Адаптация СЭД к росту компании

6 июля 2015 184
Как адаптировать систему к росту компании? Начальник отдела ДОУ, Томская обл.

Как адаптировать систему к росту компании?

Начальник отдела ДОУ, Томская обл.

Рост компании может сопровождаться географической экспансией, усложнением организационной структуры компании и коммуникаций, а также освоением новых процессов и технологий. Чтобы адаптировать систему к росту компании необходимо предусмотреть множество моментов, как организационных, так и технических.

Читайте также:

Зачем нужна система электронного документооборота?

Документы необходимы для управления – в этом состоит принцип документирования деятельности.

На техническом и программном уровнях важно заранее спланировать границы системы и проекта, причем как актуальные на данный момент, так и те, которые станут таковыми в будущем. Нужно понять, какие подразделения, включая удаленные, будут работать в системе, сколько всего пользователей требуется сейчас и сколько должны будут включиться в работу через год-два. Кроме того, необходимо заложить возможность наращивания мощности серверного оборудования адекватно росту данных и интенсивности нагрузки, включая возможности виртуализации серверов и мобильного защищенного доступа. При этом необходимо учитывать текущие и будущие расходы на приобретение и владение программным обеспечением. Также нельзя забывать о развитии средств администрирования системы, включая постоянный мониторинг ее состояния и доступности, и при этом создавать единое пространство для масштабирования системы (единый домен или доверительные отношения доменов организации, высокоскоростные каналы связи, защищенная среда передачи данных).

Многое потребуется сделать и на прикладном уровне. Так, в ходе проектирования системы нужно стараться выделить паттерны, закономерности, шаблоны. Стоит как следует продумать, о структуре данных.

К примеру, каким должен быть справочник номенклатуры дел, чтобы сегодня в него было удобно загружать и использовать данные для участвующих подразделений, а через год — для всех вновь подключенных.

Задайтесь вопросом, какие функции, контуры и конфигурации системы в целом будут повторяться для разных подразделений и процессов? Можно ли их шаблонизировать, то есть сделать процесс их дальнейшего тиражирования и масштабирования более легким или (полу) автоматическим?

Другой пример – нумераторы документов. Известно, что регистрационный номер исходящего документа содержит кроме порядкового номера еще индекс подразделения регистратора и индекс номенклатурного дела.

Рассмотрим также ситуацию с набором виртуальных папок для какого либо пользователя или группы пользователей (например, для всех, кто является «ответственным за контрольный учет документов»). Папки необходимы каждому участнику этой функционально обособленной рабочей группы, в каком бы подразделении она ни появлялась.

Нельзя оставить без внимания и workflow-процессы, которые будут автоматически обрабатывать определенные сценарии в системе. Нецелесообразно вносить в их логику изменения каждый раз, когда инструмент workflow потребуется предоставить какой-то новой группе пользователей.

СЛОВАРЬ

Workflow – это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Другой вопрос, который следует задать: какие наборы данных целесообразно сделать справочными, иерархичными или матричными?

Еще один интересный вопрос — какие модули или подсистемы целесообразно реализовать в виде (веб)сервисов и в дальнейшем предоставлять к ним доступ по шлюзам, через API?

Развитие структуры данных СЭД в ходе проекта можно спланировать таким образом, чтобы интеграцию с BI не приходилось значительно переписывать каждый раз, когда в СЭД будут появляться новые виды документов или процессов. Здесь также будут работать принципы масштабируемости.

Более подробный и развернутый ответ Ильи Константинова, эксперта департамента корпоративных систем Digital Design, вы найдете в №6 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.18%
  • Делопроизводство 19.29%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.2%
  • Имидж секретаря 12.69%
  • Деловой этикет 13.71%
  • Карьерный рост 9.64%
  • Документооборот 21.32%
  • Электронный документооборот 18.27%
  • Архивное дело 80.2%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль