подлинник на бумаге, так как это юридически значимый документ, и именно подлинник, поступивший к вам, должен храниться в течение установленного срока. Таким образом, получается, что вы все равно должны хранить документы на бумажном носителе и в электронном виде (в данном случае они являются копиями). Перейти к хранению переписки только в электронном виде можно будет только тогда, когда мы перейдем к безбумажному межведомственному (межкорпоративному) документообороту. Для этого требуется не только внедрение электронной подписи в организациях, но и принятие ряда нормативных документов по стране в целом.

Ответ В.Ф. Янковой, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, вы можете прочитать в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль