Отдача от организации коллективной работы с документами

22 июня 2015 235
Какую отдачу можно получить от организации эффективной коллективной работы с документами и задачами? Начальник отдела по работе с документами, г. Красноярск

Какую отдачу можно получить от организации эффективной коллективной работы с документами и задачами?

Начальник отдела по работе с документами, г. Красноярск

Коллективная работа с документами решает две важные задачи.

1. Обеспечение исполнения заданий, поручений, а также ежедневных операций в соответствии с должностными обязанностями, корпоративными процедурами, требованиями и политиками безопасности.

2. Предоставление пользователю возможности максимально оперативно запрашивать необходимую информацию у своих коллег, в т. ч. у тех, кто не назначен исполнителем по задаче или прямо не участвует в соответствующем рабочем процессе.

К сожалению, далеко не вся бизнес-информация в компаниях документирована и/или сохранена в учетных системах.

Очень много информации по-прежнему находится в личных рабочих пространствах сотрудников: в файлах на жестком диске, в электронной почте, а зачастую просто в памяти.

И это еще не самая большая беда: бывает и так, что документ находится в корпоративной системе, но путь к нему знает только тот, кто его туда положил. Это мешает оперативному обмену информацией между сотрудниками при исполнении заданий и/или должностных обязанностей.

Как правило, наиболее распространенным и привычным средством организации коллективной работы всегда была и по-прежнему остается корпоративная почта, однако она обладает рядом недостатков.

Сообщения не всегда доходят до адресата из-за сбоя в работе почтовых серверов или доставляются не тому адресату из-за случайной ошибки в адресе. Таким образом, могут возникнуть проблемы с обеспечением конфиденциальности переписки. Кроме того, рассылка сообщений приводит к неконтролируемому размножению копий того или иного документа, в результате чего получение его итоговой версии затруднено, а вероятность не учесть какое-либо важное мнение весьма велика.

Чтобы избежать вышеперечисленных проблем, во многих компаниях для организации коллективной работы используются социальные сети (форумы), в которых обсуждение по каждому вопросу группируется в одной ветке, также в форуме можно создавать группы, специализированные на определенной теме.

Читайте также:

Что получает компания в случае правильно организованного проекта автоматизации документооборота?

Этот вопрос поднимается каждый раз при принятии решения о выборе и внедрении или модернизации системы электронного документооборота.

В наиболее продвинутых системах также имеется встроенная возможность обмена короткими сообщениями между пользователями, которая реализована как часть функционала по управлению рабочими процессами.

Ряд компаний, исходя из соображений безопасности, идут даже на то, чтобы закрыть своим пользователям доступ к общедоступным бесплатным сервисам обмена сообщениями и коллективный доступа к файловым хранилищам, предоставляя взамен аналогичные средства от ведущих поставщиков программных средств для организации коллективной работы.

Выгоды от правильной организации коллективной работы для компании более чем очевидны.

Но установка социальной сети или системы управления потоками работ автоматически не приведет к повышению производительности и качества работы сотрудников. Коллективная работа – это новая культура, которую надо внедрять, поддерживать, развивать и, возможно, формулировать как базовый принцип работы компании. А технологии – это важно и полезно, но, увы, вторично.

Более подробный и развернутый ответ Александра Бейдера, директора по развитию бизнеса, ЕСМ-направление, компании «TerraLink», вы найдете в №5 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.47%
  • Делопроизводство 15.15%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.85%
  • Имидж секретаря 9.85%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.2%
  • Документооборот 16.29%
  • Электронный документооборот 14.39%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль