Каков состав нормативной базы по созданию печатей и штампов?

79

Вопрос

Каков состав нормативной базы по созданию печатей и штампов? Может ли быть в организации больше одной печати, и если да, то на какие документы они проставляются? Дайте нам, пожалуйста, рекомендации по правильному использованию и уничтожению печатей и штампов.  

Ответ

Вот как определяет печать ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст): «Печать – это устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».


Интересная информация о печатях и штампах размещена здесь.


Чтобы понять, должна ли быть в организации печать, и если да, то какая информация будет в ней содержаться, обратимся к законодательству:

Форма организации

Нормативный акт

Что должно быть на печати

Общество с ограниченной ответственностью

Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п.5 ст. 2)

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке»

Акционерное общество

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 2)

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации»

Индивидуальный предприниматель

Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

Указанный закон не содержит требования для индивидуального предпринимателя иметь круглую печать; ИП вправе самостоятельно принять решение о необходимости ее использования

Филиал, представительство

Локальный нормативный акт организации (обычно это Положение об обособленном подразделении, филиале)

То же, что на печати головной организации;  слово «филиал» или «представительство»

Обратите внимание: закон содержит лишь минимальные требования к содержанию печатей ООО и акционерных обществ. Организация может дополнить свою печать собственным логотипом, эмблемой, контактными данными, банковскими реквизитами и т.п.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов законодательство не регламентирует. Отчасти можно полагаться лишь на ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», но, как следует из названия, он относится только к организациям, имеющим право использовать госсимволику.

Кроме того, технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утв. на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, в частности, перечислены размеры, которые должны иметь и сама печать, и изображения на ней, а также способы защиты печати от подделки.

Виды печатей

Выделяют следующие виды печатей:

  •  гербовые печати (с использованием государственной символики) имеет право использовать только строго определенный ряд учреждений, которые перечислены в Федеральном конституционном законе от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы;

  •  круглые печати получают организации, не имеющие права использовать государственную символику, но обязанные иметь печать (ООО, акционерные общества), а также индивидуальные предприниматели;
  • дополнительные печати изготавливаются в организации по потребности и выдаются в пользование либо обособленным и структурным подразделениям, либо предназначаются для определенных групп документов. 

Коммерческие организации включают свои печати в государственный реестр добровольно. Зарегистрированные печати имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополнительной защитой печати от подделки.

Штампы

Однозначного определения штампа нормативные документы нам не предлагают. Их цель – мгновенно воспроизвести на бумаге то, что всякий раз приходится писать от руки.

Куда и как ставить печати и штампы?

Реквизит 25 «Оттиск печати», согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслуживания) приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив его в Положении о печатях и штампах.

Если форма документа предусматривает обязательное проставление печати, место оттиска обозначается буквами «М.П.». Печать ставится прямо на них:

Исполнитель

ООО «ПДТ-Сервис»

Генеральный директор     Алексеев    Д.Р. Алексеев

М.П.

Заказчик

ООО «Мир комфорта»

Коммерческий директор   Афанасьева В.В. Афанасьева

М.П.

Когда обозначения места печати на документе нет, но заверить подпись все равно нужно, оттиск проставляется так, чтобы он задел последние буквы должности подписанта и фрагмент его подписи. Но усердствовать нежелательно: и должность, и подпись должны остаться видимыми и читаемыми.

Главный бухгалтер                                Свиридова                                           П.В. Свиридова

Места проставления штампов, как правило, более или менее определены.

Например, в инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп «Входящий документ» ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп «На контроль» – на верхнем поле справа.

Назначение ответственного

Работа с печатями и штампами в компании должна быть строго организована. Рекомендуется поручить ее кому-то одному, например, начальнику отдела делопроизводства, помощнику руководителя и т.п. Кандидатура работника назначается приказом руководителя организации. В обязанности назначенного работника будут входить:

  •  прием заявок на изготовление печатей и штампов и направление их в ответственное подразделение;
  •  передача дополнительных печатей в структурные подразделения и ответственным за них работникам;
  •  уничтожение печатей и штампов, включая документальное оформление этого процесса;
  •  разработка, внедрение и поддержание в актуальном состоянии локальных нормативных актов, регламентирующих работу с печатями в организации.

Текст распорядительной части приказа о назначении ответственного за организацию работы с печатями и штампами:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов ООО «Рассвет» главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалеву Светлану Викторовну.
  2. При отсутствии главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалевой Светланы Викторовны ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов является помощник генерального директора Надеждина Алла Петровна.
  3. Начальнику отдела кадров внести изменения в должностные инструкции указанных работников.
  4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Как видно из примера, в приказе указывается не должность ответственного, а имя конкретного работника. Таким образом, свои функции ответственного ушедший на повышение или уволившийся сотрудник не сможет «передать по наследству» тому, кто займет его место. То же касается и его потенциального заместителя. В обоих случаях приказ придется составлять заново.

Хранение печатей и штампов Не всегда удается хранить все печати и штампы в канцелярии. Особенно это касается дополнительных печатей, которые расходятся по структурным подразделениям. Чтобы точно знать, в какой отдел была передана та или иная печать, в компании заводится Журнал учета движения печатей и штампов. Поскольку документ подразумевает «живые» оттиски печатей и подписи работников, он является рукописным:

№ п/п

Наименование печати /штампа

Должность и фамилия лица, у которого находится на хранении / в пользовании печать / штамп

Расписка в получении печати / штампа, дата получения

Отметка о возвращении печати / штампа

Должность, фамилия и подпись лица, принявшего возвращаемую печать / штамп

Отметка об уничтожении (номер акта, дата)

10

«Согласовано. Начальник строительного управления»

Секретарь

Петрова А.А.

Петрова

15.05.2009

Возвращено

20.06.2013 в связи с переходом на электронный документооборот

Делопроизводитель Николаева М.А.

Николаева

Уничтожен (Акт от 21.06.2013 № 23)

55

«Для документов 4»

Юрисконсульт Афанасьев В.К.

Афанасьев

30.08.2013

Работник, расписавшийся в получении печати или штампа, автоматически становится ответственным за их хранение. На местах печати и штампы следует содержать так, чтобы исключить возможность использования их другими работниками и посторонними лицами, а также хищения. Лучше всего хранить печать в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Время от времени печать приходится выносить за пределы организации. В этом случае работник, который берет ее с собой, получает печать у ответственного лица под роспись.

Уничтожение печатей и штампов

Отслужившие свое (пришедшие в негодность, морально устаревшие) печать или штамп ни в коем случае нельзя просто выбросить. Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать. То, что осталось от клише, можно выбросить. Кроме того, весь процесс должен быть задокументирован. Для документирования самого уничтожения достаточно акта. Комиссия по уничтожению может создаваться приказом генерального директора по мере надобности. В нем члены комиссии перечисляются поименно. Если в компании много печатей и штампов, то состав комиссии может быть закреплен в локальном акте (например, в Положении о печатях и штампах), и там работники, входящие в комиссию по уничтожению, перечисляются по должностям. 

Уничтожением печатей ответственное лицо может заняться самостоятельно, а может передать печати для уничтожения в специальную организацию или в орган, зарегистрировавший эту печать.

Если принято решение уничтожить печать (штамп) на месте своими силами, в организации собирается особая комиссия. Состав комиссии утверждается раз и навсегда в локальном нормативном акте, регламентирующем порядок уничтожения печатей и штампов. В комиссию обязательно должен входить работник, ответственный за работу с печатями.

Уничтожить резиновое или каучуковое клише проще всего, разрезав его ножницами на мелкие кусочки. Сжигание, а также опиловка или дробление на фракции металлических клише требуют уже специальных условий и инструментов, и провести эти процессы в условиях обычной канцелярии затруднительно. 

Образец акта об уничтожении печатей:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Салют»

Хоботов   Т. Н. Хоботов

29.08.2013

АКТ № 15

об уничтожении печатей

г. Москва                                                                                                                 29.08.2013

Комиссией в составе

председатель комиссии:

начальник отдела ДОУ Веселова П.Р.;

члены комиссии:

  • начальник службы безопасности Ипатов Р.В.;
  • делопроизводитель Семенова М.С.

составлен настоящий акт о том, что в соответствии с Порядком изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов ООО «Салют» (утвержден Приказом генерального директора ООО «Салют» от 15.12.2010 № 334-ОРД) в связи с деформированием и непригодностью для дальнейшего использования были отобраны к уничтожению и уничтожены 29 августа 2013 года в 15 часов 30 минут на территории производственной базы ООО «Салют»:

  1. печать «Для документов»;
  2. печать «Для командировочных удостоверений»;
  3. штамп «Копия верна».

Печати разрезаны на мелкие фрагменты, исключающие возможность восстановления и дальнейшего использования.

Оттиски уничтожаемых печатей и штампа 

Председатель комиссии:

Начальник отдела ДОУ                               Веселова                    П.Р. Веселова

Члены комиссии:

Начальник службы безопасности              Ипатов                      Р.В. Ипатов

Делопроизводитель                                     Семенова                   М.С. Семенова

Несмотря на то что само клише уничтожено и не подлежит восстановлению, его оттиск должен остаться в организации и храниться постоянно либо в Книге (журнале) оттисков печатей, штампов, факсимиле, либо на акте, где оттиск был поставлен в последний раз перед уничтожением.

Регламент по печатям и штампам в организации

Регламентировать работу с печатями и штампами в организации можно путем издания локального нормативного акта. Это может быть простой приказ по основной деятельности, а может быть порядок, правила или инструкция, утверждаемые генеральным директором и вводимые в действие приказом. В документе должно быть отражено, какие печати и штампы действуют в организации, описан порядок выдачи, хранения и уничтожения печатей и штампов.

Особое внимание следует обратить на дополнительные печати: необходимо описать, на какой конкретный документ ставится каждая их них. Эту информацию можно оформить в виде таблицы:

№ п/п

Наименование печати

Ответственное структурное подразделение

Вид документов, на которых проставляется оттиск

1

«Для документов - 1»

Бухгалтерия

- счета на оплату;

- бухгалтерские справки и расшифровки;

- приходные кассовые ордеры;

2

«Для документов - 2»

Отдел кадров

- трудовые договоры;

- командировочные удостоверения;

- справки с места работы;

3

«Для документов - 3»

Склад

товарные накладные

Утвержденный регламент нужно ежегодно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения.


Примеры печатей ООО и акционерного общества из Национального стандарта Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утв. на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Распространенное выражение «гербовая печать» в отношении круглой печати в коммерческой организации не совсем верно. Оно осталось с тех времен, когда абсолютное большинство предприятий в стране были государственными и, соответственно, имели на своих печатях государственный герб. Сегодня «гербовая» в негосударственной компании означает главную, круглую печать.

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», приложение 8.

Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования».

См. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), ст. 775 – 778.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль