2016 год в службе ДОУ. Как правильно начать год?

23 декабря 2015 1286
Приводим пошаговый план работы ДОУ на начало 2016 года.

План работы

Задача № 1: составить план работы на новый 2016 год.

План работы службы ДОУ может быть как официальным документом, так и внутренним. Все зависит от традиций организации.

Внутренний создается в отделе для того, чтобы его сотрудники видели и понимали направление своей ежедневной деятельности. Источником базовых мероприятий в сфере документационного обеспечения управления чаще всего являются локальные нормативные акты (ЛНА) организации.

В первую очередь это Инструкция по делопроизводству. Реже, если учреждение попадает под действие типовых инструкций, принятых на федеральном уровне, предстоит действовать на их основе. В сфере архивного дела следует руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) (далее – Правила).

Локальные нормативные акты по делопроизводству в каждой организации не одинаковы, поэтому состав ежегодных мероприятий может различаться.

Мы приведем примерный список дел в сфере ДОУ, которые нужно выполнить в течение первых полутора месяцев 2016 года:

№ п/п

Сфера ДОУ

Мероприятие

Примечание

1

Документооборот

Закрытие журналов регистрации и учета документов

Январь, 2016

2

Подготовка справки-отчета об объеме документооборота

Январь, 2016

3

Подготовка справки-отчета об исполнении документов

работниками в прошедшем году

Февраль, 2016

4

Архивное дело

Оформление итоговой записи к номенклатуре дел

Январь, 2016

Допустим, в организации принято передавать планы работы отделов на утверждение руководителю. Кроме того, есть специальные сотрудники, которые следят за выполнением этих планов. Тогда составленный на год перечень мероприятий оформляется по принятой в компании форме.

Прокомментируем те из необходимых действий, которые нужно выполнить в январе и начале февраля 2016 года. Двигаться будем в хронологическом порядке.

1. Закрытие журналов регистрации и учета документов

В первых числах января закрываются журналы регистрации документов за прошедший год. «Закрытие» подразумевает составление итоговой записи к журналу. Независимо от того, в бумажном или электронном виде вели учетную форму, запись всегда имеет одинаковое содержание:

Итого в 2015 г. зарегистрировано 22 046 исходящих документов.

Возможно, делопроизводителям удобно указывать не только общее количество зарегистрированных документов, но и разбивать их по категориям:

Итого в 2015 г. зарегистрировано:

  • Претензий: 254
  • Документов судебной переписки: 1461
  • Общее количество входящих документов: 25 784

Итоговые записи к бумажным журналам заверяются подписью руководителя подразделения и печатью, если организация ее использует. Электронные журналы для этого не распечатываются: в них достаточно обычной записи. В компаниях, внедривших СЭД, регистрационная форма за год выгружается из системы. И обычный электронный журнал (например, формата .xlsx), и выгруженный из СЭД помещаются на электронные носители.

Аналогичные записи должны быть составлены ко всем регистрационным формам, действовавшим в ушедшем году в организации, а не только в службе ДОУ. В структурных подразделениях сделать эти записи – обязанность работников, ответственных за делопроизводство. Если таковых нет, то придется озадачить руководителей отделов. Возможно, придется оформить эту задачу приказом по организации. Сотрудник службы ДОУ проверяет выполнение, руководствуясь номенклатурой дел подразделений. В номенклатуре дел перечислены все журналы, которые ведет отдел.

2. Справка-отчет об объеме документооборота

Объем документооборота подсчитывается после того, как будут закрыты журналы регистрации. Подсчет ведется на основании полученных цифр, обозначающих количество каждого вида документов, регистрируемых в компании.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов производится для рационального распределения документопотоков. Также он служит повышению исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Почему руководителю службы ДОУ важно видеть целостную картину количественного и качественного содержания документопотоков? Он может увидеть в них «слабые места», улучшить маршруты движения документов в компании, по иному распределить обязанности подчиненных ему сотрудников и т. д.

Форма справки-отчета обычно представлена в Инструкции по делопроизводству и оформлена как приложение к разделу «Учет и анализ объемов документооборота». Организация разрабатывает ее самостоятельно, внося в форму актуальные и нужные для себя графы.

3. «Закрытие» номенклатуры дел: подготовка итоговой записи

Еще одно дело, которое нужно закончить в январе 2016 г. – оформление итоговой записи к номенклатуре дел.

Итоговая запись – это внесение в номенклатуру дел информации о фактическом количестве и категориях дел, заведенных за год в организации.

Составление итоговой записи предваряется сбором со структурных подразделений информации о категориях и количестве дел, заведенных в каждом из них. Обязанность предоставлять эти сведения может быть оформлена по-разному. Она либо закрепляется в инструкциях (по делопроизводству или архивному делу), либо озвучивается в специально изданном приказе генерального директора. Еще один вариант – запросить информацию в служебной записке, но оптимальный, конечно, инструкция.

Что требуется от структурных подразделений?

1) заполнить пустовавшую весь год третью графу номенклатуры дел.

В нее вносится информация о том, сколько конкретно дел или томов дела было заведено в отделе за прошедший срок.

2) выполнить подсчет количества дел постоянного и временных (до и свыше 10 лет) сроков хранения, переходящих, а также дел с пометкой ЭПК.

Полученные цифры сводятся в итоговую запись к сводной номенклатуре дел организации, форма которой приведена в Правилах (приложение № 25). Запись заполняется от руки во всех экземплярах сводной номенклатуры дел. Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то сведения о количестве и категориях заведенных дел передаются в архив, о чем в номенклатуре делается пометка.

4. Подготовка справки-отчета об исполнении документов работниками в прошедшем году

Февраль открывается в службе ДОУ составлением справки-отчета об исполнении работниками компании задач по документам в прошедшем году.

Почему именно в феврале? Очень просто: к этому месяцу должны завершиться все стандартные сроки выполнения задач, поставленные еще в декабре.

Так, если по письму, поступившему в организацию 31 декабря, был установлен 30-дневный срок исполнения задачи, то он истек только 30 января. До этого дня нельзя было назвать незакрытую задачу по этому письму ни просроченной, ни исполненной. Конечно, срок мог быть и продлен, но это частный случай, и таких писем единицы в общей массе.

Форма справки-отчета об исполнении задач разрабатывается в каждой организации, исходя из собственных задач, и утверждается в инструкции по делопроизводству. Если в компании установлена СЭД, то работа над справкой и вовсе займет считанные минуты: работнику службы ДОУ нужно только сформировать и распечатать документ. Во многих организациях в основу годового отчета лягут помесячные и поквартальные отчеты.

В зависимости от правил, установленных в компании, последующие действия могут различаться. Где-то принято запрашивать объяснительные записки от руководителей подразделений, в которых обнаружились просроченные дела. Где-то без объяснений информация сразу передается в группу контроля или генеральному директору.

Цель анализа исполнения задач в любом случае одна: оценить уровень исполнительской дисциплины в компании и распределить годовые бонусы.

Мы рассмотрели те мероприятия, с которых начинается каждый рабочий 2016 год в службе ДОУ. Начинается и не заканчивается. Так, с середины февраля уже можно задумываться об организации экспертизы ценности документов. Затем – об уничтожении дел с истекшими сроками хранения и о приеме-передаче дел в архив… Но начало рабочего года в службе ДОУ и с подачи этой службы во всей организации – подведение итогов прошлого года.

Источник: журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборта»



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль