Внедрение межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами

24 августа 2015 278
Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами? Старший делопроизводитель, г. Смоленск

Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами?

Старший делопроизводитель, г. Смоленск

Внедрение межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами (ЮЗД) на сегодняшний день с точки зрения организации работы ничем не отличается от других ИТ-проектов корпоративного уровня, например, таких как внедрение приложения ERP, внедрение корпоративной отчетности, системы автоматизации делопроизводства и т.д.

В результате внедрения проекта обеспечивается юридическая значимость передаваемых/получаемых документов, что достигается комплексом технических, технологических и организационных мер, к основным из которых относятся:

  1. Передача документов только по каналам сертифицированного оператора – провайдера услуг обмена ЮЗД.
  2. Накопление всех переданных/полученных бизнес-документов, равно как и генерируемых оператором технологических документов, в электронном архиве.
  3. Подписание документов перед отправкой квалифицированной электронной подписью (ЭП).

Таким образом, если вы твердо решили отказаться от печати бумажных документов и перейти на электронный документооборот со своими контрагентами, то вам придется, в первую очередь, ответить себе на следующие вопросы:

  • С каким или с какими операторами работать?
  • Как передавать документы оператору – через его универсальный интерфейс или из рабочего места ERP-системы?
  • Где и как хранить ЮЗД? Какая информация подлежит хранению?
  • Как применять ЭП – на сервере или рабочем месте сотрудника, и, соответственно, где хранить сертификаты ЭП?
  • Как внедрять – самому или с помощью интегратора?

От ответов на эти вопросы зависит и архитектура целевой системы, и состав мероприятий по подготовке к ее внедрению. Рассмотрим влияние каждого вопроса на подготовку корпоративной инфраструктуры к внедрению электронного обмена ЮЗД.

Выбор оператора для ЮЗД

Читайте также:

Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами

Реализация информационного взаимодействия позволит повысить эффективность управления за счет оперативности доставки документов

Сегодня в России действующим законодательством предусмотрена обязательность использования для передачи электронных документов информационных каналов организаций, специализированных на такой деятельности, также называемых провайдерами или операторами услуг обмена ЮЗД. Эти организации проходят обязательную сертификацию, прежде чем им будет позволено осуществлять такую деятельность. Всего по стране услуги по передаче электронных документов осуществляют более ста операторов, пять из которых занимают лидирующие позиции по количеству обслуживаемых абонентов.

Программное обеспечение каждого из операторов, даже при соблюдении определенных стандартов, имеет свою специфику и несовместимо с программным обеспечением других операторов.

Из этого вытекает, во-первых, что для осуществления приема/передачи документов вам придется использовать не только каналы, но и программное обеспечение выбранного оператора.

Для этого каждый из операторов предусматривает передачу своим пользователям (как правило, бесплатно) соответствующего клиентского обеспечения для локальной установки в его вычислительной сети. Также распространен способ, когда клиентское программное обеспечение устанавливается не у пользователя, а на сервере оператора, а пользователи получают к нему доступ через специально разработанный оператором веб-интерфейс. Фактически речь идет об облачной модели использования программного обеспечения оператора.

Но даже облачная модель, не говоря уже о клиентской, не всегда устраивает крупный бизнес, и без того перегруженный использованием целого «зоопарка» приложений и систем. Появление нового приложения означает дополнительные затраты на его сопровождение, поддержку и обучение пользователей. А если придется устанавливать и использовать интерфейсы сразу нескольких операторов, то очевидно, что ни к чему хорошему, кроме возрастания количества ошибок и снижению эффективности работы организации, это не приведет.

Во-вторых, вы сможете обмениваться документами только с теми контрагентами, которые также являются абонентами этого оператора. И это в наибольшей степени не устраивает крупный бизнес, производителей товаров народного потребления и других пользователей, которые нуждаются в более широком охвате контрагентов.

Рассмотренная ситуация является прямым следствием существующей операторской схемы работы, однако пока никаких изменений в этой области не предусматривается.

Передача документов: интерфейс оператора или ERP-системы?

Вне зависимости от того, будете ли вы работать с одним оператором или несколькими, немаловажен вопрос о выборе рабочего места пользователя. Понятно, что вся необходимая информация для ЮЗД находится в ERP-системе и должна быть оттуда извлечена перед формированием документа, равно как и загружена в систему после его получения.

Однако работа через интерфейсы оператора (как было рассмотрено выше) предполагает, что обмен документами между ERP-системой и интерфейсом оператора будет происходить в ручном режиме, что в корне противоречит идее автоматизации.

Крупные компании, естественно, предпочтут встраивание функций ЮЗД в интерфейс ERP.

Возможно, принятие решения будет еще более непростым, если окажется, что у вас в компании учет ведется в нескольких системах, в том числе устаревших и/или нестандартных и разработанных самостоятельно.

Наличие нескольких учетных систем в организации создает дополнительные сложности при их интеграции с ПО оператора, поскольку возникают риски повторной обработки входящих документов. Чтобы избежать дублирования, интегратор должен позаботиться о диспетчеризации потоков документов между системами, что не очень просто, особенно если разработчик не имеет опыта подобной работы.

Более подробные разъяснения Сергея Сухинина, директора по развитию электронного документооборота и комплексных решений компании TerraLink, о том, что, где и как хранить, о применении ЭП: на сервере или на рабочем месте сотрудника, как внедрять: самим или с помощью интегратора вы найдете в №8 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.47%
  • Делопроизводство 15.15%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.85%
  • Имидж секретаря 9.85%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.2%
  • Документооборот 16.29%
  • Электронный документооборот 14.39%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль