Техника преодоления сопротивления изменениям, связанным с внедрением СЭД

19 февраля 2015 504
Мы с вами живем в период стремительных перемен, затронувших политические, социальные и экономические системы страны, различные сферы бизнеса, технологии. О том, как преодолеть сопротивление изменениям, связанным с внедрением СЭД в организации, читайте в статье.

Мы с вами живем в период стремительных перемен, затронувших политические, социальные и экономические системы страны, различные сферы бизнеса, технологии. О том, как преодолеть сопротивление изменениям, связанным с внедрением СЭД в организации, читайте в статье.

Изменения происходят здесь и сейчас, в каждой компании; спланированные или спонтанные нововведения не могут не касаться и интересов конкретных людей. Каждый оценивает эти новшества через призму личных ощущений, мнений, опыта. От реакции сотрудников на перемены зависит успех или провал идеи, проекта в целом.

Читайте также:

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Поколение – это группа людей, рожденных в определенный период и имеющих схожие ценности.

Любое нововведение в компании влечет за собой изменение привычных стандартов работы, шаблонов поведения в штатных ситуациях. Перемены настораживают сотрудников, и часто эмоции, связанные с ними, подобны переживанию личного горя: сначала происходит полное или частичное их отрицание, затем новая реальность принимается, а завершающим этапом становится адаптация к измененной картине мира.

Внедрение в компании системы электронного документооборота не является исключением, поскольку СЭД предполагает новые способы корпоративной коммуникации, автоматизацию бизнес-процессов, да и в целом меняет сложившееся представление о делопроизводстве как о бюрократическом процессе.

Причины сопротивления изменениям

Нередко мы можем наблюдать следующую картину: СЭД выбрана, причем программный комплекс отвечает нуждам компании, соблюдены все этапы внедрения проекта, однако предполагаемый результат все же не достигнут. Причиной этого может быть сопротивление сотрудников компании – открытое или скрытое противодействие внедрению новой технологии, полное или частичное ее неприятие.

К причинам сопротивления изменениям можно отнести следующие:

  • Узкособственнические интересы. Если работник убежден, что после внедрения СЭД он может потерять что-то ценное (статус, свободу действий, премию), если его одолевает страх, что не будут востребованы его деловые качества и профессиональные навыки, то даже в случае осознания им пользы от изменений в целом для организации он будет оказывать сопротивление.
  • Отсутствие понимания необходимости внедрения и недостаток доверия к руководству. К сожалению, далеко не каждая организация может похвастаться высоким уровнем доверия между руководством и подчиненными, из-за чего у сотрудников отсутствует понимание необходимости внедрения системы или же у них имеется искаженное видение причин и целей ее использования. Так, персонал может расценивать СЭД как способ тотального контроля за бизнес-процессами и соблюдением режима труда.
  • Различия в оценке ситуации. Распространена ситуация, когда восприятие новой идеи руководящим звеном и сотрудниками, осуществляющими внедрение СЭД, отличается от восприятия этой идеи персоналом, который будет впоследствии работать с системой. Причиной этого зачастую является недостаточная информированность и невовлеченность сотрудников в процесс, в связи с чем идея использования программы воспринимается ими как чужеродная и насильственно насаждаемая.
  • Низкий уровень готовности к изменениям. У каждого сотрудника есть свой предел терпимости к нововведениям, но у одних он гораздо ниже, чем у других. СЭД выступает не только как первоклассное орудие труда, но также и как базис для изменения в лучшую сторону форм и методов управления и повышения квалификации управленческого персонала. Но если у человека имеется личная неприязнь к изменениям, то, даже осознавая этот факт, он может оказывать сопротивление, не желая овладевать новыми навыками или отказываться от привычного уклада трудовой деятельности.
  • Влияние коллег. Сотрудники существуют в компании не изолированно друг от друга. Жизнь организации построена на коммуникациях – формальных и неформальных, поэтому индивид или группа людей могут попадать под влияние других коллег. Личная неприязнь к СЭД одного работника может перерасти в общее сопротивление изменениям, которое преодолеть уже значительно сложнее.
  • Усталость от изменений. В период стремительного развития ИТ-индустрии изменения являются постоянными спутниками организации, сулящими повышение уровня ее конкурентоспособности и производительности труда. Однако внедрение тех или иных новшеств часто воспринимается сотрудниками только как дань моде. В связи с чем возникает феномен скрытого сопротивления, когда сотрудники, ранее принимавшие активное участие во внедрении инновационных проектов, публично не высказывают негативного отношения к СЭД, но в то же время не проявляют внимания к ее внедрению и не прилагают должных усилий для ее успешной реализации.
  • Предыдущий неудачный опыт изменений. Стремясь к модернизации трудовых процессов, руководители принимают решения о внедрении новых идей и технологий. Если сотрудники пострадали от ранее проведенных неудачно спланированных изменений, то, скорее всего, к СЭД они отнесутся с недоверием и будут оказывать сопротивление внедрению.

Более подробно о формах сопротивления, преодолении сопротивления, о проведении тренингов, а также о примерной программе тренинга читайте в №2 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Итак, основное резюме нашей статьи: психологическая неготовность персонала, его негативное отношение к идее электронного документооборота может служить причиной провала проекта внедрения СЭД. Преодолеть сопротивление, связанное с внедрением СЭД в организации, можно разными способами, наиболее актуальные из них: информирование, вовлечение персонала в процесс внедрения и обучение. Обучение является самым действенным методом. Для компании особенно эффективна такая форма обучения, как тренинг, поскольку его участники активно вовлечены в процесс, «проигрывая» во время тренинга те или иные ситуации и получая реальный опыт. Предложенная автором программа тренинга по преодолению сопротивления внедрению СЭД является апробированной методикой, которая может быть использована в практике работы разных организаций.

И.А. Шияневская, менеджер проектов



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль