Как помогут mind maps в работе секретаря?

131

Вопрос

Что такое mind maps и как они могут помочь в работе секретаря и офис-менеджера?

Офис-менеджер, г. Сыктывкар

Ответ

Ментальные карты, больше известные как mind maps, – изобретение не новое. Этот инструмент визуализации информации придумал популярный английский психолог Тони Бьюзен, автор множества книг по развитию и организации мышления. Так уж повелось, что mind maps больше распространены среди людей творческих профессий. С их помощью, например, удобно фиксировать результаты мозговых штурмов или искать нестандартную идею путем создания дерева ассоциаций. Но и в строгой профессии секретаря ментальные карты также могут найти применение и превратиться в полезный инструмент фиксирования информации.

Что такое mind map?

Вспомним свои студенческие тетради. Обычный конспект представляет собой сплошной трудночитаемый текст, в лучшем случае разделенный на абзацы и оформленный цветными чернилами. Чтобы уместить в голове то, что было написано на лекции, студентам приходится напряженно вчитываться в эти предложения, на ходу выделяя суть и отсеивая лишнее. Поданная таким образом информация усваивается долго, мучительно и в голове не задерживается.

Mind maps (они же интеллект-карты или ментальные карты) представляют собой альтернативный способ сохранения и воспроизведения информации с помощью ее визуализации. На карту наносятся только ключевые моменты содержания, этакие «крючки», за которые может зацепиться память. Между этими ключевыми моментами можно установить связи и одновременно развивать все логические линии по мере появления новой информации. Несравненным преимуществом ментальных карт является то, что вся предложенная информация размещается на одном листе, благодаря чему видна целиком. Автор конспекта быстро может обратиться к любой теме лекции и свободно продолжить записи. Альтернативным способом визуализирования информации является инфографика.

Еще одна особенность интеллект-карты – в ее полной индивидуальности. Вновь вспомним студенческое прошлое: бывало ли у вас так, что вся группа готовилась к экзамену по одному конспекту? Наверняка бывало. Так вот, с mind map это не- возможно. Интеллект-карта воспроизводит ассоциации и памятные «крючки» только своего автора.

Запоминать и воспроизводить визуализированную информацию намного проще, ведь наш мозг мыслит образами, а не словами или предложениями. И если мы пытаемся заучить обычный конспект, нам нужно сначала перевести слова в образы, а потом запомнить их. Mind map – это готовый набор взаимосвязанных образов, а значит, запомнить его будет во много раз проще.

Для примера приведем ментальную карту ответа на заданный вами вопрос:

Как помогут mind maps в работе секретаря?

Как видите, основная тема, о которой пойдет речь, расположена в центре карты. От нее в разные стороны отходят лучи – главные вопросы, которые освещены в статье. На каждом луче, как ветки на дереве, «растут» ключевые точки по каждому вопросу. Из этих веток вырастают другие, более мелкие, и так далее. В результате статья, размещенная на нескольких страницах журнала, конспективно представлена нам на одном небольшом рисунке.

Для чего нужны mind maps секретарю?

Мы выяснили, что mind maps, несомненно, полезный инструмент, но чем он поможет секретарю в его ежедневной работе?

Оказывается, составлением интеллект-карт могут заниматься не только студенты и креативщики. Секретарю или помощнику руководителя очень пригодятся mind maps при:

  • ведении протоколов;
  • подготовке отчетов и докладов;
  • реферировании;
  • планировании;
  • освоении больших объемов информации;
  • описании бизнес-процессов;
  • разработке локальных нормативных актов и т. д.

Довольно полезны ментальные карты и при ведении протоколов совещаний, собраний и конференций, описании функционалов структурных подразделений, планировании собственного рабочего дня и дня руководителя.

Для примера приведем записи секретаря на обычном оперативном совещании, оформленные в стиле mind map. Разумеется, позже эта интеллект-карта превратится в настоящий протокол, составленный по всем правилам и подписанный всеми присутствующими. Но на самом совещании, особенно если оно превращается в дискуссию, записывать традиционным способом очень сложно, и тогда визуализация становится просто спасением:

Как помогут mind maps в работе секретаря?

От руки или на компьютере?

Гуру развития мышления в один голос утверждают, что рисовать mind maps лучше всего от руки, желательно – цветными карандашами, чтобы при необходимости стирать неудачные объекты. Это верно, ведь не всегда программа для создания карт памяти может удачно воспроизвести человеческие ассоциации. Но, с другой стороны, при «любительском» использовании интеллект-карты нет ничего страшного, если она будет создана на компьютере. Дополнительные аргументы в защиту автоматизированного создания карт тоже столь же неоспоримы, сколь и просты. Перечислим их.

Во-первых, программа предоставляет пользователю неограниченное поле для создания карты.

Во-вторых, программа может сохранить как проект mind map, так и готовую карту в удобном формате, который поддерживается любым устройством карты.

В-третьих, пользователь может носить с собой столько интеллект-карт, сколько позволяет объем памяти его ноутбука или планшета.

В-четвертых, действительно, программа ограничит творческую сторону mind map по сравнению с созданием ее вручную, зато несравнимо поддержит эстетическую, ведь можно удалить безвозвратно все огрехи, поменять объекты местами для более удобного восприятия и т. п.

Сформулируем главные принципы создания интеллект-карт:

1. Записывать ключевые слова, а не целые предложения. Смысл метода как раз состоит в том, чтобы вынести на карту самую суть, без декораций.

2. Быть кратким. В идеале ключевое слово должно быть одно, но русский язык не всегда предоставляет нам такую возможность. Придерживайтесь принципа «лучше меньше, но точнее».

3. Не создавать большого количества ключевых слов первого уровня. Лучше, если их будет три или четыре. Иначе вы рискуете заполнить пространство, и для дальнейшего разрастания ассоциативного дерева не останется места.

4. Уходить от монотонности. Не надо строить схему с множеством одинаковых кружков или квадратов, содержащих слова. Это затруднит запоминание.

5. Ассоциировать. Лучше нарисовать картинку, чем написать слово. Способности к живописи не играют никакой роли, даже если только вы будете понимать, что же здесь изображено.

6. Использовать цвета, разные шрифты, подчеркивания и выделения. Стремитесь каждый «ключик» сделать неповторимым.

7. Записывать все, что приходит в голову. Всем знаком неприятный осадок, который оставляет мелькнувшая по ходу размышления и тут же забытая идея или вопрос. Такие мысли надо ловить и немедленно выносить на карту.

8. При рисовании карты от руки располагать бумагу горизонтально. Не всегда есть возможность работать, как рекомендуют адепты методики, на листе формата А3, но если вы рисуете mind map для себя, размышляя над чем-то, используйте именно этот формат.

Создание ментальных карт в программе NodeMind

За все годы, в течение которых методика mind maps приобретала популярность, создавались и соответствующие компьютерные программы. Вы самостоятельно можете провести их анализ и выбрать ту, которая удобна лично вам. Мы предлагаем рассмотреть в качестве примера программу NodeMind (версия Lite). Она распространяется бесплатно. Как всякая бесплатная версия, она имеет ограниченное количество функций и неудаляемый рекламный блок, но для ежедневной работы с небольшими mind maps объемом до 100 объектов ее вполне достаточно.

Из минусов: программа поддерживает русский язык, но имеет английский интерфейс. Впрочем, он вполне понятен интуитивно и для опытного пользователя ПК не представляет никаких трудностей.

Чтобы установить программу, нужно скачать с ресурса, которому вы доверяете, архив, распаковать его и запустить инсталлятор. Здесь нет ничего необычного. После установки на рабочем столе компьютера появляется ярлык, кликнув по которому, мы попадаем в справочное окно программы. Справка представляет собой, разумеется, интеллект-карту, которая объясняет нам, как пользоваться программой.

Карта-справка довольно велика. Чтобы переместиться по ней, нужно кликнуть левой кнопкой мыши по любому свободному месту поля и, не отпуская клавишу, двигать лист в нужном направлении. Вызвать карту-справку можно в любой момент, кликнув по желтой кнопке с изображением книги.

Теперь составим свою карту памяти, используя программу NodeMind Lite. Допустим, нам нужно регламентировать процесс отправки документов в компании, а для этого как минимум определить все точки выхода документов.

Создадим новую карту. Сначала нужно кликнуть по синей кнопке с изображением листов бумаги, а в открывшемся окошке – нажать на плюс. После этого нам предложат задать имя для новой карты. Обратите внимание, что написать имя можно только латинскими буквами. После того как имя будет задано, карту нужно сохранить, кликнув на иконку дискеты.

Откроется пустое поле будущей карты. Дважды кликнув мышкой, в любом месте можно создать первый объект – центральное понятие нашей mind map. Еще один двойной клик откроет окно, в котором можно задать параметры нашей точки: назвать ее, выбрать свойства шрифта и расположения текста, при желании снабдить объект картинкой или гиперссылкой.

Готовую точку можно будет переместить в любое место карты, захватив мышкой.

Зададим объекты второго уровня. Создавать точки мы уже умеем, но теперь нужно установить связи между главной точкой и вновь созданными объектами. Зажимаем правую кнопку мыши и ведем линию от одной точки до другой (рис. 3).

Как помогут mind maps в работе секретаря?

В результате получаем небольшую интеллект-карту, иллюстрирующую каналы выхода документов за пределы нашей организации (рис. 4).

К сожалению, функция печати созданной карты доступна только в платных версиях программы. Но в версии Lite мы можем сохранить нашу карту как изображение, а потом распечатать. Для этого нужно кликнуть по красной кнопке с изображением принтера. Откроется окно, в котором нам предлагают задать границы нашего будущего изображения:

Oдин раз нажимаем мышкой на кнопку Specify top-left corner и отмечаем на поле карты верхний левый угол изображения. Затем также определяем нижний правый угол, предварительно нажав кнопку Specify bottom-right corner. Нажимаем Copy from map, и в центральном поле окна появляется создаваемое изображение. Останется только сохранить его в привычном формате .jpeg, кликнув по иконке изображения.

Как помогут mind maps в работе секретаря?

Конечно, на первый взгляд методика работы с информацией с помощью mind maps непроста, ведь любой принципиально новый алгоритм действий требует адаптации. Мы не призываем вас немедленно внедрять интеллект-карты во всех областях личной и профессиональной жизни, но утверждаем, что рассмотренный метод определенно стоит того, чтобы освоить его и пользоваться при возникшей необходимости быстро переработать большой объем информации.

Рекомендуем статьи:



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 7.95%
  • Делопроизводство 14.57%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.26%
  • Имидж секретаря 11.26%
  • Деловой этикет 11.26%
  • Карьерный рост 9.93%
  • Документооборот 15.89%
  • Электронный документооборот 13.91%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль