• Главная страница
  • » Новости
  • » Школа практической психологии: Правило Парето 80/20, или Как научиться понимать, что на самом деле важно в вашей работе

Школа практической психологии: Правило Парето 80/20, или Как научиться понимать, что на самом деле важно в вашей работе

10 марта 2015 540
Для многих помощников руководителей и секретарей день кажется чередой бесконечных дел. Как разобраться в том, какие из них на самом деле дают максимальную отдачу при небольшом усилии, а какие почти не приносят результата?

Для многих помощников руководителей и секретарей день кажется чередой бесконечных дел. Как разобраться в том, какие из них на самом деле дают максимальную отдачу при небольшом усилии, а какие почти не приносят результата?

Когда жизнь входит в «наезженную колею», мы порой перестаем замечать то, что находится за пределами нашего внимания. Нам начинает казаться, что ничего нельзя, да и не нужно менять. Однако это не всегда так. Повысить эффективность работы можно только если поменять какие-то (часто незначительные) вещи, которые мы привыкли делать определенным образом, на другие, более эффективные.

Что такое закон Парето?

Закон или принцип Парето, он же принцип 20/80, основан на работах экономиста и социолога Вильфредо Парето. Этот закон формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата». Присмотритесь к своему гардеробу. Наверняка у вас есть любимая одежда, которую вы «затаскали до дыр»? И есть одежда, которую надевали в лучшем случае 1-2 раза, а также некоторые вещи, которые вы используете время от времени? Это тоже следствие закона Парето. 80% времени мы носим… всего лишь 20% своих вещей.

Не следует относиться к этому правилу как к догме. Иногда распределение бывает другим: 30/70 или даже 40/60. Однако и забывать про закон Парето не стоит, лучше научиться его правильно использовать.

Если применить принцип 80/20 к ежедневной работе, то оказывается, что только 20% работы дает 80% результата. Однако это не означает, что можно не делать оставшиеся 80% работы. Но если грамотно расставить приоритеты и выстроить правильный порядок, в котором будут выполняться дела, это поможет как сэкономить время, так и избежать различных неприятностей.

Есть еще один полезный закон – правило Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно произойдет». Если у вас нет времени – велика вероятность того, что вам поручат еще одно срочное и важное дело. Вот почему самые «горящие» дела желательно выполнять в первую очередь (еще лучше, если вы привыкнете делать это заранее, не допуская авралов).

Как правило, людям бывает сложно заставить себя сделать важное дело, особенно если оно сложное, неприятное, новое и т.д. В таких ситуациях человек старается его отложить на потом, при этом рискуя, что «потом» кроме этого дела появятся еще и другие. Здесь может помочь так называемый «метод лягушки». Приучите себя делать неприятные и сложные дела… в первую очередь, как если бы вам пришлось съесть живую лягушку.

Можно целый день ходить вокруг нее, а можно сразу проглотить (естественно, не стоит буквально понимать название этого метода – лягушек в нашей культуре есть живьем не принято).

Читайте также:

Прокрастинация: увидеть и победить!

Прокрастинация – это привычка и склонность откладывать важные или неприятные дела на будущее.

Когда вы откладываете дело на потом (это называется красивым словом «прокрастинация»), вы напрасно расходуете свою энергию, так как постоянно думаете о том, что не сделали серьезное дело. Речь идет о тех случаях, когда мы ленимся, а не когда откладывание связано с производственной необходимостью (т.е. вы в это время выполняете другие более важные и срочные дела). В голове постоянно звенит «звоночек», напоминая, что вас еще ждет очень сложное и часто неприятное задание. Таким образом мы все больше и больше устаем, злимся, испытываем различные непродуктивные эмоции… вместо того, чтобы взять и сделать дело, а потом расслабиться, занявшись чем-то простым и приятным (это – более правильная и эффективная стратегия).

Вы можете задать вопрос: что будет, если вы сделаете сложное дело и устанете?

Да, это вполне может произойти. Но гораздо хуже, если вы начнете выполнять непростое дело в конце рабочего дня, тогда вы точно будете уже уставшей. Возможно, вам понадобится помощь коллег, а их может уже не оказаться на рабочем месте. Просто приучите себя к определенной дисциплине – если надо сделать дело, не стоит долго раскачиваться и собираться, нужно просто взять и сделать.

Более подробно о том, как применить закон Парето в работе, как проанализировать свою работу по закону Парето, а также о следствиях закона Парето вы можете узнать в №3 2015 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

В этой статье мы говорили о том, как применить закон Парето для повышения эффективности своей работы. Закон Парето похож на правило рычага – с помощью небольших усилий получается очень значительный результат. Однако специфика работы секретаря и помощника руководителя накладывает на его действие определенные ограничения. Почаще выполняйте наше практическое задание – это поможет вам натренировать свою интуицию и научиться предвидеть возможные проблемы еще до их появления. Желаем вам успехов в работе!

Инна Иголкина, психолог, бизнес-тренер, преп. Школы помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль