Как составить письмо-требование?

81

Вопрос

Каким образом в тексте письма заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства или соблюсти определенные условия?

Ответ

В вашем вопросе речь идет о письмах-требованиях. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства, соблюсти установленные законом или иным нормативным правовым актом нормы в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей или отступления от установленных норм.


Подробнее о письме - ответе на претензию мы писали здесь.


Письму-требованию может предшествовать письмо-напоминание, которое формулируется одновременно и как просьба. Письмо-требование просьбой никогда не является. Письмо-напоминание не должно содержать в себе “угроз”, предупреждений в адрес корреспондента, а письмо-требование, напротив, может содержать такие “угрозы”: “в противном случае вам будут предъявлены штрафные санкции”, “в противном случае дело будет передано в арбитражный суд” и др.

Структура письма-требования

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия имеющихся договоренностей или сущность установленных норм со ссылкой на конкретные нормативные акты или иные документы, излагается суть сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и, при необходимости, предупреждения в адрес корреспондента о мерах воздействия на него, если обязательства не будут выполнены.


Более подробно о рекомендательном письме вы можете узнать в статье.


Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) …;

Требуем незамедлительно выполнить … и др.

Предупреждения в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия … и т. п.

Текст письма-требования может состоять из трех-четырех коммуникативно-смысловых частей.

Если письмо-требование состоит из четырех частей, то в первой части письма излагаются события (обстоятельства, действия), выполнение или невыполнение которых привело к сложившейся ситуации (ситуации, явившейся поводом для составления письма). Вторая часть письма – это изложение событий (ситуаций, действий), являющихся причиной написания письма. Вторая часть письма всегда излагается как обоснование (аргументация) последующих выводов. Выводы составляют предмет третьей части письма – заключения, в котором, собственно, и излагается требование (требования). Четвертая часть письма – факультативная часть, как раз она и является предупреждением (“угрозой”). 

Особенность составления текстов деловых писем сложной структуры заключается в том, что вторая и третья коммуникативно-смысловые части письма, как правило, формулируются как одно грамматическое предложение. Выделим коммуникативно-смысловые части в тексте письма, приведенного выше:

При прокладке канализации и устройстве канализационных камер по адресу: ул. Довженко, строение 15 – на колодцы были установлены крышки, не соответствующие размеру обечаек, и, несмотря на неоднократные устные и письменные обращения к начальнику участка № 4, меры по устранению допущенных нарушений до сих пор не приняты. (1 часть)

В связи с тем, что при проезде автомашин происходит сдвиг и переворачивание крышек, открытые колодцы создают угрозу жизни пешеходов и могут привести к несчастным случаям (2 часть), требуем принять срочные меры по устранению допущенных нарушений. (3 часть)

В противном случае мы снимаем с себя ответственность за возможные последствия. (4 часть)

Еще один пример текста письма-требования:

В соответствии с договором поставки от 15.10.2013 № 28/49 ваше предприятие взяло на себя обязательства по разгрузке вагонов с углем, поступающим по железной дороге, и его доставке в наш адрес. (1 часть)

В связи с тем, что в январе-феврале 2014 г. вами была задержана разгрузка 47 вагонов, вследствие чего возникла угроза остановки ТЭЦ (2 часть), требуем срочно обеспечить разгрузку вагонов с углем и его доставку. (3 часть)

В противном случае, в соответствии с п. 5.3. договора, вам будут предъявлены штрафные санкции в размере 0,01% за каждый день задержки. (4 часть)

Требования к составлению

В определенных случаях законодательством РФ могут предусматриваться требования к составлению писем-требований. В частности, ст. 69 Налогового кодекса РФ (п. 4) установлены условия, которые должны соблюдаться при составлении писем-требований, направляемых налогоплательщикам – физическим и юридическим лицам при наличии у них недоимки по налогам. Закон говорит, что конкретная форма требования устанавливается налоговым органом, но в тексте требования должны быть указаны:

1. сумма задолженности по налогу;

2. размер пеней, начисленных на момент направления требования;

3. срок уплаты налога, установленный законодательством о налогах и сборах;

4. срок исполнения требования;

5. меры по взысканию налога и исполнению обязанности по уплате налога, которые применяются в случае невыполнения требования налогоплательщиком.

Отсутствие в требовании налогового органа информации хотя бы по одному из перечисленных пунктов делает письмо-требование не соответствующим закону.


Эксперт делится важной информацией об организации работы с претензиями в материале по ссылке.


При наличии таких законодательно установленных правил в письме-требовании при изложении информации необходимо строго придерживаться установленной последовательности.

В письме-требовании, как и в любом другом деловом письме, могут использоваться этикетные фразы: вступительное обращение (Уважаемый ..!, Уважаемые господа!) и заключительная этикетная фраза (С уважением,). Но эти элементы письма не являются обязательными. Решение о том, использовать их или не использовать в конкретной ситуации делового общения, принимает составитель.

Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль