Как отметить архивные дела в номенклатуре дел?

38

Вопрос

Каким образом отмечаются документы в номенклатуре дел, которые были переданы в архив организации? Пишется ли это в примечании? И что делать с индексами дел, которые уже находятся в архиве, при составлении номенклатуры дел на следующий год? 

Ответ

Передача документов в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений. Опись дел – это документ, который составляется на основании номенклатуры дел именно для организации передачи документов, подлежащих хранению, в архив организации.  Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения свыше 10 лет, при этом на документы по личному составу составляется отдельная опись. О том, как составляются описи, смотрите:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002).

У вас не останется вопросов о передаче документов в архив после прочтения статьи по ссылке.


По существующим правилам, в архив организации передаются только документы со сроками хранения свыше 10 лет, но в некоторых организациях архивы принимают на хранение  документы со сроками хранения до 10 лет включительно (может быть так, что в подразделениях совершенно нет места для хранения документов, а в архиве организации есть свободные площади). В этом случае на документы со сроками хранения до 10 лет описи не составляются и документы передаются по номенклатуре дел, тогда в графе «Примечания» номенклатуры дел проставляются отметки о передаче дела в архив.


Важную информацию о архивном хранении дел вы найдете в материале здесь.


Индексы дел могут повторяться из года в год. Идентификатором дела является не только его индекс, но и все те сведения, которые указываются на обложке дела: наименование организации, наименование структурного подразделения, заголовок дела, индекс, том (часть), крайние даты дела, срок хранения. Даже если большая часть сведений совпадает, дела будут различаться годом (крайними датами).


Эксперт делится важной информацией о архивном хранении в материале по ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль