Что делать, если руководитель поручает секретарю нестандартные задачи?

95

Вопрос

Руководитель часто озадачивает меня необычными поручениями и задачами, которые заставляют меня очень напрягаться. Как научиться использовать весь свой потенциал для эффективной работы?

Персональный ассистент, Приморский край

Ответ

Действительно, секретари, персональные ассистенты и офис-менеджеры в работе часто сталкиваются с нестандартными задачами, которые заставляют их на полную мощность использовать потенциал мозга. И чем реже он активируется в течение недели, тем сложнее приходится, когда наступает форс-мажор.

Головной мозг составляет порядка 1/50 массы человеческого тела. В обычном состоянии он поглощает 9% энергии, которую мы получаем с воздухом, водой и пищей. Однако стоит нам крепко задуматься или приступить к выполнению нестандартной задачи, как работа и напряжение увеличивают энергопотребление до 25%.


Узнайте подробнее о психологической совместимости секретаря и руководителя из статьи


Нетрудно догадаться, что эта ситуация дискомфортна для организма человека. Куда проще совершать автоматические действия: раскладывать пасьянс на компьютере, сидеть перед телевизором с бутылкой пива или читать поверхностные статьи в Интернете.

Выход в том, чтобы регулярно давать себе интеллектуальную нагрузку, не позволять мозгу лениться. Тогда он постоянно будет в тонусе и сможет вовремя и правильно реагировать на непредвиденные ситуации.

Мало кто усомнится в том, что нашему телу необходимы ежедневные нагрузки. Для поддержания нормальной физической формы достаточно хотя бы 20–30-минутной зарядки. Она подарит бодрость и хорошее настроение, поможет размять мышцы, которые редко задействуются при сидячем образе жизни. Нашему мозгу также требуется ежедневная зарядка, которой достаточно посвящать всего лишь 10–15 минут. Если в фитнесе для тела мы разминаем различные группы мышц, то во время тренировки мозга – его области, ответственные за полезные умения и навыки. Например, за чтение (и скорочтение!), образное и логическое мышление, память, внимание, принятие решений и т. д.

Составляем программу тренировок

Есть два пути активизации мозга:

  • посещение тренингов и вебинаров, а также офлайн- или онлайн-занятий;
  • чтение развивающей литературы, саморазвитие.

Первый путь более эффективен, т. к. подразумевает наличие учителя-эксперта, развивающего окружения и внешней мотивации. Вместе с тем данный вариант более затратен по времени и деньгам.

Второй путь подойдет тем, кто обладает хорошей самодисциплиной и самоорганизацией. Если вы выбрали его, следуйте простым правилам. Они помогут не ошибиться и не навредить себе.

Правила самостоятельных занятий

  1. Запишите 5–7 полезных навыков, которые собираетесь развивать. Это могут быть, к примеру:
    • скорочтение;
    • запоминание;
    • внимание;
    • конспектирование;
    • логическое мышление;
    • творческое мышление;
    • ораторские навыки.
  1. Найдите для каждого выбранного навыка упражнения в Интернете или в специализированных книгах. При поиске техник будьте крайне аккуратны, используйте только достоверные источники! Так, в Интернете размещено много антинаучных рекомендаций и упражнений, которые способны навредить зрению или качеству усвоения информации.

Читайте о информационной поддержке руководителя больше информации в статье по ссылке.


Требования к упражнениям: они должны быть полезными, занимать не более 15 минут в день, тренировать определенный навык или сразу несколько. Существуют техники (например, наблюдение за двигающимися по монитору буквами), которые выглядят необычно, однако не дают ощутимого результата. От них лучше отказаться в пользу более эффективных упражнений.

  1. Составьте план тренировок на неделю вперед. Постарайтесь «привязать» их к своему расписанию.

Например, если в понедельник вам предстоят переговоры, перед ними имеет смысл выполнить упражнение на развитие речевых навыков или на аргументацию. Во вторник собираетесь погрузиться в работу с электронной почтой и бумагами? Заготовьте техники на внимание или скорочтение.

  1. Выполняйте разноплановые упражнения. Если для активизации левого полушария и логического мышления вы принялись разгадывать судоку, через пару недель выберите новую технику.

Например, выявление причинно-следственных связей в тексте.

Как понять, что пора перейти к другому виду упражнений? Если то, которое вы сейчас выполняете, получается легко, значит, пора двигаться дальше! Максимальный эффект достигается, когда мы действуем близко к пределу своих возможностей. Как только занятие становится привычным, мозг перестает активироваться и выполняет его на автомате.

Этот эффект объясняет популярность кроссвордов, а также некоторых компьютерных и телефонных игр на логику. Поначалу (и в небольших количествах) они стимулируют работу мозга, но со временем превращаются в рутинное занятие, не приносящее пользы, а лишь создающее иллюзию интеллектуальной деятельности: «Я не сижу перед телевизором, а развиваю себя!».

Практическое задание

Предлагаем в течение ближайшей рабочей недели воспользоваться готовым набором упражнений. Это поможет вам сориентироваться и в дальнейшем самостоятельно выбирать полезные техники для развития навыков.

Понедельник – упражнение на внимание

Анаграммы развивают концентрацию и помогают обогатить словарный запас.


Попробуйте упражнения для развития правого полушария мозга


Разгадывая их, вы тренируете внимание к деталям и укрепляете связь внимания и воображения.

Найдите анаграммы (слова, состоящие из тех же самых букв, но составленных в другом порядке) к словам:

  1. сядьте;
  2. пари;
  3. идет;
  4. конус;
  5. капля.

Вторник – упражнение на развитие логики и воображения

Сегодня мы потренируем воображение, придумывая решения для непредвиденных ситуаций. Используйте способность мыслить как логически, так и креативно и придумайте 10 решений для каждого форс-мажора. Дайте волю воображению, однако старайтесь не сильно отдаляться от реальности.

Для продвинутых: придумайте по 5 логичных решений и 5 невероятных.

  1. На улице -30 °C, вам нужно ехать на вокзал встречать подругу, а автомобиль не заводится.
  2. В вашем районе не будет электричества в ближайшие сутки.
  3. Вы забыли о дне рождения близкого человека.
  4. Ваш начальник заболел и поручил вам выступить вместо себя на экологической конференции с докладом «В защиту грызунов Поволжья».
  5. Вы выиграли в лотерею 10 миллионов евро!

Среда – упражнение на тренировку памяти

Умение мысленно представлять образы – важнейший навык в процессе осознанного запоминания. Он позволяет надолго сохранять в памяти ассоциации.

Если ты секретарь – «девичья память» отменяется!

Мысленно представьте любую сцену. Начните с той, которая недавно произошла с вами в реальности. Например: вы совершаете покупки в магазине, встречаетесь с другом в метро в час пик, моете посуду, едете в автомобиле на работу и т. п. Постарайтесь вспомнить как можно больше деталей и мысленно воспроизвести сцену. Для продвинутых: не ограничивайтесь визуальными образами – добавьте аудиальные и кинестетические.


Забывчивости - бой! Тренируем память


Когда сможете подробно восстанавливать в памяти события из собственной жизни, переходите к более сложному варианту упражнения. Вспоминайте истории, рассказанные знакомыми и друзьями, сюжеты утренних новостей или сцены из кинофильмов. Условие то же: нужно вспомнить как можно больше подробностей и мысленно представить их.

Навык мысленно воспроизводить сцены с максимальным количеством деталей укрепит память и поможет быстро создавать образные ассоциации.

Четверг – упражнение на скорочтение

Сегодня вам предстоит выполнить упражнение по ритмичному чтению. Запустите стационарный метроном или его онлайн-версию. Установите самый медленный темп и выберите любой текст, с которым вы еще не знакомы.

Читать текст нужно так, чтобы на одну строчку приходилось два удара метронома. Не останавливайтесь, не сбавляйте и не увеличивайте темп. Читать следует ритмично. Этот навык лежит в основе многих методов скорочтения, в частности – авточтения.

Прочитав страницу, остановитесь. При необходимости можете вернуться и прочитать слова или фразы, которые не удалось понять с первого раза. Затем мысленно подытожьте прочитанное.

Если хотите развивать скорость чтения, постепенно увеличивайте темп метронома. Главное – читайте строки ритмично, это залог эффективности.

Пятница – упражнение на визуальное восприятие

В конце недели займитесь развитием координации и глазомера.

Для этого возьмите чистый лист бумаги формата А4. В одном из верхних углов поставьте точку. Вторую точку нарисуйте в противоположном нижнем углу (по диагонали от первой). Теперь соедините их линией, не отрывая карандаша от бумаги. При выполнении упражнения не используйте линейку и другие вспомогательные средства. Сначала «примеривайтесь» к начертанию линии, проводя несколько раз карандашом над точками, не касаясь бумаги. Затем нарисуйте саму линию. Повторите упражнение 3–4 раза на новых листах.

Развитие глазомера улучшает логическое мышление и зрительное восприятие, а также способствует укреплению памяти.

Сделайте подобные упражнения своей привычкой. Благодаря этому вы разовьете полезные навыки, а также сможете более оперативно реагировать на непредвиденные события.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль