Риски, связанные с переходом на ЭДО

16 ноября 2015 264
Как оценить риски, связанные с переходом на ЭДО?  Ведущий менеджер направления СЭД, г. Мытищи

Как оценить риски, связанные с переходом на ЭДО?

Ведущий менеджер направления СЭД, г. Мытищи

Ни для кого не секрет, что автоматизация документооборота является одним из шагов в повышении конкурентоспособности компании, она позволяет решить множество проблем и сократить издержки. Однако переход на электронный документооборот сопряжен со множеством рисков, которые не всегда очевидны, но могут перечеркнуть все ваши усилия и не дадут получить желаемый результат.

Условно риски, возникающие при внедрении СЭД, можно разделить на несколько групп.

1. Риски, связанные с организацией процесса перехода на ЭДО:

Читайте также:

8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот

Как понять: пора ли уже задуматься о переходе к обмену электронными документами, или можно продолжать копить бумаги и тратиться на курьерскую доставку?

  • отсутствие бизнес-целей. Когда у руководства организации нет четкого понимания, какие проблемы или вопросы они хотят решить внедрением СЭД и какой результат получить. Часто в такой ситуации цель формулируется как «Перевод документооборота в электронный вид». Но сама по себе автоматизация не может быть целью, она является лишь инструментом;
  • неправильное восприятие процесса перехода на ЭДО и отсутствие заинтересованности со стороны руководства. Среди руководителей компании иногда бытует мнение, что достаточно установить СЭД на рабочие места сотрудников – и все заработает во всех подразделениях организации. Иными словами, автоматизация воспринимается именно как ИТ-задача, не требующая участия руководства. Но внедрение СЭД – это сложный процесс, состоящий из множества отдельных компонентов, и наибольший его эффект достигается тогда, когда автоматизируются все рабочие места сотрудников, задействованных в документообороте. А комплексное внедрение невозможно без участия и заинтересованности руководства.

Проще говоря, повторимся, что если руководство не может сформулировать бизнес-задачу, которую оно хочет решить при помощи внедрения системы, то это серьезный повод задуматься о целесообразности автоматизации.

2. Риски, связанные с персоналом компании (с теми сотрудниками, которые непосредственно участвуют в документообороте):

  • неприятие нового. Отторжение является естественной реакцией большинства людей на все новое, непонятное. Им необходимо меняться, перестраиваться, а это требует значительных усилий. А для чего это нужно делать, многие сотрудники просто не понимают;
  • недоверие к электронному документообороту. Этот момент связан с привычкой людей работать с бумагой, незнанием и непониманием новых технологий и законодательства.

    До сих пор бытует мнение, что только бумажный документ с живой печатью и подписью считается юридически значимым;

  • боязнь прозрачности. Многие сотрудники, понимая преимущества ЭДО для руководства, связанные с повышением прозрачности деятельности компании, видят в этом риски именно для себя. Возникают опасения, что они могут стать ненужными, т.к. процессы будут оптимизироваться, либо наоборот – нагрузка увеличится, и на них будут возложены дополнительные задачи за ту же зарплату.

Эти проблемы, как в совокупности, так и по отдельности, могут привести к саботажу работы в СЭД всеми сотрудниками.

Выявить основных недовольных обычно достаточно просто. Часто это либо сотрудники подразделений, через которые проходят основные потоки документов (канцелярия, юридический отдел), либо старые, опытные сотрудники, которые считают, что в их работе итак полный порядок и ничего не нужно менять. Все они, как правило, имеют влияние на коллектив, и если вовремя не провести с ними работу, они могут настроить значительную его часть негативно.

Более подробно о рисках, связанных с процессами компании, наличием регламентной базы, технической оснащенностью компании читайте в №11 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Для того чтобы выявить наиболее полный список рисков, надо составить идеальный план внедрения, декомпозированный до отдельных работ, т.е. четко представлять себе, что вам нужно сделать, чтобы достичь поставленной цели.

Самое важное в работе с рисками – это то, что она должна вестись постоянно, на протяжении всего процесса автоматизации. Нужно обеспечить выполнение мероприятий по предотвращению рисков или минимизации их последствий, актуализации перечня рисков и методов реагирования на них. Соблюдая эти простые правила, процесс перехода на ЭДО возможно сделать безболезненным и быстрым.

Антон Суханов, руководитель проектов внедрения DIRECTUM



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль