Как составляется и оформляется сопроводительное письмо?

127

Вопрос

Как составляется и оформляется сопроводительное письмо?

Офис-менеджер, Красноярский край

Ответ

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для пересылки документов, не имеющих адресной части.

Назначение сопроводительного письма – сугубо утилитарное. Именно сопроводительное письмо дает возможность зафиксировать факт отправки документов, составляющих приложение к сопроводительному письму, и зафиксировать факт получения этих документов адресатом. В делопроизводстве это осуществляется посредством регистрации документов. Отправляемые документы и другие материалы, как правило, не имеют адресной части, т. е. на них невозможно обозначить наименование и почтовый адрес корреспондента, проставить дату и регистрационный номер. Зафиксировать эти сведения мы можем только используя бланк письма, имеющий эти реквизиты. Именно поэтому в управленческой деятельности и появились сопроводительные письма. Название этой разновидности писем само по себе раскрывает их назначение – сопровождать документы.


Важную информацию о письме - ответе на претензию вы найдете в материале здесь.


Не существует какой-либо определенной, законченной формы сопроводительного письма, если иметь в виду не состав реквизитов и их оформление, а, собственно, текст. Причина этого в большом разнообразии управленческих ситуаций, дающих повод для составления сопроводительных писем.

Безусловно, основное содержание сопроводительного письма – это информирование корреспондента о высылке ему определенных документов, но текст письма может включать и дополнительные сведения. Например, это может быть информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму; сведения о конфиденциальности передаваемых документов; просьба осуществить какие-либо действия; ссылка на нормативные или иные документы, в соответствии с которыми осуществляются определенные действия и высылается сопроводительное письмо и др.

Структура текста сопроводительного письма

 Большая часть сопроводительных писем – это письма, имеющие несложную структуру текста.

 Такого рода сопроводительные письма обычно начинаются словами: «Представляем Вам…», «Направляем Вам…», «Высылаем Вам…».

 Если содержание сопроводительного письма нуждается в обосновании, текст лучше начинать именно с обоснования. В этом случае письмо может начинаться следующими фразами:

«В соответствии с распоряжением правительства Москвы от … № … “О…”»;

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;

«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…» и др.

Например:

Направляет в Совет университета заключение по кандидатуре соискателя ученого звания профессора Сарапула М.И. по специальности «менеджмент».

Приложение: 1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.

 2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.

 3. Справка о научно-педагогическом и научном стаже на 2 л. в 1 экз.

 4. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.

 Сопроводительное письмо, кроме информации о высылке документов, может содержать просьбу или просьбы. В этом случае, как правило, сначала дается сопроводительная часть, затем излагается просьба.

Например:

 Направляем Вам на заключение проект методических рекомендаций «Унификация текстов управленческих документов».

 Замечания и предложения по проекту просим направить в наш адрес до 28 сен-

тября 2014 г.

 Приложение: на 38 л. в 1 экз.

 Сопроводительное письмо может содержать информацию, поясняющую содержание сопроводительной части письма. В этом случае также сначала адресат информируется о высылке ему документов, а затем даются пояснения или разъяснения относительно этих документов, например:

 Высылаем Вам Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, осуществляемого Пензенским институтом экономического развития и антикризисного управления.

 Занятия планируется проводить в период с 25 января по 25 февраля 2014 г.

 Приложение: на 7 л. в 1 экз.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль