Мобильные решения для работы с документами

1 декабря 2015 201
Использование мобильных решений для работы над бизнес-процессами в целом и с документами в частности – это потребность современного делового сообщества. Компаниям важно, чтобы их сотрудники имели возможность участвовать в рабочих процессах даже вне офиса: простого доступа в Интернет и возможности читать электронную почту уже не достаточно.

Использование мобильных решений для работы над бизнес-процессами в целом и с документами в частности – это потребность современного делового сообщества. Компаниям важно, чтобы их сотрудники имели возможность участвовать в рабочих процессах даже вне офиса: простого доступа в Интернет и возможности читать электронную почту уже не достаточно.

Можно ли, например, находясь в пути, полноценно работать с документами с мобильного устройства? Все ли работники нуждаются в этом? Какие приложения для планшета или смартфона подходят для работы с документами? Постараемся ответить на эти вопросы.

Читайте также:

Мобильные решения СЭД/ECM для руководителя и аналогичные приложения для рядовых сотрудников

Чем отличаются мобильные решения СЭД/ECM для руководителя от аналогичных приложений для рядовых сотрудников?

Фактически мобильные технологии работы с документами работникам отделов делопроизводства нужны меньше всего. Эти сотрудники почти все рабочее время проводят на своих местах. Но именно к руководителю службы ДОУ или канцелярии обратится за комментариями руководство, когда в организации появится необходимость в предоставлении разъездным работникам возможности мобильного доступа к системе делопроизводства компании. Надеемся, что наша статья, составленная в форме обзора, поможет сотрудникам службы ДОУ сформировать свою позицию по этому вопросу.

Условия использования мобильных решений

Во-первых, доступ к мобильному Интернету должен быть открыт пользователю всегда и везде, причем доступ настолько качественный, чтобы обеспечить комфортную работу в системе. Здесь, скорее всего, придется заглянуть в договор с мобильным оператором, предоставляющим услуги корпоративной связи, и подыскать выгодный тариф. Задача усложняется, если в производственных целях работники пользуются собственными номерами (сим-картами): тогда встает вопрос о компенсации затрат на мобильную связь.

Во-вторых, крайне желательно, чтобы мобильные устройства сотрудников работали на одной и той же платформе.

Самые распространенные платформы сегодня – iOS и Android, чуть позади держится Windows.

И здесь дело даже не в широте выбора предложений для различных платформ, а в их синхронизации. Какая может быть совместная работа, если часть сотрудников – адепты Apple, другие используют Android, и все они устанавливают на свои устройства те приложения, которые считают нужными? Очевидный выход – обеспечить работников одинаковыми корпоративными устройствами и проследить, чтобы на них использовалось одно программное решение.

Таким образом, прежде чем предоставить всем или части работников возможность работать в корпоративной системе со смартфона, нужно решить вопрос с качественным подключением к Интернету и снабжением пользователей подходящими мобильными устройствами.

Определимся с целями

Конечно, работать в дороге, когда масса времени уходит впустую, очень удобно. Но организация следит за своими расходами, и вряд ли будет экономически целесообразным предоставить платные мобильные решения для работы с документами абсолютно всем работникам, в том числе и тем, кто большую часть времени проводит в офисе, изредка отлучаясь на пару часов по заданию руководства. Поэтому работа по внедрению в организации мобильных решений для удаленного доступа начинается с того, что определяется – буквально пофамильно – круг работников, которым действительно это необходимо.

Затем нужно понять, какие задачи (в нашем случае — связанные с делопроизводственными процессами) будут решать эти работники с помощью мобильных приложений. Полный спектр возможных задач включает в себя следующие операции:

  • создание документов;
  • учет;
  • отправка;
  • направление на исполнение;
  • контроль;
  • согласование.

Как правило, всех работников организации по кругу задач, выполняемых с документами, можно разделить на несколько категорий: одни занимаются в основном учетом и контролем, другие – созданием и отправкой, третьи – только согласованием и т.п. (в каждой организации по-своему).

При этом практически никто из работников не выполняет абсолютно все перечисленные функции. Основа выбора мобильного решения для работы с документами – те задачи, которые будет решать обладатель приложения.

Тяжелая артиллерия: мобильные версии СЭД. Всем ли это нужно?

Разработчики систем электронного документооборота активно занимаются вопросом адаптации своих программных продуктов для использования их за пределами офиса. Большинство крупнейших СЭД уже давно могут предложить клиентам решения для мобильной работы (см. рис. 1 и 2).

Мобильные решения для работы с документами
Рис. 1. Мобильное решение от Docsvision_для Android

Мобильные решения для работы с документами
Рис. 2. Мобильное решение от DIRECTUM для_iOS

Большее внимание уделяется разработкам для платформы iOS, и только после этого – Android. Объясняется это тем, что полный функционал СЭД необходим в основном топ-менеджерам, которые чаще пользуются планшетами и смартфонами Apple.

Насколько действительно необходимы мобильные технологии для выполнения процессов делопроизводства, организация решает сама. Вряд ли имеет смысл вкладывать средства в то, чтобы сотрудники, которые большую часть рабочего времени находятся на своих местах, имели возможность мобильного доступа к СЭД. Если от того, что они получат свое задание на полдня позже, чем обычно, ничего не изменится, то и организация такого доступа не будет стоять в числе первоочередных задач.

Более подробно о том, кому необходим доступ к системе с мобильного устройства, о мобильных решениях для всех вы можете прочитать в №11 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Следует сразу настроиться на то, что полноценно работать с документами с мобильного устройства без специального программного обеспечения вряд ли получится. Причина этого – небольшой размер мобильного устройства: набирать длинный текст на сенсорном экране удовольствие очень сомнительное. Экран, каким бы большим в линейке смартфонов он ни был, не позволит воспринять значительный объем информации, а также крупные таблицы и графики. Конечно, разработчики программных решений стремятся во что бы то ни стало минимизировать неудобство пользователей, но все равно не стоит забывать: мобильное устройство – не основной рабочий инструмент, когда речь идет о документах, а вспомогательный.

Е.Н. Кожанова, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль