Каков порядок заверения копий документов?

326

Вопрос

Каков порядок заверения копий документов, в т.ч. электронных?

Ответ

Как видим, просто копия отличается от заверенной тем, что последняя обладает юридической силой. Порядок заверения копий документов описан в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Запись «Верно» или «Копия верна» может быть сделана от руки. Не запрещается заказать специальные штампы.

Можно иметь и штамп с готовыми строчками для внесения нужной информации о лице, заверяющем копию.

КОПИЯ ВЕРНА

________________ ______________ ________________

«___» ____________ 201__ г.

Стоит отметить, что ни один нормативный акт не регламентирует порядок проставления печати организации с отметкой о заверении копии документа. Однако на практике чаще всего печать организации проставляется рядом с отметкой о заверении копии. Чтобы не возникало недоразумений, можно официально взять это за правило, отразив в локальных нормативных актах организации.

При подготовке копии многостраничного документа можно заверить каждый лист отдельно, а можно пронумеровать страницы документа, прошить их и проставить заверительную надпись на обратной стороне последнего листа, например:

КОПИЯ на   137    листах ВЕРНА

Заверение копии электронного документа

Итак, процедура заверения копии документа на бумажном носителе прозрачна: документ копируется и заверяется в описанном порядке. Но как быть, если подлинник документа находится в памяти компьютера, и для получения копии нам требуется ее распечатать? Так может случиться, например, когда речь идет о регистрационных данных входящего документа, содержащихся в системе электронного документооборота.

Определимся, что такое электронный документ. Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Нельзя путать электронный документ с отсканированной копией документа на бумажном носителе.

Порядок заверения копии электронного документа описан в Инструкции о порядке заверения копий документов, являющихся доказательствами по делам об административных правонарушениях (утв. приказом ФТС России от 21.06. 2011 № 1288). Сразу оговоримся: коммерческие организации не обязаны следовать этой инструкции. Однако целесообразно взять на вооружение описанный порядок заверения копий электронных документов:

при заверении копий электронных документов удостоверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, с помощью которого осуществлен доступ к электронному документу (п. 3.3).

Из этого следует, что заверительная надпись будет выглядеть так:

КОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА ВЕРНА.

Копия воспроизведена с использованием программного обеспечения «Document».

Главный специалист

по делопроизводству                                  Петрова                                           С.М.  Петрова                                                                      26.06.2012

Заверение копий документов нотариусом

Нотариус может заверить любую копию, но нужно ли каждый раз отправляться к нему? Нотариальное заверение копий документов должно быть прямо предусмотрено законом, в противном случае ни один официальный орган не может потребовать от вас предоставления нотариально заверенных копий документов. Это прописано в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х:

предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке (п. 2).

Также в установленных законом случаях заверить копии документов может суд или иной государственный орган.

Регламентирование порядка заверения копий

Для того чтобы ввести в организации единый порядок изготовления и заверения копий документов и сэкономить время на устранении ошибок, рекомендуем внести дополнения в вашу Инструкцию по делопроизводству и регламентировать этот процесс.

Примерный образец:

Порядок заверения копий документов

Заверение копий документов осуществляется отделом документационного обеспечения управления.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику в нижнем левом углу документа проставляется надпись (штамп) «Верно» или «Копия верна», указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), дата заверения, ставится оттиск печати «Для документов». При заверении копий электронных документов заверительная надпись дополняется указанием на электронный вид документа и наименованием программного обеспечения, при помощи которого осуществлен доступ к электронному документу.

При заверении многостраничных копий допускается прошивание документа нитками с проставлением заверительной надписи (штампа) «Верно» или «Копия верна» на оборотной стороне последнего листа документа, с указанием количества страниц, должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов), даты заверения, с простановкой оттиска печати «Для документов».

Если по роду своей деятельности вам приходится выдавать гражданам-заявителям большое количество заверенных копий, рекомендуется подготовить на основе приведенного примера локальный нормативный акт - Инструкцию о порядке подготовки и заверения копий документов. Это поможет вам избежать конфликтов и недоразумений с заявителями: при любом столкновении интересов достаточно будет лишь сослаться на Инструкцию.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль