Первые этапы делопроизводства в организации

2 февраля 2015 598
Когда организация еще очень молода, болезни роста в ней неизбежны. Далеко не последняя по значению среди них – беспорядок в бумагах и полное отсутствие системы работы с документами.

Когда организация еще очень молода, болезни роста в ней неизбежны. Далеко не последняя по значению среди них – беспорядок в бумагах и полное отсутствие системы работы с документами.

Руководителю (и часто одновременно собственнику) в первые годы развития бизнеса совершенно не до этого, ему хватает других проблем. А пока решаются «другие проблемы», документы копятся, расходятся по офису, теряются. В статье мы расскажем вам о том, что может сделать секретарь на этом этапе и как заложить основу будущей эффективной системы делопроизводства.

Еще одна проблема раннего периода развития организации – многофункциональность персонала. Секретарь может быть одновременно и менеджером по АХО, и кадровиком, и даже выполнять простейшие бухгалтерские функции. Все это не имеет отношения ни к ДОУ, ни к работе секретаря, поэтому сосредоточимся только на функции делопроизводства.

Представим в таблице задачи секретаря, взявшегося за формирование основ системы делопроизводства в компании:

Область ДОУ

Задачи

Создание документов

  • разработать и ввести в действие единый стиль оформления документов;
  • унифицировать тексты типовых документов;
  • учитывать создаваемые и поступающие документы

Документооборот

  • отслеживать маршруты документов в организации;
  • заложить основы будущей системы контроля исполнения документов

Хранение документов

  • создать номенклатуру дел и определить сроки хранения существующих документов;
  • хранить законченные делопроизводством документы в соответствии с номенклатурой дел

Регламентирование

  • создать локальный нормативный акт по делопроизводству

Мы сознательно не нумеровали перечисленные задачи. Среди них нет тех, которые должны быть выполнены в первую или во вторую очередь. Работа должна вестись ежедневно и постепенно сразу во всех направлениях. Пожалуй, к регламентированию стоит приступать лишь тогда, когда у организации будет более четкое видение собственной системы работы с документами.

Нормативная база

Нормативные документы, которые помогут секретарю в этой работе:

Читайте также:

От управления документами к информационному менеджменту

Какие возможности открываются перед специалистами в области документационного управления?

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 6.30-2003).
  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее Методические рекомендации).
  • «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее Основные правила).
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

Разработка единого стиля оформления документов

Имеется в виду разработка и введение в действие единых бланков организации для писем и конкретных видов документов. Без них разнообразие стилей и форм оформления служебных документов будет поражать воображение и ограничиваться только художественным вкусом и фантазией исполнителей. Это нужно пресечь, приведя все документы организации к единому стилю оформления.

О том, как составить бланки документов и какие реквизиты расположить на них, подробно информирует ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации к нему.

Минимальный набор бланков организации в первые годы работы включает в себя:

  • бланк письма;
  • бланк служебной записки;
  • бланк приказа по основной деятельности.

Готовые бланки в электронном виде удобнее всего выложить в локальную сеть организации.

Более подробную информацию об унификации текстов типовых документов, маршрутах документов в организации, контроле исполнения документов, определении сроков исполнения задачи, создании номенклатуры дел, хранении документов, законченных делопроизводством, регламентировании порядка работы с документами, а также конкретные примеры вы найдете в №2 2015 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Мы рассмотрели основные действия, которые нужно предпринять секретарю в сфере ДОУ на ранних этапах развития организации. Очень важно помнить, что заложить будущую систему делопроизводства и привить компании культуру грамотной работы с информацией легче всего именно сейчас, когда документов относительно немного.

Е.Н. Кожанова специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль