Что такое классификатор и как составляется этот документ?

410

Вопрос

Что такое классификатор и как составляется этот документ?

Ответ

Классификатор (от лат. classis – разряд и facere – делать) – систематизированный свод наименований объектов классификации, признаков классификации и/или классификационных группировок и их кодовых обозначений. Классификаторы широко применяются в информационных системах при автоматизированной обработке информации.

Виды классификаторов   

Частным случаем классификатора является классификатор документной информацииобобщенное название классификаторов, объектом классификации в которых является информация, содержащаяся в официальных документах.

В системе нормативного обеспечения ДОУ классификатор – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов некоторого множества с присвоенными им кодами.

При разработке классификатора используются методы классификации, посредством которых осуществляется разделение множества объектов на подмножества по признакам сходства или различия их свойств или характеристик.

При разработке классификаторов используются два метода:

  • иерархический - метод классификации, при котором заданное множество объектов классификации последовательно делится на подчиненные подмножества;
  • фасетный - метод классификации, при котором множество объектов классификации делится на независимые подмножества по различным основаниям классификации.

Иерархический метод классификации                       

Примером классификатора, построенного с использованием иерархического метода классификации, является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями:

  1. унифицированная система документации;
  2. подсистема документов (подкласс форм, связанных общностью содержания и направленностью их использования);
  3. унифицированная форма документов.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации и блока наименований объекта классификации, например, в разделе 09 ОКУД «Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации»:

1-я ступень классификации - Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

2-я ступень - Документация по учету и распределению средств;

3-я ступень – Унифицированная форма «Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд».

Приведем еще один пример фрагмента иерархического классификатора ОКУД:

Код

Контрольное число

Наименование формы

0200000

2

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

0211000

0

Документация по созданию организации, предприятия

0211031

3

Договор об аренде

0211071

6

Заявление на государственную регистрацию

Блок идентификации ОКУД (две графы слева) включает код формы (7 знаков) и контрольное число (рассчитывается по определенной формуле и служит для контроля правильности ввода информации).

Фасетный метод классификации                                

Примером классификатора, построенного с использованием фасетного метода классификации, является Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). ОКИН состоит из отдельных фасетов (частей), которые можно использовать независимо друг от друга при решении различных задач. Например, фасетами ОКИН являются такие фасеты:

«Основания прекращения трудового договора», «Гражданство», «Национальности», «Образование», «Образовательные учреждения» и др.

Каждый фасет состоит из перечня наименований объектов и их кодов.

Пример фасета ОКИН:

10. СОСТОЯНИЕ В БРАКЕ

1      Никогда не состоял (не состояла в браке)

2      Состоит в зарегистрированном браке

3      Состоит в незарегистрированном браке

4      Вдовец (вдова)

5      Разведен (разведена)

6      Разошелся (разошлась)

Блок идентификации в данном фасете включает коды, состоящие из одного знака.

Общероссийские классификаторы используются для интегрированной обработки информации в автоматизированных информационных системах.

Функции и структура классификаторов         

Классификаторы являются нормативными документами. Существуют классификаторы: международные, межгосударственные, общероссийские (национальные), отраслевые и межотраслевые, муниципальные (например, общегородские классификаторы) и классификаторы организаций. Классификаторы организации, используемые в информационной системе, например, в СЭД, называют системными классификаторами.

Классификаторы организаций разрабатываются для классификации и последующей обработки информации, которой нет в общероссийских, региональных, отраслевых и других классификаторах.

В документационном обеспечении классификаторы разрабатывались для организации работы с документами еще до появления автоматизированной обработки документной информации. Фактически, разновидностью классификатора является номенклатура дел, поскольку номенклатура дел закрепляет классификацию дел, заводимых в делопроизводстве, и используется для систематизации документов при включении их в состав документального фонда организации. Конечно, функция классификации дел – лишь одна из функций номенклатуры дел, кроме того, она используется для учета и поиска документов и дел, организации передачи на архивное хранение.

В целях регистрации и поиска документов в делопроизводстве организаций применяются следующие классификаторы: видов документов, структурных подразделений, должностных лиц, корреспондентов, предметно-вопросный (тематический).

Структура классификаторов зависит от количества объектов классификации, связей и отношений между ними. При разработке классификаторов организации чаще используют иерархический метод.

Пример классификатора должностных лиц организации

Код

Наименование должности, фамилия, инициалы должностного лица

01

Руководство

011

Генеральный директор Новиков Г.О.

012

Зам. генерального директора по финансовым вопросам Павленко Н.Д.

013

Зам. генерального директора по коммерческим вопросам Леонидова О.М.

02

Руководители структурных подразделений

021

Директор Департамента корпоративного управления Проскурин Л.Д.

022

Директор Финансового департамента Балуев Н.А.

Как правило, в классификаторах организаций используется цифровая система кодирования, но может использоваться и буквенное кодирование.

Например, в классификаторе должностных лиц в качестве кодов могут использоваться инициалы имени и фамилии должностного лица:

Директор Департамента корпоративного управления Проскурин Л.Д. – ПЛ или ЛП.

Инициальные коды неудобны тем, что при смене должностного лица нужно менять код, в то время как при цифровом кодировании меняется только наименование объекта кодирования.

В делопроизводстве классификаторы используются при регистрации документов.

Например, при регистрации входящих документов могут использоваться такие классификаторы: должностных лиц, корреспондентов, структурных подразделений, тематический (предметно-вопросный).

 При этом коды классификаторов включаются в регистрационный номер документа.

К примеру: рег. № 270 / 04-03-08, где:

270 – порядковый входящий номер;

04 – код корреспондента (организация, из которой поступил документ);

03 – код должностного лица, рассмотревшего документ;

08 – код структурного подразделения-исполнителя.

Классификаторы организаций утверждаются и вводятся в действие руководителем организации, как любой другой локальный нормативный правовой акт. Соответственно, изменения в классификаторы вносятся приказами (распоряжениями) того руководителя, который его утверждал.

См. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) и ОК 018-95. Общероссийский классификатор информации о населении (утв. постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 412).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль