Обращения граждан в архив организации

17 ноября 2015 288
Рассмотрим, какого рода сведения может запросить работник в архиве предприятия, как должны выглядеть запрос и ответ на него, а также попытаемся разобраться, как архив будет учитывать обращения.

Рассмотрим, какого рода сведения может запросить работник в архиве предприятия, как должны выглядеть запрос и ответ на него, а также попытаемся разобраться, как архив будет учитывать обращения.

Компания может вовсе не иметь архива в качестве отдельного структурного подразделения, но осуществлять хранение документов в соответствии с установленными законодательством сроками она тем не менее обязана. Так или иначе, со временем в деятельности любой компании скапливается внушительное количество документов, связанных с трудовой деятельностью бывших и настоящих работников. Последних не рассматриваем: за своими документами, связанными с работой, они приходят в отдел кадров. А вот бывший сотрудник может появиться спустя десятилетия, и его запрос предприятие должно будет обработать.

Нельзя однозначно сказать, что обработка подобных обращений свойственна только крупным организациям, которые существуют долгие годы и могут похвастаться развитой и строго выстроенной системой архивного хранения документов. Конечно, вероятность столкнуться с обращением для таких предприятий гораздо выше, но и в небольшую компанию может явиться лично или прислать письмо бывший работник и запросить нужную ему информацию.

Какого рода информация интересует физических лиц?

Читайте также:

Организационные и практические вопросы деятельности архива юридического лица

Положение об архиве - основной правовой документ, раскрывающий все стороны деятельности архива.

Конечно, далеко не все документы, хранящиеся в архиве компании, могут быть доступны заявителю. Физические лица имеют право обратиться только за совершенно определенной информацией. Это так называемые запросы социально-правового характера, которые очень точно определены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19). Речь идет о запросах, «связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации».

В крайне редких случаях запрос может быть сделан с целью установить сведения о биографии человека (биографический) или проследить историю семьи или династии (генеалогический). Но таких обращений единицы на всю страну, а в абсолютном большинстве случаев речь идет о социально-правовой информации.

Принимаем запрос

Обращение заявителя в архив организации должно быть задокументировано. Это может быть:

  • заявление, написанное собственноручно;
  • заявление, присланное по почте;
  • заявление, присланное по электронной почте;
  • заявление, поступившее с формы обратной связи на сайте компании и т.п.

Строго определенной формы заявления нет. Пункт 8.2.1 Основных правил работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее ‒ Основные правила) говорит о том, что запрос «должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись».

Необходимо учитывать и в запросе, и в ответе на него, что за прошедшие годы могло измениться наименование организации, или произойти ее реорганизация – в этом случае все документы находятся у правопреемника. В приведенном ниже примере отражена такая ситуация.

В начале 1990-хгг. заявительница работала на государственной мебельной фабрике, а сегодня она обращается в публичное акционерное общество. Сведения о переименовании организации вошли и в ответ.

Точно так же изменения могли коснуться и персональных данных заявителей, точнее, заявительниц.

Уволившись, женщина могла выйти замуж и изменить.

С заявителями тоже такое случается, но гораздо реже.

Известен случай, когда гражданин предпенсионного возраста с абсолютно славянской фамилией провел исследование и разыскал у корней своего генеалогического древа представителей старинного немецкого рода, после чего изменил и фамилию, и отчество.

К сожалению, возможность уточнить у заявителя, не менял ли он свои персональные данные, есть только тогда, когда он приносит заявление лично. В прочих случаях, если поиск не дал результатов, поможет контактный телефон заявителя – обязательный атрибут запроса.

Пример запроса

Генеральному директору

ПАО «Октябрьская мебельная фабрика»

А.К. Парамонову

от Остаповой (Карпенко) Марины Сергеевны,

прожив. по адресу

123456, г. Октябрьск Пензенской обл.,

ул. Летчиков, д.4

Тел. контакта +7-123-456-78-90

Уважаемый Александр Константинович!

Прошу выдать справку для предоставления в Пенсионный фонд РФ о начислении мне заработной платы за период работы на Государственной мебельной фабрике «Красный октябрь» в должности заведующей хозяйством с период с 21 января 1990 г. по 30 июня 1995 г. Прошу учесть, что в этот период я носила фамилию Карпенко.

Остапова

23.06.2015

Более подробно о документообороте запросов, о подготовке ответа на запрос, о порядке учета обращений читайте в №11 2015 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Процесс ответа на запрос в архив бывшего работника совсем не сложен. Если архива в компании нет, то главное – знать, где физически находятся документы. Если работает архив, то все еще проще: получаем запрос в виде задания от руководства, изучаем описи, некоторое время проводим в хранилище, после чего в установленные сроки готовим ответ.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль