Роль электронной подписи в обмене электронными документами между организациями

20 февраля 2016 113
Электронная подпись (ЭП) это современный аналог собственноручной подписи, который российский бизнес с каждым годом все активнее использует в своей деятельности.

Наличие у ответственного должностного лица организации (руководителя, главного бухгалтера, заведующего складом и др.) электронной подписи говорит о том, что он может обмениваться важными финансовыми, организационного-распорядительными и другими документами в электронном виде с ответственными должностными лицами своей организации и сторонних компаний.

Читайте также: Где можно использовать простую электронную подпись без проблем?

Как еще может использоваться электронная подпись юридическими лицами, помимо внутреннего и межкорпоративного обмена документами? Например, она может применяться при регистрации нового юридического лица через интернет, для участия в государственных и коммерческих закупках на электронных торговых площадках, для авторизации в банковских системах, для заверения электронных доказательств, представляемых в арбитражный суд и т.д. При этом нужно понимать, что в каждом случае требуются разные сертификаты ЭП.

Кстати, в конце августа 2015 г. стало известно о подготовке новых изменений в Федеральный закон N 63 «Об электронной подписи». Правительство РФ планирует ввести единый сертификат электронной подписи для работы со всеми ведомствами. Воспользоваться им смогут как юридические лица, так и физические.

Какую электронную подпись выбрать для обмена документами с другой организацией?

Если ваша организация собирается обмениваться электронными документами с компаниями-партнерами, поставщиками, подрядчиками и другими юридическими лицами, теоретически она может использовать любую электронную подпись – простую, неквалифицированную или квалифицированную. Правда, в каждом случае есть свои нюансы.

Простая и неквалифицированная ЭП

В соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона №63 «Об электронной подписи» (далее – Закон) информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к информации на бумажном носителе, подписанной собственноручной подписью. Но при этом между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение, в котором должен быть прописан порядок проверки электронной подписи.

В случае с простой ЭП в соглашении должны быть предусмотрены и следующие моменты:

  • порядок определения лица, подписывающего электронный документ;
  • обязанность данного лица соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи.

Таким образом, при соблюдении указанных условий юридические лица могут использовать при документообороте друг с другом как простую, так и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП

В отношении квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП) условностей меньше. Согласно ч. 1 ст. 6 Закона электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью. Соответственно КЭП может применяться для юридически значимого электронного документооборота между компаниями без принятия последними каких бы то ни было регламентов.

Подписывая электронные документы квалифицированной электронной подписью, должностное лицо автоматически придает им юридическую значимость. Участники электронного взаимодействия могут обмениваться такими документами, не заключая никакого дополнительного соглашения.

Мнение эксперта.

Александр Валеев, аналитик сервиса обмена Synerdocs:

«Какую подпись все-таки выбирать юридическим лицам? Я бы рекомендовал отдать предпочтение квалифицированной ЭП, так как с ее помощью вы сможете и сдать отчетность в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС и др.), и выстроить юридически значимый электронный документооборот со своими партнерами и контрагентами. Ну а если вам важно обеспечить высокий уровень доверия к передаваемой информации, тогда тем более целесообразно выбрать квалифицированную электронную подпись».

Какой инструмент для обмена выбрать бизнесу?

Электронная почта

Это самый распространенный способ обмена, но самый ли безопасный? Через e-mail без проблем можно обмениваться договорами, соглашениями, актами, официальными письмами, служебными записками и другими документами. А если позаботиться о покупке сертификатов квалифицированной электронной подписи, об установке на рабочее место СКЗИ и заключении со всеми своими контрагентами соглашений о переходе на ЭДО, обмен документами можно перевести в статус юридически значимого.

Главным плюсом обмена через e-mail является доступность. Плюс чтобы использовать почту, не требуется никаких затрат. Однако есть фактор, который может оттолкнуть представителей бизнеса от такого способа обмена. Это вопрос безопасности передаваемой информации. Никто не застрахован от взлома электронного ящика. Плюс ко всему есть специфические документы, для обмена которыми, в силу определенных причин, e-mail не подходит.

Роль электронной подписи в обмене электронными документами между организациями

Оператор электронного документооборота счетами-фактурами

Обмен через оператора не требует заключения дополнительных соглашений между участниками электронного взаимодействия и закрывает множество задач: позволяет обмениваться любыми видами электронных документов, гарантирует их доставку, обеспечивает юридическую значимость, организует электронный архив, помогает готовить документы к истребованию контролирующими органами. И что самое главное, сервис оператора ЭДО поддерживает форматы электронных документов, установленные ФНС. Используя такой способ обмена, юридические лица соблюдают Приказ Минфина N 50н о необходимости выставлять электронные счета-фактуры через операторов электронного документооборота.

Роль электронной подписи в обмене электронными документами между организациями

Электронная подпись постепенно вытесняет собственноручную, сфера ее применения с каждым годом только расширяется, и число лиц, использующих ЭП в целях бизнеса, неуклонно растет. Все идет к тому, что в будущем электронная подпись полностью вытеснит подпись собственноручную, став обязательным рабочим инструментом любого современного руководителя или любого другого должностного лица организации. Так что чем раньше вы обзаведетесь ЭП, тем быстрее начнете ощущать на себе все выгоды обладания ею.

В следующем материале мы рассмотрим механизм использования электронной подписи в обмене электронными документами между юридическими и физическими лицами.
 

Источник: ECM-Journal.ru
Евгения Герасимова, Александр Валеев, сервис обмена электронными документами Synerdocs

Роль электронной подписи в обмене электронными документами между организациями

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.14%
  • Делопроизводство 19.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.72%
  • Имидж секретаря 13.29%
  • Деловой этикет 13.87%
  • Карьерный рост 10.4%
  • Документооборот 20.81%
  • Электронный документооборот 18.5%
  • Архивное дело 78.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль