Подскажите, как правильно оформить копии документов при аудиторской проверке, требуется ли их прошивать? Нужно ли ставить на документах отметку «Копия верна»?

62

Вопрос

Подскажите, как правильно оформить копии документов при аудиторской проверке, требуется ли их прошивать? Нужно ли ставить на документах отметку «Копия верна»?
Документовед, г. Брянск

Ответ

Порядок заверения копий – это тот раздел делопроизводства, который не урегулирован нормативными документами, как говорится, от и до. Фактически у нас есть два документа, в которых содержатся положения о заверении копий документов:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003);
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТом определен порядок оформления отметки о заверении копии – реквизита, используемого для придания юридической значимости копии документа).

Указ Президиума Верховного Совета СССР устанавливает, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Уполномоченным лицом, имеющим право заверять копии документов (для этого руководителем должен быть издан приказ), может быть руководитель (специалист) кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. В приказе должно быть сказано: «Возложить на (должность, фамилия, инициалы работника) обязанности по заверению копий документов (указать, каких)». Если организация имеет сложную структуру, территориально обособленные подразделения, право заверять копии может быть предоставлено нескольким работникам (например, руководителям территориально обособленных подразделений).

Указом также установлено: «На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации».

Оформление отметки о заверении копии устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003: при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подскажите, как правильно оформить копии документов при аудиторской проверке, требуется ли их прошивать? Нужно ли ставить на документах отметку «Копия верна»?

Отметка о заверении копии может оформляться от руки или с использованием штампа, который включает слово «Верно», должность работника и отметки для проставления подписи, инициалов и фамилии, даты, например:

Подскажите, как правильно оформить копии документов при аудиторской проверке, требуется ли их прошивать? Нужно ли ставить на документах отметку «Копия верна»?

При передаче копии документа во внешнюю среду, как следует из Указа, подпись должностного лица заверяется печатью организации.

Нормативными документами не установлено специального порядка заверения копий многостраничных документов. На практике применяются два способа:

1. Отметка о заверении проставляется на каждой странице копии, внизу, на свободном месте и соответственно заверяется печатью организации.

2. Листы копии прошиваются ниткой, отметка о заверении копии и печать проставляются только на последней странице, при этом указывается количество листов копии: «Всего в копии … л.».

Поскольку прошивка достаточно трудоемкое дело, на практике для представления копий документов при аудиторских проверках, налоговых и других чаще предпочитают заверять каждую страницу копии.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль