Что такое «постановка документов на контроль» и каким образом она осуществляется?

162

Вопрос

Что такое «постановка документов на контроль» и каким образом она осуществляется?

Ответ

При постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа делается отметка о контроле, которую обозначают словом "Контроль". Отметка о контроле, как правило, проставляется штампом, многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения:

Что такое «постановка документов на контроль» и каким образом она осуществляется?

На контроль поступают только зарегистрированные документы. Сведения о документе переносятся в контрольную форму: автоматизированную базу данных (если в организации используются автоматизированные информационные технологии для регистрации и контроля исполнения документов) или регистрационно-контрольную карточку (РКК).

В небольших организациях до настоящего времени регистрация документов ведется в традиционных журналах, эти же журналы нередко используются для контроля исполнения и поиска нужных документов. Но, например, вести контроль исполнения документов по журналу можно только в том случае, если это журнал в виде электронной таблицы Excel, а не бумажный вариант журнала.


У вас не останется вопросов об организации контроля исполнения документов в делопроизводстве после прочтения статьи по ссылке.


Таким образом, наиболее эффективными инструментами контроля в настоящее время являются: автоматизированная информационная система (если в ней реализована функция контроля исполнения документов), электронная таблица Excel или контрольно-справочная картотека, формируемая из РКК.

Для ведения контроля исполнения документов службе контроля необходимы сведения о документе. Минимальный набор данных о документе и комментарии к ним приведены в следующей таблице:

Данные о документе Комментарии к ним
Автор (корреспондент) Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, то записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента.
Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
Дата документа Записывается дата, присвоенная документу организацией - автором документа.
Регистрационный номер документа В контрольную форму переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа.
Дата поступления Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
Регистрационный номер поступления Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
Заголовок к тексту (краткое содержание документа) Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
Резолюция В контрольную форму переносится содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
Срок исполнения Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении документа В контрольную форму переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
Номер дела В регистрационную форму переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При использовании для контроля контрольно-справочной картотеки РКК может заполняться на компьютере или вручную. При заполнении РКК вручную следует иметь в виду, что потребуется два экземпляра карточки, поскольку один экземпляр необходимо будет направить вместе с документом исполнителю. По этому экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, формируя систему контроля в службе ДОУ, вы одновременно создаете условия для ведения контроля исполнения документов в подразделениях.

При наличии в организации локальной сети, электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК, которую, при необходимости, можно будет дополнить другими реквизитами.


Мы рекомендуем почитать о контроле исполнения документов материал по этой ссылке.


При использовании бумажного варианта РКК на лицевой стороне карточки размещают реквизиты 1–9, а на оборотной стороне - реквизиты 10–11. Оборотную сторону РКК целесообразно дополнить сведениями о ходе исполнения документа (с указанием даты передачи документа исполнителю), отметками о промежуточном контроле (для документов, имеющих длительные сроки исполнения).

Лицевая сторона

Название вида документа

Письмо-предложение

Автор (корреспондент)

ОАО "Северсталь"

16.11.2009 № 655/01-22

Дата поступления и рег. № документа

09.11.2009 № 01-12/587

Дата документа и рег.№ документа

Заголовок документа или краткое содержание

О заключении договора аренды складского помещения

Резолюция (кому направлен документ, поручение)

1. Зам. генерального директора по АХО Королев А.П. Подготовить проект договора

2. Специалист отдела договоров Семенов М.М. Подготовить проект договора и согласовать с юридическим отделом

Срок исполнения

24.11.2009

Оборотная сторона

Ход исполнения документа

20.11.2009 Направлено напоминание Семенову М.М.

Отметка об исполнении документа

Письмо с приложением проекта договора

24.11.2009 № 01-22/517

Дело № 01-22 за 2009 г.

Если для передачи РКК в структурные подразделения используется электронная почта, все реквизиты РКК следует разместить на лицевой стороне карточки.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль