Что такое идеальный порядок, как его навести и поддерживать? Помощник руководителя, г.

46

Вопрос

Что такое идеальный порядок, как его навести и поддерживать? Помощник руководителя, г. Калининград

Ответ

Советы, которые мы дадим вам, кому-то покажутся банальными, однако, применив их на практике, вы обнаружите, что совершенствованию нет предела. Японцы даже придумали специальное слово, обозначающее процесс непрерывного улучшения, – «кайдзен». Если вы заинтересуетесь этой методикой, то почитать о ней больше можно в книге ее создателя Масааки Имаи «Гемба Кайдзен».

На первых порах большинство людей склонны сопротивляться любым изменениям. Но если ваши идеи приносят практическую пользу или добавляют удобства в работу, спустя некоторое время (как правило, неделю-две) коллеги начинают забывать, что раньше работали как-то иначе.

Предлагаем ознакомиться с одним из элементов системы Кайзден – 5 «С». Чтобы запомнить составляющие системы, рекомендую распечатать их на отдельном листе бумаги и держать непосредственно на рабочем месте хотя бы месяц, тогда они запомнятся лучше.

5 японских «С»

1. Сортируйте: избавьтесь от ненужного.

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место.

3. Содержите рабочее место в чистоте.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Разберем эти «С» по порядку:

1. Сортируйте. Как бы ни была упорядочена ваша работа, большинство сильно занятых людей сталкиваются с тем, что беспорядок получается сам по себе, а вот порядок приходится наводить искусственно, затрачивая определенные усилия. Систему 5 «С» можно с успехом применять не только на работе, но и дома. Время от времени проводите ревизию, т. е. генеральную уборку. Обычно в офисе накапливаются письма, документы, деловые сувениры и подарки, неработающая компьютерная техника и многое другое. Выбросить все это бывает жалко. Однако если какая-то вещь не используется, то ее можно попробовать продать, подарить, вывезти на склад, сдать в архив или просто выбросить. Это даст вам простор для работы, облегчит поиск нужных вещей и будет способствовать хорошему настроению.

Очень часто многие из нас откладывают уборку на завтра. Если у вас возникает период, когда «нечего делать» – значит, самое время вспомнить про систему 5 «С». Заведите себе привычку: каждый раз, когда у вас возникает «окно», хотя бы 5–10 минут следуйте советам системы 5 «С», и тогда упорядоченность в работе существенно возрастет.

2. Соблюдайте порядок. Создание «самоподдерживающихся» систем хранения – сложное, но очень благодарное занятие. Упорядочите ваши папки с документами. Если у вас есть рабочий шкаф, можете на каждую из полок купить папки одного цвета, а к корешкам папок приложить линейку наискосок и провести цветную диагональную линию. В этом случае вам будет легко поддерживать положение дел, когда каждая папка всегда стоит на своем месте. В офисе многие привыкли наощупь брать папку, если она всегда стоит там, где ее оставили в прошлый раз. Может показаться, что экономия времени от этого небольшая, однако именно такие простые и практически бесплатные усовершенствования рабочего процесса экономят секунды, которые при частом повторении складываются в часы, дни, недели и даже месяцы дополнительного времени, которое вы можете потратить на что-то другое вместо бессмысленных поисков.

Практический пример: секретарь Ольга жаловалась, что сотрудники постоянно берут степлер с ее стола и несут к окну, где стоит копировальный аппарат. Она пробовала привязывать степлер веревочкой, но ее перерезали ножницами. Тогда девушка завела еще один степлер, привязала его веревочкой к месту около копировального аппарата и наклеила табличку: «Место для степлера». Все конфликты с сотрудниками тут же прекратились – степлер на столе с тех пор не вызывает у окружающих навязчивого желания унести его к окну.

3. Содержите рабочее место в чистоте. Не всегда помощник руководителя может позволить себе отсутствие каких-либо документов на рабочем месте. Обычно – наоборот, сотрудники приносят кучи документов, которые необходимо как можно быстрее обработать. Как решить это противоречие? Ведь если секретарь – это лицо организации, то и его рабочее место тоже влияет на то, какое впечатление останется у посетителей о данной компании. Воспользуйтесь современными возможностями. Согласуйте с руководителем те канцелярские принадлежности, которые могут существенно облегчить вашу работу. Заведите себе удобные лотки-накопители, подпишите их (например, используя матрицу Эйзенхауэра по принципу «срочно, не срочно, важно, не важно»). Желательно, чтобы папка, в которой документы подаются руководителю на подпись, была не только красивой, но и соответствовала статусу компании (обычно об этом забывают, пытаясь заказать канцтовары подешевле). Старайтесь работать циклами: взяли документ – провели работу с ним – положили на место.

Советуем, чтобы монитор компьютера находился на удобной высоте, иначе со временем могут возникнуть проблемы с позвоночником, зрением и т. п. Воспользуйтесь специальными подставками для монитора, чтобы отрегулировать его положение (середина экрана должна быть примерно на высоте глаз).

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка. Если вы упорядочили свою работу – это хорошо. Однако если вас окружают другие люди, не придерживающиеся ваших взглядов на порядок, то грош цена такому порядку. Помощник первого руководителя обычно задает тон всей компании. Необходимо деликатно настаивать на том, чтобы сотрудники придерживались определенных правил. Чем меньше этих правил и чем проще их соблюдать, тем лучше. Самое простое, что может зафиксировать нужное положение дел – это фотография в рамке того, как должно быть (в японской системе Кайдзен это называется «Карточка Канбан»). Если в одном и том же месте постоянно возникает беспорядок – наведите порядок самостоятельно, затем сделайте фотографию, при необходимости откройте графический редактор Paint (он по умолчанию обычно установлен на

любых компьютерах), обведите нужные места красными кружочками, добавьте стрелочки и текст, чтобы получилась наглядная визуальная инструкция. Обратите внимание, как поддерживается порядок в санитарных комнатах многих известных ресторанов – там висит таблица, в которой в определенное время расписываются лица, ответственные за уборку. Не стоит становиться «занудой» и требовать, например, от айтишника, чтобы в его кабинете был идеальный (на ваш взгляд) порядок, однако в том, что касается общих правил работы компании, нужно придерживаться достаточно жесткой линии, чтобы остальные сотрудники привыкли. Если вы это сделаете, то вам не придется по многу раз подряд возвращать исполнителям неправильно оформленные документы, искать потерявшиеся письма и т. д.

Однажды в сети парикмахерских решили сделать так, чтобы посуда всегда была чистой и вымытой. Решение было найдено простое – руководитель сфотографировал подставку для посуды и раковину (как должно быть) и поручил администратору штрафовать на 50 рублей каждого, кто бросит немытую чашку в раковину, вместо того, чтобы вымыть и поставить на сушку для посуды.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание. Всегда помните про человеческий фактор. Вовремя сказанное спасибо приносит порой намного больше пользы, чем длительные упреки.

Психологические приемы тайм-менеджмента

Очень часто проблема не в том, что вы не знаете, «как надо», а в том, что вы знаете, но не делаете или делаете по-другому (как вам быстрее, удобнее и т. д.). Если все ваши привычки максимально эффективны – хорошо, оставьте все как есть. Но как вы можете быть в этом уверены, если не попробуете другие варианты?

«Дамоклов меч» – прием самомотивации

По древнегреческому преданию, сиракузский правитель Дионисий Старший, правивший в конце V–IV вв. до н. э., предложил своему приближенному Дамоклу на один день занять свой престол. Во время пира Дамокл внезапно увидел над своей головой обнаженный меч, висевший на конском волосе, и понял призрачность своего благополучия.

Так же как и дамоклов меч, несделанные вовремя дела угрожают вашему спокойствию и работе. Заведите себе правило: придя на работу, первыми решать те дела, которые требуют минимальных усилий, но дают при этом большую отдачу и в то же время грозят серьезными неприятностями, если вы вдруг о них забудете или не успеете их сделать.

Принцип «стол ученика краснодеревщика»

Еще одна красивая легенда рассказывает, что у известного мастера-краснодеревщика был ученик. Этот ученик как-то раз получил заказ – сделать резную столешницу. Вечером он прибежал в слезах к учителю и сказал, что боится, что не успеет выполнить работу к намеченному сроку. Учитель дал ему простой совет: «Приложи свою ладонь к столешнице: ты должен стремиться сделать столько, сколько покрывает твоя ладонь». В первый день ученик сделал то, что покрывала одна ладонь, во второй день – две ладони и в итоге к концу недели справился вовремя со сложным заказом.

Делите сложную работу на части, которые реально выполнить в течение рабочего дня. Учитывайте, что если вы столкнулись с новой для вас работой, она может занять больше времени, чем вы планировали, однако чем дальше вы будете продвигаться, тем быстрее будет идти дело.

Принцип жаворонка и совы

Все мы знаем, что существуют «жаворонки» – те, кто обычно рано просыпаются, но при этом и рано ложатся спать, и «совы», у которых все наоборот – они поздно встают, зато и спать ложатся тоже поздно.

Но не все догадываются, что время, которое занимает одно и то же дело, не одинаково в зависимости от того, к какому из типов вы относитесь, и от времени суток.

Понаблюдайте за собой – и вы заметите, что в наиболее благоприятное для вас лично время вы быстрее (иногда – в 2–3 раза) выполняете ту работу, которая в неблагоприятное время тянется значительно дольше. Как это использовать? Очень просто! Самую сложную работу по возможности планируйте на то время суток, когда ваша работоспособность оптимальна для ее выполнения.

Принцип постоянных отвлечений

У многих людей есть «нехорошая» привычка – оставаться после работы. Почему так происходит? Во время рабочего дня помощника руководителя постоянно «дергают», т. е. отвлекают. И когда отвлечений становится меньше, производительность труда автоматически возрастает в среднем в 2–3 раза.

Что делать? По возможности приучите сотрудников к тому, что документы подписываются руководителем строго в одно и то же время (желательно – 1 раз в день, максимум – 2 раза, а не тогда, когда кому-то удобно). Когда вы заявите об этом, скорее всего, окружающие скажут, что это невозможно. Но если проанализировать очень «срочные» дела, часто оказывается, что люди ждали до последнего, прежде чем заняться этим делом, а если они точно уверены, что документы подписываются, например, утром, это означает, что вечером они их подготовят и подадут на подпись. Таким образом вы вырабатываете у подчиненных хорошую привычку, а руководителя избавляете от постоянных прерываний, отвлекающих его от дела.

Секретарь Светлана получила от начальника производственного отдела документ, который он просил срочно подписать у руководителя. Несмотря на то что начальник просил Светлану в подобных случаях не поддаваться на уговоры сотрудников, она пошла навстречу сотруднику и подписала документ не в обычное время, а немедленно. К удивлению Светланы, начальник производственного отдела «забыл» о документе и не пришел его забрать: ей пришлось несколько раз звонить ему и напоминать, чтобы он забрал подписанные бумаги.

Принцип «сделай это немедленно»

Очень часто люди могут часами рассуждать о том, как сильно им нужно что-то сделать или как много выгод они получат, если это сделают. Но ничего не произойдет, если вы не возьмете и не начнете дел ать то, что хотели, вместо того, чтобы продолжать об этом рассуждать.

Заведите себе полезную привычку: если вы получаете задание, которое можете быстро и прямо сейчас выполнить – то выполняйте его сразу же. Правда, бывает и противоположная ситуация, она называется «Подожди выполнять, отменят». Если вероятность, что дело, которое вам поручили, будет отменено, достаточно высокая, дайте делу «отлежаться». Когда вы в последний раз обещали себе сесть на диету, заняться спортом, съездить в отпуск и т. д.? Возьмите ежедневник: если, например, вы не можете сделать то, что хотите, немедленно, тогда запланируйте, когда именно вы начнете всем этим заниматься. Секрет успешных людей прост – они не делают все одновременно, они просто делают по очереди много разных интересных дел и таким образом много успевают.

Как справиться со стрессом?

Стресс – это одна из составляющих, мешающих эффективности. Говоря точнее, бывает два вида стресса: дистресс – это негативный стресс, плохо влияющий на человека, и эустресс – позитивный стресс, улучшающий самочувствие. Любое событие, выходящее за рамки обыденности, например свадьба, отпуск и т. д., тоже вызывает стресс. Очень важно, какова величина этого стресса и сколько разных стрессов накладываются друг на друга в небольшой промежуток времени.

Механизм действия стресса прост и его важно понимать, чтобы сохранить свое здоровье и работоспособность. При стрессе организм вырабатывает особый гормон – адреналин. Древний человек в случае опасности пользовался двумя основными стратегиями: бороться или бежать. В обоих случаях адреналин помогал организму высвободить скрытый потенциал: быстрее бежать, сильнее бить и т. д. Реалии современной офисной жизни таковы, что мы обычно не можем пользоваться ни одной из этих двух стратегий. А адреналин вырабатывается. Что же делать?

Первое, не самое очевидное, но очень важное правило – вести разумный здоровый образ жизни. Как показывает общение с участниками тренингов, до 28 лет у большинства людей ценность здоровья находится на 8–10 месте (после ценностей «работа», «учеба», «общение»). Соответственно, при планировании и расстановке приоритетов часто такие люди жертвуют сном и отдыхом (всегда находятся более «интересные» занятия). Большинство же нуждается в 8-часовом сне. Если сокращать продолжительность ночного сна, то сначала человек становится раздражительным, потом возникают нелепые ошибки, далее неадекватность поведения нарастает. Наверняка вы, прочитав эту последовательность, решили, что вам это ни к чему? Когда вы будете в очередной раз говорить себе: «Ничего, отосплюсь в выходные», помните, что тем самым вы увеличиваете вероятность возникновения ошибок на работе (что очень негативно сказывается на карьере помощника руководителя), раздражительности, плохого самочувствия.

Второе правило – контролировать источник стресса. Между тем, когда вы получаете из окружающего мира информацию, и тем моментом, когда организм начинает реагировать, есть очень краткий миг, когда вы (обычно – бессознательно) принимаете решение о том, как относиться к полученной информации.

Например, если человек сталкивается с критикой своего внешнего вида со стороны прохожего на улице или со стороны своего непосредственного руководителя. В этих двух ситуациях вы, возможно, будете реагировать по-разному, и во втором случае скорее всего более сильно, чем в первом. Научитесь замечать этот короткий миг и вовремя принимать правильные решения. Говорите себе мысленно следующие слова: «Мне стоит тщательно обдумать это позже», «Это временно» и т. п. Вы не обязаны бездумно реагировать на все, что приходит к вам из окружающего мира.

Третье правило – контролировать свое физическое состояние. Если мы знаем, что стресс запускает выработку гормона адреналина, значит, мы знаем, как этим управлять. Адреналин постепенно выходит из организма естественным путем. Однако если стрессов слишком много, в теле образуются «зажимы», возникает боль (чаще всего в спине). Избавиться от этого можно, например, с помощью специального массажа. А еще можно пойти в спортивный зал, заняться спортом самостоятельно, сделать упражнения на релаксацию (допустим, из йоги), подышать (есть специальные методики) и многое другое. Обращайте внимание на то, какие мышцы непроизвольно напрягаются у вас в момент стресса. Чтобы их расслабить, можно их еще сильнее сжать (это помогает, если напрямую мышца не расслабляется).

Во время сложных ситуаций следите за своим дыханием – часто стресс сопровождается изменением дыхания, оно становится зажатым и «всхлипывающим». Если вы заставите себя глубоко дышать (это легко), то стресс автоматически ослабнет. Главное – вовремя вспомнить об этом в момент наступления стрессовой ситуации.

Желаем вам успешно разобраться с делами!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.69%
  • Делопроизводство 15.12%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.08%
  • Имидж секретаря 10.08%
  • Деловой этикет 10.85%
  • Карьерный рост 7.36%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.73%
  • Архивное дело 83.72%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль