Курьерские службы доставки: как выбрать надежного партнера

20 октября 2015 345
В нынешний век стремительного развития информационных технологий, линейка способов доставки документов адресату постоянно пополняется новыми вариантами.

В нынешний век стремительного развития информационных технологий, линейка способов доставки документов адресату постоянно пополняется новыми вариантами.

Обмен электронными сообщениями сегодня – стандартная практика в работе каждого из нас, а вопрос повсеместного внедрения системы обмена электронными документами становится наиболее актуальным. В то же время традиционные способы доставки документов: почтовая связь, нарочный, курьерская доставка (экспресс-почта) – не перестают подтверждать свое право на существование, ведь традиционный бумажный документооборот еще активно применяется в различных сферах нашей жизни.

Читайте также:

Коллективная работа с документацией в управленческой деятельности современного предприятия

Часть документооборота, ответственную за документационную поддержу процессов управления, обычно выделяют в отдельный блок процессов документационного обеспечения управления (ДОУ).

Каждый из упомянутых способов доставки документов имеет свои преимущества и недостатки. Но в ситуации, когда оригиналы бумажных документов должны попасть к получателю, находящемуся за тысячи километров, завтра (знакомая задача?), выход зачастую один – воспользоваться услугами курьерской службы.

Курьерские службы доставки (службы экспресс-доставки) специализируются на оказании услуг по доставке срочной корреспонденции (и грузов) по территории России и по всему миру. Пересылка экспресс-отправлений осуществляется по принципу «от двери до двери». Отправления принимаются на дому или в офисе, перевозятся до пункта назначения, где вручаются адресату, либо, при доставке в адреса организаций, – уполномоченному представителю организации по доверенности. Курьерские службы доставки могут обеспечить доставку срочных отправлений практически в любую точку России и мира в самые кратчайшие сроки.

Как правильно выбрать поставщика услуг экспресс-доставки документов

В сфере курьерского бизнеса ведут свою деятельность многие компании. Выбор одной из них может оказаться весьма нелегкой задачей. Ведь от того, насколько правильным будет этот выбор, зависят не только расходы, которые ваша компания будет нести за организацию отправки и получение корреспонденции, но и возможность сохранить коммерческую тайну, получить определенные конкурентные преимущества, способность вашей компании вести свою деятельность в максимально динамичном режиме. Отправления всегда ценны и уникальны, а значит, на курьерскую службу доставки возлагается большая ответственность. Вот почему принятие решения об использовании услуг той или иной курьерской службы доставки может стать одним из стратегически важных решений для вашей компании.

При беглом мониторинге рынка курьерского бизнеса может показаться, что все его игроки предлагают абсолютно идентичные услуги и схожие условия сотрудничества. Но на самом деле это не совсем так. На что нужно обращать внимание при выборе курьерской службы, чтобы не ошибиться и обрести в ее лице надежного партнера?

Ответственность

Курьерская компания должна брать на себя 100% ответственность за отправления: за сроки доставки, сохранность, конфиденциальность отправления.

В договоре обязательно должен присутствовать пункт «Ответственность Исполнителя», где должна быть четко прописана ответственность поставщика услуг с указанием санкций за неисполнение условий договора.

Какую ответственность со своей стороны могут предлагать курьерские службы?

1. Ответственность за утрату или повреждение отправления. Некоторые из поставщиков за утраченное/поврежденное отправление без объявления ценности устанавливают свою ответственность в виде компенсации – в двукратном размере суммы тарифной платы за его пересылку.

Например: была осуществлена отправка пакета документов из г. Кемерово в г. Москву. Стоимость отправки составила 1810 руб. Документы до адресата не дошли. Курьерская служба по условиям такого договора должна компенсировать отправителю 3620 руб.

В случае утраты отправки с объявленной ценностью ответственность поставщика услуг устанавливается в размере объявленной суммы при оформлении ценного отправления.

2. Ответственность за нарушение сроков доставки (превышение максимальных сроков доставки). Некоторые курьерские службы по условиям договора в случае несвоевременной доставки берут на себя ответственность уплачивать пеню от стоимости оказанных услуг. Часто это 0,1% за каждый календарный день просрочки при условии, что задержка доставки произошла по вине поставщика услуг.

Но важно понимать, что многие курьерские службы, заявляя о гарантиях доставки, проявляют осторожность в вопросе ответственности за задержку доставки, поэтому в тексте договора вы можете не найти пункт об ответственности поставщика услуг за срыв сроков доставки отправления даже по его вине.

И в то же время, как показывает многолетняя практика, некоторые курьерские компании, которые посчитали оптимальным не закреплять свою ответственность за несвоевременность доставки в договорных документах, могут проявлять высокую степень клиентоориентированности. При нарушении прописанных в договоре сроков доставки по вине поставщика услуг заказчику в качестве «комплимента» может предлагаться 1-2 бесплатные доставки по этому же направлению.

Но, к сожалению, степень ответственности курьерской службы в данном контексте можно выявить только в процессе уже состоявшегося сотрудничества. И застраховаться от непорядочного поставщики на этапе заключения договора вряд ли получится.

Кроме того, не помешает иметь четкое представление о том, в каких случаях служба курьерской доставки не возьмет на себя ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по доставке отправления. В число таких обстоятельств входят обстоятельства непреодолимой силы: стихийные бедствия, забастовки, приостановления действий путей сообщения.

Таким образом, задержка рейса самолета и пробки на дорогах – это уже форс-мажор, который может сместить сроки доставки отправления от нескольких часов до нескольких суток.

Также считаем необходимым акцентировать внимание на то, что ни при каких обстоятельствах не предполагается компенсация упущенной выгоды заказчику. Даже если по вине службы экспресс-доставки (курьер должен был прибыть вчера до 12:00, а сегодня уже 15:00, а его все нет!) у вас срываются деловые переговоры и целый бизнес-проект идет под откос, в лучшем случае можно рассчитывать на оплату 0,1%. от стоимости тарифа за каждый календарный день просрочки или на «комплимент» от поставщика услуг экспресс-доставки.

Более подробно о таких важных критериях выбора, как география обслуживания, наличие собственных представительств в других городах, разнообразие тарифов экспресс-доставки, возможность доставки в определенный день и час, репутация курьерской компании читайте в №10 2015 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"

От того, насколько грамотно выбрана обслуживающая курьерская компания, во многом будет зависеть эффективность и прибыльность вашей фирмы, ее имидж, репутация перед контрагентами, успех продвижения на рынке. Очевидно, что скорость и корректность доставки важной корреспонденции непосредственным образом влияет на продуктивность бизнеса.

Надеемся, что наши рекомендации помогут вам сделать правильный выбор курьерской службы доставки и найти таким образом надежного партнера, взаимодействие с которым перерастет в долговременное и комфортное сотрудничество со всеми его преимуществами.

Заверткина Елена, помощник директора ООО «Кузбасслегпром»



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль