Исследования и аналитика в службе ДОУ

13 октября 2015 270
В организации с высокой культурой отношения к документам служба ДОУ – это не просто отдел, который регистрирует письма, а стратегически важное подразделение, принимающее активное участие в жизни организации и несущее ответственность за обеспечение порядка в ее документационном фонде.

В организации с высокой культурой отношения к документам служба ДОУ – это не просто отдел, который регистрирует письма, а стратегически важное подразделение, принимающее активное участие в жизни организации и несущее ответственность за обеспечение порядка в ее документационном фонде.

Помимо выполнения всех делопроизводственных процессов, служба ДОУ ведет серьезную исследовательскую и аналитическую деятельность. Только так она может выполнить свою основную задачу: точно указать место нахождения любого документа, созданного или поступившего в организацию за весь период ее существования. В этой статье рассмотрим основные исследования, проводимые службой ДОУ в течение года, их цели, а также методы проведения.

Читайте также:

Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях

Важно периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.

Полноценной службе ДОУ не обойтись без исследовательской и аналитической работы. Во-первых, потребность в регулярном сборе информации относительно каждого из делопроизводственных процессов ответственные за него работники отдела почувствуют сами.

Невозможно, например, уточнить номенклатуру дел, не обратившись в каждое из подразделений организации.

Во-вторых, постоянного мониторинга процессов делопроизводства требуют и положения «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). Если компания стремится соответствовать требованиям системы менеджмента качества, то внимательное отношение к документам – ее обязанность (см. п. 10 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) :

10. Мониторинг и аудит

Для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов следует регулярно проводить их мониторинг. Такой мониторинг должен проверять качество работы системы управления документами в организации, исполнение пользователями своих обязательств в отношении системы управления документами, а также удовлетворенность пользователей данной системой.

Нормативная среда может требовать проведения мониторинга и аудита сторонними организациями.

В случае обнаружения непригодности или неэффективности используемой системы управления документами и процессов управления документами они должны быть модифицированы.

Соответствие систем управления документами установленным требованиям, а также мониторинг следует документально фиксировать, а отчетные документы хранить.

Исследования, проводимые службой ДОУ

Все исследования, проводимые службой документационного обеспечения управления, можно разделить на две группы:

  • регулярные
  • ситуационные

Регулярные исследования

Регулярные исследования необходимы для поддержания работоспособности процессов делопроизводства в организации. Многие из них являются частью своего процесса, поэтому не выполнять их нельзя. Перечислим и прокомментируем эти исследования.

Подсчет и оценка объема документооборота

Выполняется ежегодно со следующими целями:

  • установить общий объем документооборота в организации;
  • проследить динамику объема документооборота как в целом, так и (при необходимости) по отдельным видам документов;
  • оценить качество работы службы ДОУ и, исходя из результатов оценки, перераспределить обязанности, провести кадровые перестановки, оптимизировать численность персонала.

Общий объем документооборота организации – это количество входящих, исходящих и внутренних документов, зарегистрированных в организации за отчетный период. Если нужно, потоки могут дробиться, и тогда количество определенных документов будет подсчитываться отдельно.

Анализ исполнения задач по документам

Выполняется постоянно и является неотъемлемой частью процесса контроля исполнения документов. Цель анализа – оценить качество исполнительской дисциплины в компании, чтобы при необходимости принять корректирующие меры.

Отчет по анализу исполнения задач формируется по периодам, установленным внутренними правилами организации: за месяц, за квартал и за год. В отчете обычно устанавливается количество исполненных и просроченных задач по документам, а также количество задач с перенесенным сроком исполнения. Большую помощь в формировании этой статистики оказывает система электронного документооборота: как правило, СЭД формирует ее автоматически, а в задачи работников службы ДОУ входит только оформление отчета и представление его руководству.

Более подробно об анализе локальных нормативных актов по делопроизводству, уточнении номенклатуры дел, организации и участии в экспертизе ценности документов, составлении графика передачи документов в архив, а также о ситуационных исследованиях, методах исследования читайте в №10 2015 "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Таким образом, работа службы ДОУ – это отнюдь не только регистрация документов и распределение их по адресатам. Это еще и постоянный сбор и анализ информации. Можно проследить интересную закономерность: чем лучше идут дела у организации, тем больший порядок царит в ее документах, и никогда наоборот. А основа этого порядка – постоянный мониторинг делопроизводственных процессов.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль