Восстановление документации: методика работы

16 февраля 2015 475
Восстановить любой документ не просто, а подчас даже и невозможно. И, может быть, многие из вас сталкивались с тем, что в организации при проверке наличия документации внезапно выясняется, что документ вообще никогда не создавался… Как быть в такой ситуации?

Восстановить любой документ не просто, а подчас даже и невозможно. И, может быть, многие из вас сталкивались с тем, что в организации при проверке наличия документации внезапно выясняется, что документ вообще никогда не создавался… Как быть в такой ситуации?

У вас никогда не пропадали, не портились и не растаскивались без возврата коллегами документы? Тогда вы просто идеальный секретарь, и вашу службу можно только похвалить! Однако все-таки не каждый «канцелярский» работник может похвастаться такими успехами. А потому поговорим о том, что необходимо предпринять, если документ исчез и требуется его восстановление.

В качестве примера остановимся в этой статье на документах по личному составу, т.к. именно эта группа документации представляет наибольшее значение для государства и ее граждан, для всех нас.

Как обнаружить, что документа не хватает?

Придется это выявить экспериментальным путем. Обнаружить отсутствующий документ можно, если:

  • требуется создать его ввиду прямого указания в законе;
  • он сохранился в виде копии (как заверенной, так и не заверенной);
  • документ упомянут в качестве приложения к «базовому»;
  • он заявлен в виде ссылки в других документах;
  • он занесен в журнал (книгу) учета документации.

Что включает восстановление документации?

Полагаем, что проблема восстановления сводится к следующим действиям:

  • создание недостающих документов;
  • корректировка содержания и оформления имеющихся документов;
  • восстановление отсутствующих документов.

Наверное, не совсем корректно говорить о «восстановлении» тех документов, которые никогда не существовали. Тем не менее, на практике можно обнаружить в учетных формах упоминание о несуществующих документах.

Читайте также:

Проверка структурных подразделений на предмет сохранности документов

У нас на предприятии нет архива. Как провести проверку в структурных подразделениях на предмет сохранности документов? С чего нужно начинать?

Как правило, так бывает тогда, когда планировалось создать некий документ и о нем поспешили внести сведения, скажем, в журнал регистрации исходящих документов, а через некоторое время приняли решение вообще документ не создавать, а разрешить проблему, например, в телефонной беседе. И вот остались «следы» этого несуществующего документа только в журнале учета. Вы так не делаете? Хорошо, значит, вы не будете заставлять ваших преемников искать то, что никогда не создавалось.

А вот и другая проблема: документ создан настолько неграмотно, некорректно, без учета существующих правил, что хочется его полностью переделать.

Давайте вспомним, когда наиболее часто возникает потребность в восстановлении документов? Чем обусловлена необходимость проведения подобной работы? Как вы сами это формулируете? Ваши коллеги рассуждают так:

  • «пришел новый начальник»;
  • «скоро проверка»;
  • «хочу, чтобы все убедились в моем профессионализме»;
  • «это укрепит мой авторитет»;
  • «дадут премию»;
  • «будет аттестация, надо сделать что-то значимое»;
  • «Иванов (Петров, Сидоров) нажаловался в …»;
  • «требуют налоговики (партнеры, банк, архив)»;
  • «поставили новую программу»;
  • «случилось ЧП»;
  • «надо, чтобы было».

Более подробную информацию о целях и задачах, принципах восстановления документации, аудите документации и плане предстоящей работы, о том, что же можно доверить новичкам и сколько времени выделить на работу по восстановлению документации, а также как построить работу таким образом, чтобы оптимизировать временные и людские затраты на восстановление документации вы узнаете в №2 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Документы исчезли у коллег? Не отказывайтесь им помочь! Так вы расширите собственное представление о той документации, с которой еще не работали (вдруг пригодится в будущем?), да и коллеги обязательно отметят вашу компетентность и, скорее всего, расскажут о ваших заслугах руководству.

Конечно, как видно из нашей статьи, восстановление документов – работа довольно сложная и кропотливая, но крайне необходимая, и если вы провели ее в рамках всей организации, то можете с уверенностью говорить, что теперь знаете о документации абсолютно все!

Французова Л.В., практикующий юрист



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль