Как наладить документооборот в организации?

215

Вопрос

Как наладить эффективную работу с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в тех организациях, которые пока еще не внедрили у себя систему электронного документооборота?

Ответ

Все большее количество организаций принимает решение о внедрении систем электронного документооборота и все чаще в работу с этими системами вовлекается не только делопроизводственный персонал, но и остальные работники организаций, которые в процессе своей деятельности создают документы или осуществляют их исполнение. Современные системы электронного документооборота позволяют не только осуществлять регистрацию и пересылку электронных документов и поручений исполнителям, но и оперативно отслеживать их исполнение, а также реализовывать работу с проектами документов. Те же организации, которые не используют системы электронного документооборота для автоматизации деятельности своих работников, вынуждены решать эти вопросы с использованием иных методов.


Мы рекомендуем почитать о организационных документах материал по этой ссылке.


Передача документов для исполнения

В структурные подразделения и непосредственно должностным лицам поступают, как правило, следующие документы:

  • входящие документы, адресованные данному подразделению (должностному лицу);
  • входящие документы, в результате предварительного рассмотрения которых службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) или уполномоченным на это работником организации принято решение о передаче документов данному подразделению (должностному лицу);
  • внутренние документы, адресованные данному подразделению (должностному лицу);
  • документы, передаваемые в подразделение (должностному лицу) в соответствии с поручением руководства организации.

В связи с тем, что основная часть передаваемых документов требует исполнения, очень важно, чтобы принятая в организации технология передачи обеспечивала своевременное поступление документов исполнителям и максимально снижала вероятность их утраты.


Читайте о внедрении системы электронного документооборота еще больше по ссылке.


Передача документов в структурные подразделения организации (должностным лицам) может осуществляться различными способами. Технология передачи устанавливается в зависимости от технического оснащения, конфигурации помещений, традиций, существующих в конкретной организации.

  • Документы по подразделениям и должностным лицам могут разносить работники службы ДОУ. Однако данный способ приемлем только в случае достаточной укомплектованности службы ДОУ персоналом.
  • Более распространенным способом передачи документов является размещение в помещении службы ДОУ или другом отведенном для этого месте специальных ячеек (накопителей для бумаг) для каждого из структурных подразделений и ряда должностных лиц (как правило, для должностных лиц, которым поступает значительное количество документов, например: заместители руководителя организации, главный бухгалтер, начальники отдельных подразделений).

В такие ячейки (накопители) документы помещаются по мере их поступления и обработки службой ДОУ. Забирать их оттуда могут как непосредственно те должностные лица, которым направляется документ, так и их секретари или специально уполномоченные работники структурных подразделений.

Одним из наиболее трудоемких процессов при осуществлении передачи документов в структурные подразделения организации и должностным лицам является подтверждение факта доставки документов адресатам. Как правило, реализуется это одним из следующих способов:

1. Для каждого документа оформляется реестр передачи, в котором должностные лица ставят свою подпись, подтверждающую факт получения для работы оригинала или копии документа.

Данный способ имеет ряд недостатков, среди которых - значительное увеличение нагрузки работников службы ДОУ, которым необходимо не только составить реестр, но и проследить за тем, чтобы каждый из тех, кто получает документ, расписался в его получении в соответствующем реестре. Кроме того, при значительном объеме документооборота существенными становятся затраты на бумагу для распечатывания реестров. Пример:

РЕЕСТР ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТА

01-12/457

от

21.02.2012

Автор:

ООО "Пирамида"

Краткое содержание:

О направлении проекта договора на поставку мебели

ФИО лица, получившего документ

Оригинал или копия

Дата и время получения

Подпись

Трифонов О.Н.

Оригинал

21.02.2012 12:53

Трифонов

Василевская В.М.

Копия

21.02.2013 14:15

Василевская

2. Для каждого исполнителя (структурного подразделения) формируется отдельный реестр, в который включаются все документы, подготовленные для передачи конкретному исполнителю (или в определенное структурное подразделение).

Реестр составляется один или несколько раз в день по мере поступления документов в службу ДОУ и включает все документы, предназначенные к передаче данному исполнителю (в данное структурное подразделение) на момент формирования реестра.

Преимуществом данного метода является то, что, получая предназначенные ему документы, должностное лицо расписывается в единственном реестре. Однако данный способ передачи документов имеет и множество недостатков. В первую очередь, это большая трудоемкость подготовки подобных реестров. Кроме того, такие реестры не очень удобны, когда требуется быстро найти информацию о том, когда исполнитель получил тот или иной документ.

Пример такого реестра:

РЕЕСТР ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

Трифонову О.Н.

№ п/п

Регистра-ционный номер и дата

Автор

Краткое содержание

Коли- чество листов

Оригинал или копия

1

№ 01-12/457 от 21.02.2012

ООО "Пирамида"

О направлении проекта договора на поставку мебели

6

Оригинал

2

№ 01-14/459 от 21.02.2012

ООО "Новый век"

О расторжении договора № ИС-114 от 11.04.2011

2

Оригинал

3

№ 45 от 20.02.2012

ЗАО "Эксперт"

О работе в выходные и праздничные дни

1

Копия

Дата и время получения документов: 21.02.2012 12:55

Подпись:

Трифонов

3. Исполнители (их секретари или специально уполномоченные работники соответствующих структурных подразделений) расписываются в получении документов в регистрационной форме (журнале регистрации документов или регистрационно-контрольной карточке документа).

Несомненным преимуществом данного метода является то, что он незначительно увеличивает загруженность работников службы ДОУ. Необходимо только предусмотреть соответствующую графу в журнале регистрации (или поле в регистрационно-контрольной карточке) и следить за тем, чтобы получающие документы лица не забывали проставлять свою подпись. Однако и этот метод не лишен недостатков. Основным является то, что получение документов исполнителями может производиться только в помещении службы ДОУ в непосредственной близости от места регистрации документов и хранения журналов регистрации (или регистрационно-контрольных карточек).

Таким образом, проанализировав имеющиеся варианты, оценив их преимущества и недостатки, организации следует выбрать тот из них, который является для нее оптимальным.

Отдельно также необходимо определить порядок передачи внутренних документов организации, создаваемых в структурных подразделениях и адресованных должностным лицам, работающим в других подразделениях, или руководству организации. В нормативных правовых документах можно встретить прямо противоположные варианты решения этого вопроса.

Так, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, установлено, что передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти должна осуществляться через службу делопроизводства. С другой стороны, в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33), передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение.

При разработке технологии передачи документов исполнителям не следует забывать о том, что исполнителям для работы документы поступают не только в соответствии с резолюциями руководства организации. Должностные лица получают также поручения от своих непосредственных руководителей (руководителей структурных подразделений). Поэтому, в целях равномерной загрузки работников организации, о направлении документов на исполнение должны быть поставлены в известность непосредственные руководители исполнителей. Осуществляется это, как правило, путем регулярного направления службой ДОУ либо подразделением организации, отвечающим за контроль исполнения поручений руководства, руководителям структурных подразделений справки о документах, находящихся на исполнении у их подчиненных.

Организация хранения документов, находящихся на исполнении

Почти в каждом учебнике по делопроизводству можно встретить рекомендацию заводить для каждого исполнителя специальным образом промаркированные папки для хранения находящихся у него в работе документов. На каждой из таких папок должна быть указана фамилия исполнителя, а также наименование папки, отражающее характер действий, которые необходимо выполнить с документами, например:

"Срочно", "На исполнении", "На согласование", "На подпись", "На отправку" и т.п.

Несмотря на кажущуюся архаичность данной рекомендации, она по-прежнему является актуальной. Не всегда должностное лицо, которому было поручено исполнение документа, имеет возможность довести работу до завершения. В случае прогнозируемого отсутствия исполнителя на рабочем месте, заблаговременно должна осуществляться передача дел тому работнику, которому поручается исполнение обязанностей отсутствующего исполнителя. В том же случае, когда исполнителя нет на рабочем месте по причинам, которые нельзя было заранее предусмотреть, и, соответственно, передача дел не была произведена, систематизация документов по папкам в зависимости от стадии, на которой находится их исполнение, позволит новому исполнителю быстрее разобраться в вопросе.

Количество и наименования папок могут быть различными и определяются правилами делопроизводства, установившимися в конкретной организации, а также спецификой деятельности конкретного работника. Основное требование к названиям папок - неподготовленному человеку должно быть сразу понятно, какие действия необходимо предпринять в отношении хранящихся в них документов.

Не следует присваивать папкам неоднозначные наименования, не раскрывающие суть вопроса, такие как, например: "Важно", "Для работы", "К рассмотрению" и т.п.

Подготовка инициативных и ответных документов

Зачастую результатом исполнения поручения руководства становится подготовка какого-либо документа. Это может быть как ответ на поступившее в организацию письмо, так и инициативный документ.

В связи с тем, что в настоящее время подготовка и оформление документа выполняется непосредственно исполнителем поручения, каждый исполнитель должен быть ознакомлен с нормативно-методическими документами, регламентирующими вопросы создания документов и работы с ними в организации.

Службе ДОУ следует разработать электронные шаблоны всех видов документов, создаваемых в организации, и постоянно поддерживать их в актуальном состоянии, обеспечивая оперативное внесение необходимых правок.

Шаблоны должны храниться таким образом, чтобы, с одной стороны, к ним был доступ у всех заинтересованных лиц, а с другой стороны, исключалась возможность несанкционированного их изменения.

Созданный исполнителем проект документа проходит процедуру согласования и подписания (утверждения) в соответствии с установленным в организации порядком.

Передача проекта в процессе согласования от одного должностного лица другому, как правило, осуществляется исполнителем самостоятельно. Проект передается непосредственно лицу, визу согласования которого необходимо получить, либо его секретарю.

Факт передачи проекта документа на согласование подтверждать подписью должностного лица в реестре передачи не принято. В связи с этим в целях снижения вероятности утраты проектов документов целесообразно каждому должностному лицу, которое может принимать участие в процедуре согласования проектов документов, иметь соответствующим образом промаркированную папку или накопитель для бумаг. Такой подход позволит также в случае необходимости отыскать "застрявшие" на согласовании у должностного лица проекты в случае его отсутствия на рабочем месте.

Согласованный проект документа вместе с материалами, на основании которых он готовился, передается исполнителем на подписание или утверждение. Передача может осуществляться руководителю, подписывающему (утверждающему) документ, непосредственно или через его секретаря. Как и в случае согласования, у руководителя должна быть папка или накопитель для бумаг, в которых будут храниться до их рассмотрения все проекты, направленные ему на подпись (утверждение). У секретаря руководителя также должна быть аналогичная папка, в которую либо секретарь, либо сами исполнители будут помещать проекты, предназначенные для подписания (утверждения) руководителем.

Подписанный руководителем документ передается на регистрацию. Делать это может как исполнитель, так и секретарь руководителя. Последний вариант является более предпочтительным, т.к. при таком подходе проще обеспечить выполнение требования о регистрации подписанных руководителями документов в день их подписания. В этом случае в организации необходимо установить порядок информирования исполнителей о подписании созданных ими проектов документов.

Еще один процесс, в котором задействованы исполнители, - обработка отправляемых из организации документов. Как правило, данная процедура осуществляется централизованно службой ДОУ. В этом случае исполнитель должен передать в данное подразделение правильно оформленный и зарегистрированный документ, сопроводив его в случае надобности указателем рассылки. Документ передается в количестве экземпляров, делающим возможным его отправку всем адресатам (за исключением того случая, когда изготовление необходимого числа копий документа входит в задачи службы ДОУ). Факт передачи документа на отправку может подтверждаться внесением исполнителем записи в соответствующий журнал.

Следует помнить!

Своевременное и качественное исполнение поручений руководства становится невозможным при отсутствии в организации комплекса нормативно-методической документации, регламентирующей все процессы создания и работы с документами, в которые вовлечены должностные лица, не относящиеся к категории делопроизводственного персонала. Разработка такого комплекса документации является одной из первоочередных задач при налаживании делопроизводства в организации.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль