Как оформить командировку в 2016 году

7 октября 2015 4873
Изменение законодателем порядка оформления командировок вызвало множество вопросов у кадровиков, в обязанности которых входит составление сопроводительных документов. Ознакомившись с данной статьей, вы узнаете, как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году.

Изменение законодателем порядка оформления командировок вызвало множество вопросов у кадровиков, в обязанности которых входит составление сопроводительных документов. Ознакомившись с данной статьей, вы узнаете, как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году;
  • как законодательство регулирует сроки командировки в 2016 году;
  • как произвести оплату командировки в 2016 году.

Оформление командировок в 2016 году

Порядок оформления документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку, регулируется постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Читайте также:

Правительство упростило учет направления работников в командировки

Правительство РФ внесло изменения в положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Обращаем внимание, что с 8 января 2015 года порядок оформления направления сотрудника в служебную командировку значительно упрощен.

До 8 января 2015 года работодатели при направлении сотрудника в командировку должны были составлять:

  • служебное задание с указанием цели, места и времени командировки;
  • приказ о направлении сотрудника в командировку;
  • командировочное удостоверение для фиксации фактического времени прибытия сотрудника в пункт назначения и выбытия из него.

Каждый шаг командированного фиксировался: по окончании поездки сотрудник в письменном виде отчитывался за выполнение работы и потраченные деньги, составляя минимум два документа — отчет о командировке и авансовый отчет. Отчетность сопровождалась прилагаемыми к ней подтверждающими документами (билетами, чеками и т. д.). Но законодательство об оформлении командировок в 2016 году предполагает немного видоизмененную процедуру.

После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 бумажной работы стало меньше, и оформление командировок в 2016 году, очевидно, будет происходить проще и быстрее, чем пару лет назад.

Отмена сразу трех документов, ранее считавшихся обязательными (командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке), облегчила работу кадровика, но при этом несколько усложнила жизнь бухгалтерии, поскольку положения федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» остались прежними — законодатель все так же требует от каждой организации осуществления внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности и документального подтверждения расходов.

Итак, для оформления командировки в 2016 году, необходимо составить приказ о направлении в командировку.

Служебное задание, в котором фиксировалась цель командировки, тоже переведено в категорию необязательных документов, как и отчет о выполнении задания, который теперь работодатель формально требовать не обязан. Какие же документы по оформлению командировки в 2016 году сохранят актуальность? В первую очередь — приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки.

Что касается отчета о выполнении задания, его можно составлять его в 2016 году необязательно.

Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Приказ на командировку 2016

Для оформления командировки можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9. Вместе с тем работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму приказа о направлении работника в командировку.

В приказе на командировку 2016 надо отразить:

  • наименование организации,
  • наименование документа и дату его составления,
  • Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
  • место назначения (страна, город, организация),
  • срок командировки (количество календарных дней),
  • даты начала и окончания поездки,
  • цель командировки,
  • организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Образец приказа о направлении в командировку

Учет командированных работников 2016

С 8 августа 2015 года работодатели освобождены от обязанности вести журнал учета командированных работников (постановление Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771).

Напомним, что ранее работодатели обязаны были вести журналы учета:

  • работников, выбывающих в служебные командировки;
  • работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

В 2016 году данные журналы работодатели могут не вести.

Сроки командировки в 2016 году

Что касается подтверждения сроков служебной поездки, то в этом вопросе командировочное удостоверение действительно было лишним документом. Подтвердить сроки командировки в 2016 году помогут проездные документы, предоставленные работником после возвращения (п.7 Положения о служебных командировках).

Проблемы с установлением срока поездки может возникать только при отсутствии проездных документов. Что делать, если документы по каким-то причинам не сохранились или работник использовал для поездки личный транспорт? Ответ на этот вопрос теперь также содержит Положение о служебных командировках.

В 8 августа 2015 года действует правило – в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Если же отсутствуют и документы на проживание, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке. В этом случае принимающая сторона должна подтвердить срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Алгоритм действий при направлении работника в командировку в 2016 году

Итак, направление работника в служебную командировку в 2016 году производится по следующим правилам. Нужно:

  1. Издать приказ о направлении работника в командировку.
  2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
  3. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.
  4. После возвращения сотрудника из командировки, нужно получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. При отсутствии подтверждающих документов к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку (иной документ) в котором будут содержаться отметки принимающей стороны, подтверждающие срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
  5. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Оплата командировок в 2016 году

Возвращаясь к теме оплаты командировок, необходимо отметить, что требование о составлении авансового отчета осталось в стиле — только так бухгалтерия сможет в законном порядке оплатить командировочные расходы. К ним относятся:

  • расходы по найму жилья;
  • расходы на проезд;
  • дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного жительства (так называемые «суточные»);
  • иные расходы, согласованные с работодателем или сделанные с его ведома.

Порядок, в котором осуществляется оплата командировок в 2016 году для работников частных компаний и индивидуальных предпринимателей, устанавливается локальным нормативным актом или коллективным договором (ст.167 и 168 ТК РФ). Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлен ни минимальный, ни максимальный порог для возмещения суточных расходов работника, направленного в командировку, работодатель регулирует финансовый вопрос по своему усмотрению. Однако при этом он не должен нарушать прав работника на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Порядок и нормы выплаты командировочных для служащих муниципальных и государственных учреждений утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ».

Новый стандарт оформления командировок предполагает более лаконичный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать соответствующий приказ (распоряжение). Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия: по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Источник: Деловой мир

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль