Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

11 августа 2015 2769
Для комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе деятельности архивных документов государственные органы и органы местного самоуправления, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ», обязаны создавать архивы, иные организации и граждане – вправе создавать архивы (ст. 13).

Для комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе деятельности архивных документов государственные органы и органы местного самоуправления, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ», обязаны создавать архивы, иные организации и граждане – вправе создавать архивы (ст. 13).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон «Об архивном деле в РФ») устанавливает, что «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов …» (п. 1 ст. 17).

В настоящее время архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архив организации) при организации хранения архивных документов руководствуются Основными правилами работы архивов организаций[1], которые не являются документом нормативного характера, а носят рекомендательный характер. Именно по этой причине был подготовлен проект нормативного документа – Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила). Проект Правил в настоящее время представлен на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации и в установленном порядке проходит согласование с заинтересованными органами государственной власти и организациями.

Читайте также:

Новая Концепция развития архивного дела в РФ

Сейчас происходит широкомасштабное внедрение электронных документов в самые разные сферы деятельности, что должно привести к кардинальным переменам в технологиях обработки и хранения документов.

В ходе разработки проекта Правил дважды проводилось рецензирование документа архивистами: первый раз – работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов, второй раз – работниками архивов федеральных органов исполнительной власти. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе – временной рабочей группой, в которую входили специалисты ВНИИДАДа и Росархива.

Прежде чем мы перейдем к рассмотрению содержания Правил, отметим, что многие замечания были вызваны желанием специалистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что было невозможно, учитывая статус Правил как строго нормативного документа. Вместе с тем, некоторые замечания, по мнению разработчиков, носили принципиальный характер, в частности, замечание о том, что в разделе «Комплектование» (полное название в проекте – «Комплектование архива организации документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами») недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, например, исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел. Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера - Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), при доработке проекта Правил было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел.

О содержании Правил

Правила разработаны в соответствии с законом «Об архивном деле в РФ» и во взаимосвязи с утвержденными в 2007 г. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук[2].

Структура Правил отражает основные функции архива организации: организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов; учет документов, комплектование архива организации документами, организация использования архивных документов, передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

В отличие от Основных правил работы архивов организаций проект новых Правил не содержит положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определяет цели и задачи архива, его функции, права и др.). Основное назначение Правил – установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Раздел «Общие положения» определяет правовые основания разработки документа, сферу действия Правил, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основания деятельности архива организации.

Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – организации). Положения Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на Законе «Об архивном деле в РФ», Правила предписывают, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Архив организации может быть самостоятельной организацией или структурным подразделением организации. Задачи и функции архива организации определяются положением о нем (если архив организации является структурным подразделением организации) или уставом (если архив является организацией).

Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Более подробно о хранении электронных документов, порядке проведения проверок наличия и состояния архивных документов, учете документов, комплектовании архива организации, организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации, передаче документов на хранение в госархив, передаче документов при реорганизации или ликвидации организации вы можете узнать в №7 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

В целом, Правила – это комплекс нормативных положений, охватывающих все основные процессы, выполняемые архивом организации: организация хранения документов, учет документов в архиве, комплектование архива документами и использование архивных документов. Поскольку Правила имеют статус нормативного документа, нельзя исключить, что в процессе применения на практике может возникнуть потребность в их методическом дополнении, а именно в разработке методических документов (рекомендаций, методических рекомендаций) по Правилам в целом или их отдельным разделам.

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД, д-р. ист. наук, проф.
В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук



[1]Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002). – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.

[2] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль